Cómo configurar las retenciones de tu negocio

(Categoría: Contabilidad)

Es el catálogo de retenciones de tu empresa: la lista de los porcentajes que la ley te obliga a descontar cuando le pagas a un proveedor, y los que tus clientes te descuentan a ti cuando te pagan.

Una retención no es un impuesto que cobras: es un anticipo del impuesto que alguien paga por adelantado. Si tu cliente te retiene el 4% de tus honorarios, esa plata no la perdiste — se la entregó a la DIAN a tu nombre y la descuentas cuando declares.

Tu cuenta ya nace con 13 retenciones creadas: las de la tabla de retención en la fuente (compras, servicios, honorarios, arrendamientos, transporte), más ReteIVA y ReteICA. Puedes empezar a trabajar sin configurar nada.

• Dejas de buscar el porcentaje en una tabla cada vez. Está guardado con su nombre, y lo eliges en vez de recordarlo.
• No pierdes la plata que te retienen. Cada retención apunta a su cuenta contable, así que lo que te descontaron queda registrado como lo que es —un saldo a tu favor con la DIAN— y lo puedes descontar al declarar en vez de asumirlo como un menor ingreso.
• No te quedas debiéndole a la DIAN sin saberlo. Lo que tú le retienes a un proveedor no es tuyo: es plata que tienes que consignar. Al quedar en su cuenta por pagar, la ves separada de tu caja.
• Es lo que más multas evita. Retener de menos, o no consignar lo retenido, es sanción; tener los porcentajes bien puestos de una vez es la forma barata de no llegar ahí.

Cada retención tiene un nombre, un tipo y un porcentaje.

Los tipos son cuatro: Retención en la fuente, Retención de IVA (ReteIVA), Retención de Industria y Comercio (ReteICA) y Otro tipo de retención, el comodín.

El porcentaje siempre lo escribes tú. A diferencia de los impuestos, que traen sus tarifas legales en una lista, una retención puede tener cualquier porcentaje: depende de la actividad, del municipio y de si el tercero es declarante.

Detrás de Opciones avanzadas están sus dos cuentas contables, y aquí está la idea que hay que entender:

| Campo | Cuándo se usa | Qué es | |---|---|---| | Cuenta contable para ventas | Cuando te retienen a ti al venderle a un cliente | Un activo: plata tuya que ya está en la DIAN | | Cuenta contable para compras | Cuando tú retienes al pagarle a un proveedor | Un pasivo: plata que le debes a la DIAN |

Es al revés que en los impuestos, y por eso conviene fijarse: en el IVA, lo que cobras es una deuda y lo que pagas es un saldo a favor; en una retención pasa lo contrario.

Las dos cuentas se ponen solas al elegir el tipo — cada tipo tiene la suya — así que normalmente no tienes que abrir ese bloque. Si cambias el tipo, se vuelven a poner con las del tipo nuevo.

El ICA se configura aquí, no en Impuestos. Es una retención, no un impuesto del catálogo. Viene creada como ReteICA al 0% a propósito: su tarifa la fija cada municipio, así que ponle la de tu ciudad y actividad.

A ver las retenciones que ya tienes, a crear una nueva, a corregir una existente y a sacar de circulación la que ya no uses sin perder el histórico.

También a entender por qué son dos cuentas y no una, y qué significa cada una — que es lo que hace que tu contabilidad refleje bien lo que te retienen y lo que retienes.

Ver las retenciones que ya tienes

1. Ve a Contabilidad → Configuración → Retenciones.
2. Verás la tabla con Nombre, Porcentaje, Tipo, Descripción y Activo.
3. Abajo puedes cambiar cuántas ver por página y moverte entre páginas.

Crear una retención nueva

1. Haz clic en "+ Nueva retención".
2. Nombre: cómo la reconocerás. Conviene que diga a qué aplica — "Honorarios 11% jurídicas" se entiende mejor que "Honorarios" si manejas varias.
3. Tipo: en la fuente, de IVA, de Industria y Comercio, u otro. Elígelo antes que nada: es lo que decide las cuentas contables.
4. Porcentaje: escríbelo (acepta decimales, por ejemplo 3.5).
5. Descripción (opcional): para dejar anotado a quién aplica — "a declarantes", "personas jurídicas".
6. Si quieres revisar la contabilidad, abre Opciones avanzadas (ya viene llena): la cuenta de ventas es donde se registra lo que te retienen, y la de compras donde se registra lo que retienes tú.
7. Haz clic en Guardar.

Las 13 que ya vienen creadas

| Retención | % | Tipo | |---|---|---| | Compras (declarantes / no declarantes) | 2.5 · 3.5 | En la fuente | | Servicios en general (declarantes / no declarantes) | 4 · 6 | En la fuente | | Honorarios y comisiones (naturales / jurídicas) | 10 · 11 | En la fuente | | Arrendamiento de bienes muebles / raíces | 4 · 3.5 | En la fuente | | Servicios de aseo y vigilancia | 2 | En la fuente | | Servicios de hoteles y restaurantes | 3.5 | En la fuente | | Transporte de carga | 1 | En la fuente | | ReteIVA | 15 | De IVA | | ReteICA | 0 | De Industria y Comercio |

Editar, desactivar o eliminar

En el menú ⋮ al final de cada fila:

• Editar abre el formulario con los datos cargados y Opciones avanzadas ya desplegado.
• Desactivar la saca de circulación sin borrar nada. La fila se sigue viendo, atenuada, y puedes Activarla de nuevo.
• Eliminar la borra en firme, y solo se puede si nunca se usó en un documento.

Es la parte que más se confunde, y equivocarla desordena la contabilidad sin que nadie lo note hasta el cierre.

• "Cuenta contable para ventas" = lo que te retienen. Tú facturaste 1.000.000, tu cliente te consignó 960.000 y le entregó 40.000 a la DIAN a tu nombre. Esos 40.000 son tuyos: van a una cuenta de activo ("a favor") y los descuentas en tu declaración. Si los registraras como menor ingreso, estarías regalando esa plata.
• "Cuenta contable para compras" = lo que tú retienes. Tu proveedor te facturó 1.000.000, tú le pagaste 960.000 y te quedaste con 40.000 que no son tuyos: se los debes a la DIAN. Van a una cuenta de pasivo ("por pagar") hasta que los consignes.

Por eso son dos campos y no uno: la misma retención se contabiliza distinto según de qué lado del negocio venga.

Editarle el porcentaje a una retención que ya usaste haría que tus documentos viejos pasaran a decir algo distinto de lo que de verdad se retuvo.

Lo correcto es crear la retención con el porcentaje nuevo y desactivar la vieja. Así lo anterior conserva su porcentaje y lo nuevo sale con el vigente.

• "El nombre es obligatorio": el botón Guardar está apagado hasta que escribas un nombre, elijas un tipo y pongas un porcentaje.
• "Opciones avanzadas" está apagado: falta elegir el tipo. Sin tipo no hay cuentas que ofrecer.
• ReteICA me aparece en 0%: es a propósito. El ICA lo fija cada municipio según tu actividad, así que ponle el tuyo.
• No encuentro el ICA en Impuestos: no está ahí porque es una retención, y se configura en esta pantalla.
• No encuentro la cuenta contable que quiero: cada campo ofrece solo las cuentas de retenciones (a favor para ventas, por pagar para compras), y de esas solo las de movimiento y activas. Si la que buscas no aparece, ábrela en Contabilidad → Catálogo de cuentas y ponle el uso "Retenciones a favor" o "Retenciones por pagar".
• Abro una retención y sus cuentas están vacías: tu catálogo de cuentas no tiene ninguna con el uso que ese campo necesita — pasa si lo reemplazaste por uno propio muy reducido.
• No veo la función: solo aparece si tu rol tiene permiso sobre Contabilidad.

• Las facturas y las compras todavía no toman la retención de este catálogo. Configurarla aquí aún no cambia lo que sale al facturar; conectarlas es el siguiente paso.
• En Pagos recibidos las retenciones se escriben a mano (base y porcentaje línea por línea) y no leen todavía esta lista. Es la primera conexión pendiente.
• Por lo mismo, el bloqueo de "retención ya usada" no se activa nunca: todas se dejan editar y eliminar por completo.
• No hay reglas automáticas por tercero ni por ciudad: la retención se elige a mano, no se aplica sola según el tipo de proveedor o el municipio.
• No se presenta ninguna declaración desde aquí. Esta pantalla configura porcentajes y cuentas; declarar y consignar sigue siendo un trámite aparte.