Certificados de retención: genéralos y envíalos a tus proveedores

(Categoría: Contabilidad)

¿Qué es y para qué sirve?

Cada vez que le pagas a un proveedor y le retienes una parte (retención en la fuente, de IVA o de ICA), ese dinero lo consignas tú a la DIAN o al municipio a nombre de él. El certificado de retención es el documento que le entregas al proveedor para que pueda descontar esas retenciones en su declaración.

Vecipp arma el certificado de cada proveedor con lo que le retuviste en tus facturas de compra, documentos soporte y comprobantes de egreso, y te deja descargarlo en PDF o enviárselo por correo.

¿En qué te beneficia?

• Cumples a tiempo. Los agentes de retención deben expedir los certificados del año gravable a más tardar el último día hábil de marzo del año siguiente. Aquí los tienes listos en minutos, no en días.
• Dejas de armarlos en Excel. Vecipp suma por proveedor y por concepto lo que retuviste en el año: no tienes que buscar documento por documento.
• Los envías a todos de una vez. Marcas los proveedores y pulsas Enviar: cada uno recibe su certificado en su correo.
• Menos llamadas. El proveedor que necesita su certificado para declarar ya lo tiene en su correo.

¿Cómo funciona?

• Un certificado por proveedor y por tipo de retención. Si a un proveedor le retuviste en la fuente y de IVA, recibe dos certificados en el mismo PDF: a título de renta y a título de IVA.
• Salen de tus documentos, en vivo. Cuentan las retenciones de tus facturas de compra, tus documentos soporte y tus comprobantes de egreso activos. Un egreso anulado no cuenta. Si corriges una compra, el certificado cambia.
• El periodo lo eliges tú. Por defecto la pantalla muestra el año anterior, porque es el que se certifica.
• Qué dice el PDF. Arriba, los datos de tu empresa: nombre, teléfono, correo y NIT. Después vienen el título, el periodo gravable, a quién se le retuvo y su identificación, dónde se consignó la retención y la fecha y hora en que lo generaste. Luego, una fila por concepto y tarifa con la base y el valor retenido. Al final va la leyenda de que no requiere firma autógrafa (artículo 10 del Decreto 836 de 1991).
• Consignado en es el municipio donde pagaste la retención. Por defecto es el de tu empresa. Si en algún caso fue otro, lo cambias con Editar datos, que también sirve para escribir el correo al que le quieres mandar el certificado sin cambiar el contacto.
• Enviar necesita dos cosas del proveedor: su número de identificación y un correo. Si le falta el correo, la fila te lo avisa en rojo y el botón de enviar se apaga.

Videotutorial de Aprendizaje

¿Qué aprenderás en esta guía?

A consultar lo que le retuviste a cada proveedor en un periodo, ver el detalle por documento, corregir el municipio y el correo del certificado, descargarlo en PDF y enviarlo por correo, uno a uno o a varios a la vez.

Paso a paso para usar la función

1. Ve a Contabilidad → Complementos contables → Certificados de retención.
2. Revisa el periodo. Por defecto es el año anterior; puedes cambiarlo con los atajos (Este año, Año anterior, Trimestre anterior…) o en el calendario.
3. Si quieres, filtra por Tipo de certificado (Retención de IVA, Retención en la fuente, Retención de Industria y Comercio, Otro tipo de retención) o busca proveedores con Buscar. Pulsa Aplicar.
4. En la tabla ves, por proveedor, cuánto le retuviste de cada tipo y dónde se consignó.
5. Para ver de dónde sale la cifra, abre el menú ⋮ de la fila y elige Ver certificados. Verás cada retención con su número de documento, fecha, tipo, tarifa, base y valor. Todas vienen marcadas: si quieres certificar solo algunas, desmarca las demás.
6. Si el municipio o el correo no son los correctos, pulsa Editar datos, corrígelos y pulsa Guardar.
7. Para descargar el PDF, usa Descargar (en el menú ⋮ o, con varias filas marcadas, en la barra de arriba).
8. Para enviarlo, pulsa el sobre ✉ de la fila o marca varios proveedores y pulsa Enviar. Confirma con Enviar. Arriba verás el avance y, al terminar, Envío de certificados completado con cuántos se enviaron.

Errores comunes y cómo solucionarlos

• El proveedor no aparece: no tiene retenciones en el periodo elegido. Revisa las fechas; por defecto es el año anterior.
• «Sin correo electrónico»: el proveedor no tiene correo. Agrégalo en su contacto, o solo para el certificado con Editar datos.
• Un proveedor quedó «sin enviar»: la tarjeta del envío te dice por qué (sin correo, sin número de identificación o el servidor de correo no lo aceptó). Corrige y vuelve a enviar solo ese.
• Una retención no aparece: revisa que el documento tenga el proveedor y la retención registrada, y que no esté anulado.
• Consignado en sale con «—»: tu empresa no tiene municipio en sus datos. Complétalo en los datos de la empresa o usa Editar datos.

Qué no hace todavía

• «Otro tipo de retención» siempre sale en $0: hoy los documentos solo registran retención en la fuente, de IVA y de ICA.
• Ir al historial todavía no está disponible: los envíos quedan guardados y los podrás consultar cuando exista el historial de correos.
• El texto del correo es fijo: todavía no se edita en Plantillas de correo.
• No resta lo que ajustes con notas: si anulas o ajustas un documento soporte con una nota de ajuste, su retención sigue contando. Corrige el documento soporte.