Cómo configurar las retenciones de tu negocio

(Categoría: Contabilidad)

¿Qué es y para qué sirve?

Es el catálogo de retenciones de tu empresa: la lista de los porcentajes que la ley te obliga a descontar cuando le pagas a un proveedor, y los que tus clientes te descuentan a ti cuando te pagan.

Una retención no es un impuesto que cobras: es un anticipo del impuesto que alguien paga por adelantado. Si tu cliente te retiene el 4% de tus honorarios, esa plata no la perdiste — se la entregó a la DIAN a tu nombre y la descuentas cuando declares.

Tu cuenta ya nace con 13 retenciones creadas: las de la tabla de retención en la fuente (compras, servicios, honorarios, arrendamientos, transporte), más ReteIVA y ReteICA. Puedes empezar a trabajar sin configurar nada.

¿En qué te beneficia?

• Dejas de buscar el porcentaje en una tabla cada vez. Está guardado con su nombre, y lo eliges en vez de recordarlo.
• No pierdes la plata que te retienen. Cada retención apunta a su cuenta contable, así que lo que te descontaron queda registrado como lo que es —un saldo a tu favor con la DIAN— y lo puedes descontar al declarar en vez de asumirlo como un menor ingreso.
• No te quedas debiéndole a la DIAN sin saberlo. Lo que tú le retienes a un proveedor no es tuyo: es plata que tienes que consignar. Al quedar en su cuenta por pagar, la ves separada de tu caja.
• Es lo que más multas evita. Retener de menos, o no consignar lo retenido, es sanción; tener los porcentajes bien puestos de una vez es la forma barata de no llegar ahí.

¿Cómo funciona?

Cada retención tiene un nombre, un tipo y un porcentaje.

Los tipos son cuatro: Retención en la fuente, Retención de IVA (ReteIVA), Retención de Industria y Comercio (ReteICA) y Otro tipo de retención, el comodín.

El porcentaje siempre lo escribes tú. A diferencia de los impuestos, que traen sus tarifas legales en una lista, una retención puede tener cualquier porcentaje: depende de la actividad, del municipio y de si el tercero es declarante.

Detrás de Opciones avanzadas están sus dos cuentas contables, y aquí está la idea que hay que entender:

Es al revés que en los impuestos, y por eso conviene fijarse: en el IVA, lo que cobras es una deuda y lo que pagas es un saldo a favor; en una retención pasa lo contrario.

Las dos cuentas se ponen solas al elegir el tipo — cada tipo tiene la suya — así que normalmente no tienes que abrir ese bloque. Si cambias el tipo, se vuelven a poner con las del tipo nuevo.

Si asumes retenciones, hay una tercera cuenta. Cuando activas Activar retenciones asumidas en Configuración → Impuestos → Configuración avanzada, cada retención pide además la Cuenta contable para retenciones asumidas: la cuenta de gasto donde se registra una retención que tú pagas en lugar de descontársela al proveedor. Es la que viene puesta cuando marcas Asumida en un documento soporte o en una nota; si una retención no la tiene, se usa la de Parametrización contable.

El ICA se configura aquí, no en Impuestos. Es una retención, no un impuesto del catálogo. Viene creada como ReteICA al 0% a propósito: su tarifa la fija cada municipio, así que ponle la de tu ciudad y actividad.

Videotutorial de Aprendizaje

¿Qué aprenderás en esta guía?

A ver las retenciones que ya tienes, a crear una nueva, a corregir una existente y a sacar de circulación la que ya no uses sin perder el histórico.

También a entender por qué son dos cuentas y no una, y qué significa cada una — que es lo que hace que tu contabilidad refleje bien lo que te retienen y lo que retienes.

Paso a paso para usar la función

Ver las retenciones que ya tienes

1. Ve a Contabilidad → Configuración → Retenciones.
2. Verás la tabla con Nombre, Porcentaje, Tipo, Descripción y Estado (un visto si está activa y una equis gris si no).
3. Con Filtrar puedes ver solo un Tipo o solo las activas o inactivas, y ordenar por Nombre o Porcentaje con la flecha de su columna.
4. Abajo puedes cambiar cuántas ver por página (20 de entrada; también 10 o 30) y moverte entre páginas.

Crear una retención nueva

1. Haz clic en "+ Nueva retención".
2. Nombre: cómo la reconocerás. Conviene que diga a qué aplica — "Honorarios 11% jurídicas" se entiende mejor que "Honorarios" si manejas varias.
3. Tipo: en la fuente, de IVA, de Industria y Comercio, u otro. Elígelo antes que nada: es lo que decide las cuentas contables.
4. Porcentaje: escríbelo (acepta decimales, por ejemplo 3.5).
5. Descripción (opcional): para dejar anotado a quién aplica — "a declarantes", "personas jurídicas".
6. Si quieres revisar la contabilidad, abre Opciones avanzadas (al elegir el tipo ya queda llena): la cuenta de ventas es donde se registra lo que te retienen, y la de compras donde se registra lo que retienes tú. Si tienes activadas las retenciones asumidas, verás también la Cuenta contable para retenciones asumidas (obligatoria).
7. Haz clic en Guardar. Verás el aviso ¡Creada con éxito!

Las 13 que ya vienen creadas

Editar, desactivar o eliminar

En el menú ⋮ al final de cada fila:

• Editar abre el formulario con los datos cargados; las cuentas están en Opciones avanzadas. Si la retención ya se usó en un documento, el Nombre, el Tipo y el Porcentaje salen apagados: solo puedes cambiar la descripción y las cuentas.
• Desactivar la saca de circulación sin borrar nada. La fila se sigue viendo, con la equis gris en Estado, y puedes Activarla de nuevo.
• Eliminar (en rojo) la borra en firme después de confirmar con Sí, Eliminar, y solo se puede si nunca se usó en un documento: si ya se usó, sale apagada.

Para desactivar varias a la vez, marca sus casillas y pulsa Desactivar en la franja de arriba.

Las dos cuentas: cuál es cuál, y por qué importa

Es la parte que más se confunde, y equivocarla desordena la contabilidad sin que nadie lo note hasta el cierre.

• "Cuenta contable para ventas" = lo que te retienen. Tú facturaste 1.000.000, tu cliente te consignó 960.000 y le entregó 40.000 a la DIAN a tu nombre. Esos 40.000 son tuyos: van a una cuenta de activo ("a favor") y los descuentas en tu declaración. Si los registraras como menor ingreso, estarías regalando esa plata.
• "Cuenta contable para compras" = lo que tú retienes. Tu proveedor te facturó 1.000.000, tú le pagaste 960.000 y te quedaste con 40.000 que no son tuyos: se los debes a la DIAN. Van a una cuenta de pasivo ("por pagar") hasta que los consignes.

Por eso son dos campos y no uno: la misma retención se contabiliza distinto según de qué lado del negocio venga.

Cuando cambia un porcentaje por ley, no lo edites: crea la retención nueva

Editarle el porcentaje a una retención que ya usaste haría que tus documentos viejos pasaran a decir algo distinto de lo que de verdad se retuvo.

Lo correcto es crear la retención con el porcentaje nuevo y desactivar la vieja. Así lo anterior conserva su porcentaje y lo nuevo sale con el vigente.

Errores comunes y cómo solucionarlos

• "El nombre de la retención es obligatorio" (o el tipo, o el porcentaje): al pulsar Guardar se marca en rojo lo que falta. Llénalo y vuelve a guardar.
• "La categoría favorable es obligatoria" o "La categoría a pagar es obligatoria": falta la cuenta de ventas o la de compras en Opciones avanzadas. Se llenan solas al elegir el tipo; si quedan vacías, elígelas a mano.
• ReteICA me aparece en 0%: es a propósito. El ICA lo fija cada municipio según tu actividad, así que ponle el tuyo.
• No encuentro el ICA en Impuestos: no está ahí porque es una retención, y se configura en esta pantalla.
• No encuentro la cuenta contable que quiero: cada campo ofrece solo las cuentas de retenciones (a favor para ventas, por pagar para compras), y de esas solo las de movimiento y activas. Si la que buscas no aparece, ábrela en Contabilidad → Catálogo de cuentas y ponle el uso "Retenciones a favor" o "Retenciones por pagar".
• Abro una retención y sus cuentas están vacías: tu catálogo de cuentas no tiene ninguna con el uso que ese campo necesita — pasa si lo reemplazaste por uno propio muy reducido.
• "Eliminar" está apagado: la retención ya se usó en un documento (un pago recibido, una nota, una factura de compra o un documento soporte). Desactívala: deja de ofrecerse y los documentos viejos siguen bien.
• No puedo cambiar el nombre ni el porcentaje: la retención ya se usó. Crea una nueva con el dato correcto y desactiva la vieja.
• "La cuenta es obligatoria" bajo Cuenta contable para retenciones asumidas: con las retenciones asumidas activadas esa cuenta es obligatoria. Tiene que ser una cuenta de gastos o costos.
• No veo la función: solo aparece si tu rol tiene permiso sobre Contabilidad.

Qué no hace todavía

• La factura de compra y el documento soporte todavía no eligen la retención de esta lista: en ellos escribes el tipo y el porcentaje. En Pagos recibidos y en las notas sí se elige de aquí.
• Por lo mismo, en compras y documentos soporte una retención cuenta como usada si otra del mismo tipo y porcentaje se usó: si tienes dos iguales, las dos quedan sin poder eliminarse (sí se pueden desactivar).
• No hay reglas automáticas por tercero ni por ciudad: la retención se elige a mano, no se aplica sola según el tipo de proveedor o el municipio.
• No se presenta ninguna declaración desde aquí. Esta pantalla configura porcentajes y cuentas; declarar y consignar sigue siendo un trámite aparte.