Ventas por bodega

(Categoría: Contabilidad)

¿Qué es y para qué sirve?

Es el reporte que compara tus bodegas o puntos de venta entre sí. Responde dos preguntas, según lo que necesites:

• ¿Cuál vende más? — con todas tus bodegas a la vez, para compararlas.
• ¿Qué vendió esta? — eligiendo una, para mirarla de cerca.

Una "bodega" aquí es cada lugar desde el que vendes: tu local, tu segundo punto, el depósito. Si solo tienes una, el reporte te sirve igual como resumen de lo vendido en el periodo.

¿En qué te beneficia?

• Sabes dónde está tu plata, no dónde crees que está. Si un punto vende el doble que otro, lo ves en dos segundos y decides con eso: dónde poner más inventario, dónde reforzar personal, qué local no se está sosteniendo.
• Ves las devoluciones por separado. Una bodega puede vender mucho y devolver mucho. El reporte te muestra las dos cosas, así que comparas lo que de verdad te quedó.
• Te ahorra la hoja de cálculo. Sin esto, comparar dos puntos significa exportar ventas y sumarlas a mano cada mes, con el riesgo de contar dos veces una nota crédito.
• Te dice qué se vende en cada sitio. Al abrir una bodega ves sus cinco productos más vendidos: lo que funciona en un local no siempre funciona en el otro.

¿Cómo funciona?

El reporte toma todo lo que vendiste en el periodo y lo reparte por la bodega de cada documento: tus facturas de venta (incluidas las del POS), tus notas débito (lo que le cargaste de más a un cliente) y tus notas crédito (lo que le devolviste).

Las cuentas que hace son estas, y es importante entenderlas porque son las mismas en todos los reportes de ventas:

• Subtotal: lo que valía lo vendido, antes de impuestos.
• Descuento: lo que rebajaste en la venta.
• Devoluciones: el valor de las notas crédito, sin su IVA.
• Antes de impuestos = Subtotal − Descuento − Devoluciones.
• Después de impuestos = Antes de impuestos + Impuestos.

Dos cosas que conviene saber:

1. Solo aparecen las bodegas que tuvieron movimiento. Si un punto no vendió nada en el periodo, no sale en la tabla. No es un error: es que no hay nada que comparar. Puedes abrirlo igual desde el filtro Bodega.
2. La nota crédito resta por su valor sin IVA, y su IVA se descuenta de la columna Impuestos. Así el reporte cuadra con tu declaración y con los otros reportes de ventas.

Y al elegir una bodega, la pantalla cambia entera: deja de comparar y te muestra el detalle de esa sola, con sus cifras, su gráfico día a día, sus cinco productos más vendidos y la lista de todos sus documentos.

Videotutorial

Qué aprenderás

• A comparar el desempeño de todas tus bodegas en un periodo.
• A abrir una bodega y ver qué vendió, qué días y qué productos.
• A leer las columnas sin confundir el descuento con la devolución.
• A descargar el reporte para trabajarlo en Excel.

Paso a paso

1. Entra al reporte. En el menú lateral abre Reportes, busca la categoría Ventas y haz clic en Ventas por bodega.

2. Elige el periodo. Arriba, en Periodo, marca el rango de fechas. Por defecto viene el mes en curso. Pulsa Actualizar para aplicarlo.

3. Compara tus bodegas. Verás dos gráficos Ranking de bodegas —uno por lo que generó cada una y otro por cuántas ventas hizo— y, debajo, la tabla con una fila por bodega.

4. Busca una bodega. Si tienes muchas, escribe su nombre en Buscar, sobre la tabla. También puedes ordenar por cualquier columna haciendo clic en su título.

5. Abre una bodega. Haz clic en su nombre en la tabla, o elígela en el filtro Bodega. La pantalla pasa al detalle: sus cinco cifras, el gráfico Total ventas (que puedes ver Diario o Mensual), el Top 5 ítems más vendidos y la lista de sus documentos.

6. Vuelve a la comparación. En el filtro Bodega, elige Todas las bodegas.

7. Elige qué columnas ver. Con una bodega abierta, pulsa Personalizar (el icono junto a Descargar), marca o desmarca las columnas de la tabla y pulsa Guardar. Documento y Subtotal no se pueden quitar. Tu elección se recuerda para la próxima vez.

8. Busca y filtra dentro de la bodega. Escribe en Buscar para encontrar un documento por su número, su cliente o su identificación, y usa Filtrar para acotar por fecha de Creación.

9. Descarga el reporte. Pulsa Descargar y elige Excel o CSV. El archivo trae lo que estés viendo: con Todas las bodegas, la comparación; con una bodega abierta, el detalle de sus documentos con las columnas que dejaste marcadas en Personalizar.

Errores comunes

"Falta una de mis bodegas en la tabla." Es que no tuvo ventas en ese periodo. Ábrela desde el filtro Bodega para verla, o amplía las fechas.

"La tabla está vacía." No hay ventas en el rango elegido. Revisa el Periodo y pulsa Actualizar: es el paso que se olvida más.

"Las cifras no cuadran con lo que facturé." Recuerda que las devoluciones ya están restadas, y que las facturas en borrador y las anuladas no cuentan. Si quieres verlo documento por documento, abre la bodega y mira su tabla.

"Cambié el periodo y no pasó nada." El periodo se aplica con Actualizar, no al elegirlo.

"El gráfico de una bodega baja de cero." Es correcto: el día que registras una nota crédito grande, ese día resta. Lo mismo en el Top 5, cuando te devuelven más unidades de las que vendiste de ese producto.

Qué no hace todavía

• La columna Centro de costos sale vacía en las facturas de venta, porque la factura todavía no guarda centro de costo. En las notas débito y en las notas crédito sí lo verás.
• Dentro de una bodega solo puedes filtrar por fecha de creación. Si necesitas acotar por tipo de documento, estado o cliente, usa Ventas generales: trae el mismo detalle con todos los filtros.
• Lo que no ves, no se descarga: el archivo trae lo que tengas en pantalla, así que si quieres el detalle de una bodega, ábrela antes de pulsar Descargar.