Cómo usar el POS Restobar: mesas, cocina y cobro

(Categoría: POS)

¿Qué es y para qué sirve?

Es el punto de venta pensado para restaurantes, bares y cafeterías. En lugar de vender producto por producto en la caja, abres la cuenta de una mesa, le vas sumando lo que piden, la cocina ve los pedidos en su propia pantalla y, cuando el cliente pide la cuenta, la cobras de una vez, por productos o en partes iguales. Lo encuentras en la columna de sistemas, como Restaurante.

¿En qué te beneficia?

• Nada se queda sin cobrar: cada mesa guarda su cuenta hasta que se paga.
• La cocina recibe los pedidos al instante, con las indicaciones del cliente («sin sal», «término medio»), sin papelitos que se pierden.
• Dividir la cuenta deja de ser un problema: cada quien paga lo suyo o todos pagan igual, y el sistema cuadra los centavos.
• Cada cobro es una venta normal de tu POS: descuenta inventario, entra al turno de caja, lleva la propina y queda en tu contabilidad, sin digitar nada dos veces.

¿Cómo funciona?

Todo pasa en la terminal (caja) en la que estás: cada terminal tiene sus mesas, su mostrador y su pantalla de cocina. La primera vez aparecen 4 mesas creadas solas; las mueves, creas o eliminas en Configuración → Personalizar mesas.

Una mesa libre se ve blanca. Cuando le mandas productos, se marca como Ocupado. Los productos que agregas quedan en la cuenta; al enviar a cocina eliges cuáles van a la pantalla de cocina (una bebida, por ejemplo, puede no ir): lo que desmarques se cobra igual, pero la cocina no lo ve.

En la cocina, cada pedido pasa de En espera a Preparando (Iniciar orden) y de ahí a Finalizados (Completar orden). Que la cocina termine no marca nada como entregado: eso lo hace el mesero con Entregado, en la cuenta de la mesa. Si se quita un producto o se limpia la mesa, la cocina lo sigue viendo: el producto aparece como Cancelado y la orden pasa a Finalizados como Orden cancelada o Pedido cancelado.

Al cobrar, el sistema crea una factura de venta del POS con la numeración y el cliente que elijas. Si divides por productos, cada pago es una factura aparte. Si divides en partes iguales, es una sola factura que se va pagando persona por persona; el último paga lo que falte para que los centavos cuadren.

La propina es la misma que configuras en el POS (Configuraciones → Preferencias de venta): si está activa y sugerida, la cuenta la muestra y puedes cambiarla o quitarla antes de pagar.

Y queda en tu contabilidad sola: cada cobro es una venta del POS, así que suma a tus ingresos (Ventas), al IVA generado y al costo de ventas, descuenta el inventario y deja su recibo de caja en el turno (el efectivo, en la caja del turno; las tarjetas y transferencias, en el banco de la terminal). La propina no es ingreso: va a la cuenta de pasivo que elegiste, porque es del equipo. Abrir mesas, mandar a cocina, trasladar o limpiar una mesa no mueven la contabilidad.

En Configuración, Comandas e Imprimir comandas deciden qué pasa al añadir productos: con los dos, Enviar e imprimir (pantalla de cocina y ticket); solo Comandas, Enviar a cocina; solo Imprimir comandas, Imprimir comanda (sale el ticket, pero la pantalla de cocina no lo ve); ninguno, Guardar (los productos van directo a la cuenta).

Videotutorial de Aprendizaje

¿Qué aprenderás en esta guía?

A abrir una mesa, tomar el pedido y mandarlo a cocina, atender la cocina, trasladar o limpiar una mesa, usar el mostrador y cobrar de las tres formas.

Paso a paso para usar la función

Tomar el pedido de una mesa

1. Entra a Restaurante (columna de sistemas) → Mesas.
2. Toca una mesa libre. En Abrir Mesa 1, elige el Mesero (opcional) y toca + Añadir productos. Los meseros son tus vendedores del POS: el que elijas queda como vendedor en la factura.
3. Toca un producto para sumarlo; cada toque suma 1 y el − resta. Usa el buscador o las categorías para encontrarlo.
4. Si hace falta, toca Agregar anotaciones y escribe las indicaciones para cocina.
5. Toca Enviar a cocina, desmarca lo que no deba ir a la cocina y confirma. La mesa queda Ocupado.

Atender la cocina

1. Entra a Pedidos de cocina. Los pedidos nuevos llegan solos a En espera.
2. Toca Iniciar orden al empezar a prepararlo y Completar orden cuando esté listo.
3. Con Finalizados ves lo terminado; Cambiar a Preparando lo devuelve si hizo falta.

En la cuenta de la mesa (toca una mesa ocupada)

• Entregado marca un producto como servido; el botón del encabezado entrega todo.
• 🗑 en una fila quita ese producto (lo que la cocina no terminó se cancela).
• ⇄ Trasladar mesa: toca la mesa libre a la que se pasan. Las ocupadas no se pueden elegir.
• 🗑 arriba, Limpiar mesa: cancela lo no finalizado y libera la mesa.
• 🖨 junto a los totales imprime la precuenta: la misma tirilla de tus facturas del POS (la que ajustas en Configuraciones → Plantilla de impresión), con «Pre-factura · Sin valor fiscal», la mesa (o «Mostrador») y el mesero.

Cobrar

1. En la cuenta, toca Ir a pagar.
2. Revisa la Propina, elige el Método de pago, la Numeración y el Cliente.
3. En efectivo, escribe lo que te entregan (o usa las Opciones rápidas) y verás el Cambio.
4. Toca Pagar. Verás ¡Factura creada! con Imprimir factura; la mesa queda libre.

Dividir la cuenta: en Pagar cuenta, toca Dividir cuenta y elige:

• Dividir por productos: sube la Cantidad a pagar de lo que paga esta persona y toca Continuar.
• Partes iguales: elige en cuántas partes y toca Continuar; después de cada pago, Pagar siguiente persona.
• Método de pago combinado: reparte el total entre varios métodos (efectivo y tarjeta, por ejemplo).

Pedidos para llevar (Mostrador): en la pestaña Mostrador, toca + Nuevo pedido y sigue los mismos pasos. Hay un pedido de mostrador a la vez; Limpiar mostrador lo cancela al primer clic, sin pedir confirmación (lo que ya estaba en cocina pasa a Finalizados como «Orden cancelada»).

Errores comunes y cómo solucionarlos

• «El turno está cerrado. Abre un turno para continuar.»: abre el turno de caja en el POS (el aviso trae Ir al POS) y vuelve a pagar.
• «Agotado y sin opción de venta en negativo.»: el producto no tiene unidades en la bodega de la terminal. Ajusta el inventario o permite la venta en negativo en el producto.
• «Mesa con cuenta activa» al eliminar una mesa: primero cóbrala o límpiala.
• «Agrega un número o identificador a la mesa»: el número de la mesa no puede quedar vacío.
• No puedo cambiar el cliente o la numeración en partes iguales: quedan fijos desde el primer pago, porque todos pagan la misma factura.
• Las propinas no aparecen: actívalas en Configuración → Propinas (o en el POS, Preferencias de venta) y elige la cuenta contable.
• «Esta cuenta se está cobrando en otro dispositivo»: otra persona está pagando esa misma mesa. Espera un momento y vuelve a cargar: así no se cobra dos veces.
• No puedo prender el interruptor de Propinas: primero elige la Cuenta contable para propinas. En ese campo puedes escribir para buscarla; solo se eligen cuentas de pasivo de movimiento (las que agrupan a otras aparecen apagadas).

Qué no hace todavía

• Menú e inventario (recetas, ingredientes y costeo de platos) todavía no existe.
• Compartir la factura por correo desde el cobro: por ahora se imprime o se abre desde el historial de ventas del POS.
• Permisos propios del restaurante (limpiar mesa, eliminar productos): hoy siguen los permisos del POS.
• Las promociones del POS no se aplican solas a los productos de la mesa.
• Impresión directa en la impresora de cocina: la comanda se imprime con el diálogo de impresión del navegador.