Genera el certificado de ingresos y retenciones (formulario 220)

(Categoría: Nómina)

¿Qué es y para qué sirve?

El certificado de ingresos y retenciones —el formulario 220 de la DIAN— es el documento con el que tu empresa le dice a cada empleado, y a la DIAN, cuánto le pagó durante el año y cuánto le descontó.

Es el papel con el que esa persona presenta su declaración de renta. Tienes que entregárselo a más tardar el 31 de marzo del año siguiente.

¿En qué te beneficia?

Dejas de armarlo en Excel. Hoy eso significa abrir las doce nóminas del año, sumar concepto por concepto y repetirlo por cada empleado. Acá sale con la información que ya tienes.
Cumples una obligación con fecha. No entregarlo a tiempo es un incumplimiento con tu equipo y con la DIAN.
Las cifras no se vuelven a escribir, así que no se pueden equivocar: salen de las nóminas que ya revisaste, liquidaste y pagaste.
Se lo envías a todos de una vez, con el PDF adjunto, en vez de imprimir y repartir.

¿Cómo funciona?

El certificado se arma solo, sumando el año. Cada liquidación del año aporta sus conceptos a una casilla del formulario: el salario y las horas extras van a la casilla 36, las comisiones a la 40, las primas y vacaciones a la 41, los viáticos a la 42, la salud del empleado a la 53 y su pensión a la 54.

Tú decides a qué casilla va cada concepto tuyo, en Configurar conceptos. Vecipp ya trae esa relación armada para los conceptos de fábrica, así que normalmente no tienes que tocar nada: solo revísala si creaste conceptos propios.

Un concepto puede quedar «Sin asignar», y entonces no suma a ninguna casilla. Es lo correcto para las deducciones que no van al 220 —una libranza, la cuota del sindicato, un embargo—: son descuentos internos, no ingresos ni aportes que la DIAN esté pidiendo.

Hay dos cosas que el certificado necesita antes de poder generarse:

El año tiene que estar completo. Si a alguien le falta una nómina de ese año, su certificado estaría incompleto y la persona declararía mal. Vecipp te avisa y no te deja generarlo hasta que liquides lo que falta.
Las tres casillas de cesantías se escriben a mano. Las cesantías consignadas al fondo, las del régimen tradicional y el exceso de pagos por alimentación no salen del cálculo de la nómina: las escribes una vez por año y se aplican a todos los certificados.

El certificado no se guarda: se calcula cada vez. Si corriges una nómina de marzo, el certificado de esa persona cambia solo. Y generarlo no modifica nada de tu nómina.

Y si una cifra no te cuadra, puedes corregirla a mano en el certificado. Con Editar cambias el valor de una casilla de dinero —por ejemplo, un pago que hiciste fuera de la nómina—. Esa corrección vive solo en el certificado: tus nóminas no cambian. La casilla queda marcada como Modificado y siempre puedes devolverla al valor calculado. Los totales (como la casilla 52) se recalculan solos con lo que escribas.

Videotutorial

Video explicativo — próximamente

Qué aprenderás

A revisar a qué casilla del formulario 220 va cada concepto de tu nómina.
A completar las casillas de cesantías, que el cálculo no puede darte.
A descargar el certificado de una persona o de varias.
A enviárselo a tu equipo por correo, con el PDF adjunto.
A corregir a mano una casilla del certificado, y a devolverla a su valor calculado.

Paso a paso

Generar los certificados

Entra a Reportes y certificados y abre Certificado de ingresos y retenciones.
Elige el Año gravable y la Fecha de expedición (normalmente, el día en que lo entregas).
Pulsa Configurar conceptos y revisa la lista: a la izquierda tus conceptos, a la derecha la casilla del 220 que les toca. Cambia lo que haga falta y pulsa Guardar. La primera vez es obligatorio: mientras no guardes esta configuración, la lista dice «Aún no has terminado la configuración».
Si aparece el aviso de nóminas pendientes, entra a Liquidación y calcula los meses que faltan. Es obligatorio: sin el año completo el certificado sería falso.
Cuando veas el aviso de cesantías, pulsa Editar cesantías, escribe los valores del año de cada persona y Guarda.

Descargar o enviar

En la tabla, marca a las personas que quieras.
Pulsa Descargar (n) para bajar sus PDF, o Enviar certificados (n) para que les llegue por correo.
Para revisar uno antes, pulsa el ojo de su fila: verás el formulario completo, casilla por casilla.
Desde esa vista puedes pasar al siguiente empleado con las flechas ← →, descargar su PDF o Enviar solo el suyo.
¿Buscas a alguien? Escribe en Buscar. Con Filtrar eliges si la búsqueda mira el nombre, la identificación o el correo.

Corregir un certificado a mano

Pulsa el lápiz de su fila (o Editar dentro del certificado).
Escribe el valor nuevo en la casilla. Aparece la etiqueta Modificado y, a la derecha, un ícono ↺ para devolverla al valor calculado.
Pulsa Guardar cambios y confirma con Guardar cambios (o Guardar y enviar, para mandarlo por correo de una vez). En la lista, la columna Edición pasa a Editado.
¿Te arrepentiste? Entra otra vez a editar y pulsa Restaurar cambios: todo el certificado vuelve a los valores calculados y queda Sin editar.

Errores comunes

«No me deja descargar, ver ni editar». Le faltan nóminas del año a esa persona: su columna Envío dice Sin generar, y al pasar el mouse por los íconos ves qué meses faltan. Liquídalos en Liquidación y vuelve.
«Dice que aún no he terminado la configuración». Abre Configurar conceptos y pulsa Guardar, aunque no cambies nada.
«No puedo editar la casilla 52 (o la 59, 67, 74, 75)». Son totales o promedios: se calculan con las demás. Cambia las casillas que los forman.
«Guardar y enviar está apagado». Faltan las cesantías: puedes guardar la corrección, pero no enviarla.
«No aparece nadie en la lista». Ese año no tienes empleados con contrato vigente. Revisa el año elegido.
«Descargar funciona pero Enviar está apagado». Falta completar las casillas de cesantías. Es a propósito: puedes revisar el certificado antes, pero no enviarlo incompleto.
«Las casillas 34 y 35 salen vacías». Son los códigos del departamento y la ciudad, y salen de la ciudad registrada en la ficha del empleado. Revísala en Empleados.
«Una deducción no aparece en ninguna casilla». Si está Sin asignar, es lo esperado. Si debería ir a una casilla, asígnasela en Configurar conceptos.
«El total de la casilla 52 no me cuadra». Esa casilla es la suma de la 36 a la 51. Si te sobra o te falta plata, mira qué concepto quedó apuntando a la casilla equivocada.
«A alguien no le llegó el correo». Revisa que tenga correo registrado en su ficha, y sin espacios.

Qué no hace todavía

Solo se editan las casillas de dinero. Los datos del retenedor, del empleado, los bienes poseídos y el dependiente económico no se pueden escribir a mano.
Las casillas de otros ingresos del trabajador (61 a 73) llegan en $ 0: son datos que declara el empleado. Si te los entrega, escríbelos con Editar.
Las casillas 30 y 31 (el periodo «DE» y «AL») salen vacías.
Al descargar varias personas se baja un PDF por cada una, no un archivo comprimido.
No queda registro de a quién le enviaste el certificado ni cuándo.
No se transmite a la DIAN. El 220 se le entrega al empleado; no es un documento que se radique.