Cómo registrar una compra a un proveedor

(Categoría: POS)

Registrar una compra es anotar la factura de tu proveedor. Al guardarla, el stock de tus productos sube solo.

• Tu inventario se mantiene al día sin que tengas que sumar entradas a mano.
• Sabes cuánto te cuesta de verdad cada producto, que es la base para saber si estás ganando.
• Controlas lo que le debes a cada proveedor, en vez de acordarte por las facturas pegadas en la pared.

Eliges el proveedor, los conceptos, sus cantidades y sus costos. Al guardar, entra el stock a la bodega que elijas y se actualiza el costo del producto.

Hay dos pantallas para esto, y no muestran lo mismo a propósito:

• POS > Compras (esta) es la del mostrador: registras la mercancía que te llega y el inventario queda al día. Aquí solo ves las compras que registraste desde el POS, y la primera columna se llama "Producto" porque solo se eligen productos de tu inventario.
• Contabilidad > Gastos > Facturas de compra es la del contador: ahí se ven todas las compras —las tuyas del POS incluidas— y además se pueden registrar gastos y servicios (el arriendo, el internet, la papelería) y practicar retenciones.

O sea: lo que registras aquí sube solo a Contabilidad. Lo que registra el contador allá no te aparece aquí, para que tu pantalla de caja no se llene de facturas que no son tuyas.

Sobre cada línea puedes aplicar un descuento y un impuesto, cada uno en su columna.

Si la compra es a crédito, queda como cuenta por pagar, y la vas saldando desde la pantalla de pago de facturas.

Desde el POS no se practican retenciones, igual que en el resto del mercado: practicar una retención es una decisión fiscal, y va en Contabilidad > Gastos > Facturas de compra. Si esta compra la lleva, pídele al contador que la registre allá.

A registrar una factura de compra a un proveedor, para que el stock de tus productos y su costo se actualicen automáticamente.

1. Ve a "Compras" en el menú de POS y haz clic en "Nueva compra".
2. Elige el proveedor — si no existe todavía, haz clic en "Nuevo proveedor" para crearlo ahí mismo (nombre, NIT/documento opcional, teléfono opcional).
3. Elige la "Bodega" que recibe la mercancía.
4. Escribe la "Fecha de emisión" (viene con la fecha de hoy) y, si aplica, la "Fecha de vencimiento" para pagarla.
5. Escribe el "N.º de la factura del proveedor" (opcional) — el número que trae su documento, distinto del consecutivo que Vecipp le asigna a la compra.
6. Agrega una fila por cada concepto: en "Concepto" busca y elige un producto de tu inventario o una cuenta contable. Luego completa el Costo (se rellena solo con el costo del producto; es el precio al que lo compraste, no el de venta), Desc %, Impuesto %, la Cantidad y unas Observaciones si quieres. El total de la línea se calcula solo.
7. Agrega más líneas con "Agregar línea" si necesitas.
8. Si le practicas retención, haz clic en "Agregar retención": elige el tipo (Retención en la fuente, ReteICA o ReteIVA), la base —viene rellena con el subtotal sin IVA— y el %. El valor se calcula solo.
9. Escribe una observación si quieres, y haz clic en "Guardar".

El stock y el costo promedio de cada producto se actualizan solos al guardar — no tienes que hacer ningún ajuste de inventario aparte.

¿Necesitas pagarle algo a este proveedor? Desde el detalle de la compra tienes el botón "Registrar abono", o puedes hacerlo después desde "Registro de pagos" (mira la guía "Cómo abonar o pagar una factura pendiente").

• "Selecciona un proveedor." / "Selecciona un producto o una cuenta contable en cada fila.": revisa esos campos antes de guardar.
• "Selecciona la bodega que recibe la compra.": el negocio todavía no tiene bodegas creadas — créala en Inventario → Bodegas.
• "La cuenta contable de una de las líneas... es de resumen.": elegiste una cuenta que agrupa a otras. Elige una cuenta de movimiento, que es donde se registran los valores.
• "No puedes agregar el mismo producto dos veces.": si necesitas más cantidad del mismo producto, súmala en una sola fila en vez de repetirla.
• "El costo de compra no puede ser negativo.": revisa el costo que escribiste.
• ¿Te equivocaste en una compra ya guardada? Solo puedes editar la fecha de emisión, la fecha de vencimiento y las observaciones — no puedes cambiar los productos ni las cantidades ya recibidas (afectaría el costo promedio de tu inventario). Si necesitas corregir cantidades: elimina la compra (solo funciona si todavía no tiene ningún pago registrado) y créala de nuevo, o usa un "Ajuste de inventario" para corregir el stock si la compra ya tiene pagos.
• No puedes eliminar una compra: si ya tiene algún abono o pago registrado, el sistema lo rechaza — en ese caso, corrige con un ajuste de inventario en vez de borrar la compra.

• No se puede cargar la factura desde un archivo o una imagen. Por ahora se registra a mano.
• Sin catálogo de retenciones con tarifas: cada una se escribe a mano (tipo, base y porcentaje).
• El pago a proveedores todavía no se contabiliza. Puedes registrar el abono y el saldo baja, pero ese pago no llega solo al Libro diario.
• Sin órdenes de compra que se conviertan en factura.
• Desde el POS no se registran gastos ni servicios, solo productos de inventario. Para eso está Contabilidad > Gastos > Facturas de compra.
• No ves aquí las compras que registró el contador en Contabilidad — es a propósito.

Si tu negocio usa Contabilidad, cada compra queda anotada sola en tus libros y la ves en Contabilidad → Libro diario como Compras: el IVA que pagaste queda a tu favor para descontarlo en la declaración, entra el inventario (o el gasto, si la línea era una cuenta contable), y lo que le debes al proveedor queda neto de retenciones. El detalle está en la guía "Cómo registrar una factura de compra".

Esta misma pantalla también vive en Contabilidad → Gastos → Facturas de compra: es el mismo documento, con dos entradas de menú.