Genera el certificado de ingresos y retenciones (formulario 220)

(Categoría: Nómina)

¿Qué es y para qué sirve?

El certificado de ingresos y retenciones —el formulario 220 de la DIAN— es el documento con el que tu empresa le dice a cada empleado, y a la DIAN, cuánto le pagó durante el año y cuánto le descontó.

Es el papel con el que esa persona presenta su declaración de renta. Tienes que entregárselo a más tardar el 31 de marzo del año siguiente.

¿En qué te beneficia?

• Dejas de armarlo en Excel. Hoy eso significa abrir las doce nóminas del año, sumar concepto por concepto y repetirlo por cada empleado. Acá sale con la información que ya tienes.
• Cumples una obligación con fecha. No entregarlo a tiempo es un incumplimiento con tu equipo y con la DIAN.
• Las cifras no se vuelven a escribir, así que no se pueden equivocar: salen de las nóminas que ya revisaste, liquidaste y pagaste.
• Se lo envías a todos de una vez, con el PDF adjunto, en vez de imprimir y repartir.

¿Cómo funciona?

El certificado se arma solo, sumando el año. Cada liquidación del año aporta sus conceptos a una casilla del formulario: el salario y las horas extras van a la casilla 36, las comisiones a la 40, las primas y vacaciones a la 41, los viáticos a la 42, la salud del empleado a la 53 y su pensión a la 54.

Tú decides a qué casilla va cada concepto tuyo, en Configurar conceptos. Vecipp ya trae esa relación armada para los conceptos de fábrica, así que normalmente no tienes que tocar nada: solo revísala si creaste conceptos propios.

Un concepto puede quedar «Sin asignar», y entonces no suma a ninguna casilla. Es lo correcto para las deducciones que no van al 220 —una libranza, la cuota del sindicato, un embargo—: son descuentos internos, no ingresos ni aportes que la DIAN esté pidiendo.

Hay dos cosas que el certificado necesita antes de poder generarse:

1. El año tiene que estar completo. Si a alguien le falta una nómina de ese año, su certificado estaría incompleto y la persona declararía mal. Vecipp te avisa y no te deja generarlo hasta que liquides lo que falta.
2. Las tres casillas de cesantías se escriben a mano. Las cesantías consignadas al fondo, las del régimen tradicional y el exceso de pagos por alimentación no salen del cálculo de la nómina: las escribes una vez por año y se aplican a todos los certificados.

El certificado no se guarda: se calcula cada vez. Si corriges una nómina de marzo, el certificado de esa persona cambia solo. Y generarlo no modifica nada de tu nómina.

Videotutorial

Qué aprenderás

• A revisar a qué casilla del formulario 220 va cada concepto de tu nómina.
• A completar las casillas de cesantías, que el cálculo no puede darte.
• A descargar el certificado de una persona o de varias.
• A enviárselo a tu equipo por correo, con el PDF adjunto.

Paso a paso

Generar los certificados

1. Entra a Reportes y certificados y abre Certificado de ingresos y retenciones.
2. Elige el Año gravable y la Fecha de expedición (normalmente, el día en que lo entregas).
3. Pulsa Configurar conceptos y revisa la lista: a la izquierda tus conceptos, a la derecha la casilla del 220 que les toca. Cambia lo que haga falta y pulsa Guardar.
4. Si aparece el aviso de nóminas pendientes, entra a Liquidación y calcula los meses que faltan. Es obligatorio: sin el año completo el certificado sería falso.
5. Cuando veas el aviso de cesantías, pulsa Editar cesantías, escribe los valores del año de cada persona y Guarda.

Descargar o enviar

1. En la tabla, marca a las personas que quieras.
2. Pulsa Descargar (n) para bajar sus PDF, o Enviar certificados (n) para que les llegue por correo.
3. Para revisar uno antes, pulsa el ojo de su fila: verás el formulario completo, casilla por casilla.
4. Desde esa vista puedes pasar al siguiente empleado con las flechas ‹ ›, y descargar su PDF.

Errores comunes

• «No me deja descargar ni enviar». Le faltan nóminas del año a esa persona. La columna Estado te dice cuántos meses: liquídalos en Liquidación y vuelve.
• «No aparece nadie en la lista». Ese año no tienes empleados con contrato vigente. Revisa el año elegido.
• «Descargar funciona pero Enviar está apagado». Falta completar las casillas de cesantías. Es a propósito: puedes revisar el certificado antes, pero no enviarlo incompleto.
• «Las casillas 34 y 35 salen vacías». Son los códigos del departamento y la ciudad, y salen de la ciudad registrada en la ficha del empleado. Revísala en Empleados.
• «Una deducción no aparece en ninguna casilla». Si está Sin asignar, es lo esperado. Si debería ir a una casilla, asígnasela en Configurar conceptos.
• «El total de la casilla 52 no me cuadra». Esa casilla es la suma de la 36 a la 51. Si te sobra o te falta plata, mira qué concepto quedó apuntando a la casilla equivocada.
• «A alguien no le llegó el correo». Revisa que tenga correo registrado en su ficha, y sin espacios.

Qué no hace todavía

• No se puede editar el certificado a mano. Las casillas se calculan; todavía no hay forma de sobrescribir una y devolverla después a su valor calculado.
• Las casillas de otros ingresos del trabajador (61 a 74), los bienes poseídos y el dependiente económico salen vacías. Son datos que declara el empleado, no la empresa, y todavía no hay dónde capturarlos.
• Las casillas 30 y 31 (el periodo «DE» y «AL») salen vacías.
• Al descargar varias personas se baja un PDF por cada una, no un archivo comprimido.
• No queda registro de a quién le enviaste el certificado ni cuándo.
• No se transmite a la DIAN. El 220 se le entrega al empleado; no es un documento que se radique.