Cómo registrar una compra a un proveedor

(Categoría: POS)

¿Qué es y para qué sirve?

Registrar una compra es anotar la factura de tu proveedor. Al guardarla, el stock de tus productos sube solo.

¿En qué te beneficia?

• Tu inventario se mantiene al día sin que tengas que sumar entradas a mano.
• Sabes cuánto te cuesta de verdad cada producto, que es la base para saber si estás ganando.
• Controlas lo que le debes a cada proveedor, en vez de acordarte por las facturas pegadas en la pared.

¿Cómo funciona?

Eliges el proveedor, los conceptos, sus cantidades y sus costos. Al guardar, entra el stock a la bodega que elijas y se actualiza el costo del producto.

Hay dos pantallas para esto, y no muestran lo mismo a propósito:

• POS > Compras (esta) es la del mostrador: registras la mercancía que te llega y el inventario queda al día. Aquí solo ves las compras que registraste desde el POS, y la primera columna se llama "Producto" porque solo se eligen productos de tu inventario.
• Contabilidad > Gastos > Facturas de compra es la del contador: ahí se ven todas las compras —las tuyas del POS incluidas— y además se pueden registrar gastos y servicios (el arriendo, el internet, la papelería) y practicar retenciones.

O sea: las dos ven las mismas facturas de compra, como pasa con el inventario y los contactos. Lo que registras aquí sube solo a Contabilidad, y lo que registra el contador allá también te aparece aquí, con la etiqueta «Contabilidad» junto al número. Esas las puedes ver, imprimir y pagar desde el POS; para editarlas, clonarlas o eliminarlas, se hace en Contabilidad, porque pueden traer cosas que el POS no maneja (otra moneda, retenciones, gastos). El documento soporte sigue solo en Contabilidad.

Sobre cada línea puedes aplicar un descuento y un impuesto, cada uno en su columna.

Al crear la compra, el POS te pregunta «¿Ya la pagaste?». Si respondes Sí, de contado y dices con qué la pagaste (efectivo, transferencia, tarjeta…), al guardar se registra el pago por el total y la compra queda Pagada. Si respondes No, a crédito, queda como cuenta por pagar y la vas saldando después con + Agregar pago o desde Registro de pagos.

¿Y las retenciones?

Desde el POS no se practican retenciones, igual que en el resto del mercado: practicar una retención es una decisión fiscal, y va en Contabilidad > Gastos > Facturas de compra. Si esta compra la lleva, pídele al contador que la registre allá.

Videotutorial de Aprendizaje

¿Qué aprenderás en esta guía?

A registrar una factura de compra a un proveedor, para que el stock de tus productos y su costo se actualicen automáticamente.

Paso a paso para usar la función

¿Primera vez? Toca el birrete 🎓 (Cómo funciona) junto al botón Nueva compra: te guía campo por campo para registrar una compra: el proveedor, el número de su factura, la bodega, las fechas, si ya la pagaste, los productos con su costo y el total. Te dice qué llenar y por qué, y te deja escribir en cada campo; al final, el botón de guardar lo tocas tú (o Saltar si solo estabas mirando). Los pasos que no aplican a lo que elegiste se saltan solos.

La pantalla de Compras te muestra a la izquierda tus compras de la última que registraste a la más vieja: el proveedor, su número, la fecha, cuánto le debes y cuándo vence («venció ayer», «vence mañana», «pagada»). Si prefieres verlas por urgencia, en Filtrar › Ordenar elige Por cuándo pagar: se agrupan en Vencidas (en rojo), Esta semana (en ámbar: vencen en 7 días o menos), Más adelante, Sin fecha para pagar y Pagadas, cada franja con lo que suma.

A la derecha ves la compra tal como se imprime, como en un visor de documentos: arriba una barra con Por pagar y para cuándo, el botón Agregar pago y los íconos Editar, Abrir la factura, Imprimir (también para guardarla en PDF), Retenciones, Clonar y Eliminar (los que no se pueden usar se ven apagados y, al pasar el mouse, dicen por qué; por ejemplo, una compra registrada en Contabilidad se edita allá). Debajo, la hoja entera de la factura —la misma que llenaste— con una cinta en la esquina que dice su estado: PAGADA en verde, POR PAGAR en ámbar o VENCIDA en rojo. Al pasar el mouse por la hoja aparece una lupa que muestra en grande lo que tienes debajo del puntero; toca la hoja para abrir la factura en su página.

Cada compra tiene su propia página (pos.vecipp.com/compras/<número>): arriba la ruta (Compras › Factura de compra CO-N · proveedor), la misma barra con Total, Pagado, Por pagar y para cuándo, y la factura con su cinta. Ahí llegas al guardar una compra, al tocar la hoja de la lista o el ícono de abrirla, y con el ojo de la vista Tabla. Arriba de la pantalla tienes Por pagar, Vencido (tócalos para filtrar) y Compraste este mes. En Tabla las ves como una hoja de cálculo: letras de columna, número de fila, Número, Proveedor, Creación, Vencimiento, Total, Pagado y Por pagar; la mano con monedas agrega un pago. En el celular, al tocar una compra se abre su página.

Lo que ves es lo que se imprime: el formulario de Nueva compra, la vista previa, la página de la compra y el papel son la misma hoja. La cinta y la esquina doblada solo se ven en la pantalla; en el papel el estado sale junto al número.

1. Ve a "Compras" en el menú de POS y haz clic en "Nueva compra". Se abre una hoja de factura: una línea verde arriba, a la izquierda tu logo, NIT, dirección, teléfono y correo, y a la derecha FACTURA DE COMPRA con la casilla No. Debajo de la casilla ves el número que tendrá en Vecipp (por ejemplo CO-25, se pone solo). Con el ícono junto al título (Personalizar opciones) muestras u ocultas la bodega, el centro de costo y la moneda.
2. En la casilla No. escribe el número de la factura del proveedor: el que viene impreso en el papel o en la factura electrónica que te entregó. Sirve para encontrarla después y cuadrarla con ese papel; el número de Vecipp (CO-25) es tu consecutivo interno y lo pone el sistema (la i al lado lo explica).
3. En el bloque Proveedor, elige el Nombre: su Identificación y su Teléfono se llenan solos. Si todavía no existe, usa "+ Nuevo proveedor". Si su factura es electrónica, pega su CUFE (es opcional).
4. En el bloque Entrega y pago elige la Fecha y el Vence en su calendario y responde ¿Ya la pagaste?: Sí, de contado (elige en Pagada con cómo lo hiciste y, si no fue en efectivo, la cuenta de donde salió el dinero) o No, a crédito (elige un Plazo de 8, 15, 30 o 60 días y el Vence se mueve solo). Revisa la bodega a la que llega la mercancía y, si los usas, el centro de costo.
5. En la tabla, elige el Producto en una de las dos filas en blanco: se ve su foto, se llenan solos lo que te cuesta, su impuesto y la cantidad, y aparece otra fila para el siguiente. Cambia lo que haga falta, agrega un Desc. % u observaciones, o escanea el código con la cámara. En el POS solo se compran productos del inventario: los gastos y las retenciones van en Contabilidad.
6. Abajo ves el Subtotal, el Descuento, los Impuestos, el TOTAL (o TOTAL PAGADO si es de contado) y el valor en letras («Son: … pesos m/cte.»). Escribe, si quieres, los Términos y condiciones y las Notas. Al final están las firmas Recibido por y Entregado por, como en una factura en papel.
7. Toca "Guardar", "Guardar y agregar pago" (abre la ventana del pago apenas llegas a la compra) o "Guardar y crear nueva". Al guardar llegas a la página de tu factura: la misma hoja con su cinta (PAGADA, POR PAGAR o VENCIDA), que es de la compra ya registrada, y los botones para pagarla, imprimirla, clonarla o editarla. Con Imprimir sale esa misma hoja, en papel o en PDF.

Editar una compra abre la misma hoja con sus datos y sus fechas de siempre (al editar no se cambia la forma de pago: los pagos se manejan con Agregar pago). Una compra con retenciones, en otra moneda o con una cuenta de gasto se edita en la hoja completa, para no perder nada.

Al elegir un producto, la línea muestra su nombre con el precio debajo; para cambiarlo, haz clic sobre él y elige otro.

El stock y el costo promedio de cada producto se actualizan solos al guardar — no tienes que hacer ningún ajuste de inventario aparte.

¿Necesitas pagarle algo a este proveedor? Abre la compra en Compras y toca "Agregar pago", o hazlo después desde "Registro de pagos" (mira la guía "Cómo abonar o pagar una factura pendiente").

Si desde Contabilidad le aplicaste a esta compra un anticipo que le habías dado al proveedor, lo ves en Pagado y en la pestaña "Anticipos" del detalle (fecha del anticipo, fecha de aplicación, número del comprobante de egreso y monto). Los anticipos se registran y se aplican desde Contabilidad.

En el POS, la página de la compra muestra la factura en el visor descrito arriba. Para pagarle al proveedor usa Agregar pago, el ícono de la mano con monedas en la tabla, o Registro de pagos. Eliminar te pregunta si quieres eliminarla: confirma con Sí, eliminarla o vuelve con Conservar la compra (solo se puede con una compra sin pagos). Un documento soporte se sigue viendo en el detalle de antes.

En Contabilidad, el detalle muestra arriba Valor total · Retenido · Notas débito · Pagado · Por pagar y abajo la pestaña Pagos (Pagos asociados, con Agregar pago) y el asiento contable.

Para encontrar una compra: búscala por proveedor o número arriba de la lista, o filtra por Estado o por Registrada en (el POS o Contabilidad). Tócala y la ves a la derecha, con Agregar pago y los demás botones en la barra de arriba.

Errores comunes y cómo solucionarlos

• "Guardar" está apagado: falta elegir el proveedor, un producto o la fecha de vencimiento.
• "Selecciona un producto o una cuenta contable en cada fila.": dejaste una línea sin producto; elígelo o quítala con la ✕.
• "Selecciona la bodega que recibe la compra.": el negocio todavía no tiene bodegas creadas — créala en Inventario → Bodegas.
• "La cuenta contable de una de las líneas... es de resumen.": elegiste una cuenta que agrupa a otras. Elige una cuenta de movimiento, que es donde se registran los valores.
• "No puedes agregar el mismo producto dos veces.": si necesitas más cantidad del mismo producto, súmala en una sola fila en vez de repetirla.
• "El costo de compra no puede ser negativo.": revisa el costo que escribiste.
• ¿Te equivocaste en una compra ya guardada? Solo puedes editar la fecha de emisión, la fecha de vencimiento y las observaciones — no puedes cambiar los productos ni las cantidades ya recibidas (afectaría el costo promedio de tu inventario). Si necesitas corregir cantidades: elimina la compra (solo funciona si todavía no tiene ningún pago registrado) y créala de nuevo, o usa un "Ajuste de inventario" para corregir el stock si la compra ya tiene pagos.
• «La compra se guardó, pero el pago no». La compra quedó bien registrada, pero el pago falló (el aviso dice por qué). Ábrela y usa + Agregar pago para registrarlo.
• La compra quedó «Por pagar» y ya la habías pagado. Respondiste No, a crédito (o la registraste antes de que existiera la pregunta). Ábrela y usa + Agregar pago por el total.
• No puedes eliminar una compra: si ya tiene algún abono o pago registrado, el sistema lo rechaza — en ese caso, corrige con un ajuste de inventario en vez de borrar la compra.

Qué no hace todavía

• No se puede cargar la factura desde un archivo o una imagen. Por ahora se registra a mano.
• Desde el POS no se practican retenciones: la compra del POS no tiene «Agregar retención». Si necesitas retener, registra la factura desde Contabilidad > Gastos > Facturas de compra.
• Sin catálogo de retenciones con tarifas: cada una se escribe a mano (tipo, base y porcentaje).
• El pago a proveedores se contabiliza solo si tu empresa tiene Contabilidad activa. Sin ella, el pago se registra y el saldo baja, pero no genera asiento.
• Sin órdenes de compra que se conviertan en factura.
• Desde el POS no se registran gastos ni servicios, solo productos de inventario. Para eso está Contabilidad > Gastos > Facturas de compra.
• Una compra con la etiqueta «Contabilidad» no se edita ni se elimina desde el POS: se ve y se paga aquí, pero los cambios se hacen en Contabilidad > Gastos > Facturas de compra.

¿Qué pasa en tu contabilidad?

Si tu negocio usa Contabilidad, cada compra queda anotada sola en tus libros y la ves en Contabilidad → Libro diario como Compras: el IVA que pagaste queda a tu favor para descontarlo en la declaración, entra el inventario (o el gasto, si la línea era una cuenta contable), y lo que le debes al proveedor queda neto de retenciones. El detalle está en la guía "Cómo registrar una factura de compra".

Esta misma pantalla también vive en Contabilidad → Gastos → Facturas de compra: es el mismo documento, con dos entradas de menú.