Cómo crear y administrar tus bodegas

(Categoría: POS)

¿Qué es y para qué sirve?

Una bodega es un lugar donde tienes stock: el local, el depósito, otra sede. El mismo producto puede tener cantidades distintas en cada una.

¿En qué te beneficia?

• Sabes cuánto hay y dónde, en vez de un total que no te dice si está en el local o en el depósito.
• Evitas vender lo que no tienes a la mano.
• Controlas a tu equipo por sede: puedes restringir en qué bodegas opera cada colaborador.
• Sabes qué sede o proyecto genera cada ingreso y cada gasto: al crear la bodega eliges su centro de costo, y las ventas, compras y ajustes de esa bodega quedan marcados con él en tu contabilidad.

¿Cómo funciona?

El stock no vive en el producto, vive en la bodega. Cuando vendes, el descuento sale de la bodega desde la que estás vendiendo; cuando compras, entra a la bodega que elijas.

El centro de costo de la bodega es el que se anota en los ingresos, costos y gastos de los documentos de esa bodega —ventas, compras y ajustes de inventario—, salvo que el documento traiga el suyo o, en una venta del POS, que la terminal tenga otro (la terminal gana). Las cuentas de inventario no lo llevan. Después puedes filtrar el Estado de resultados por ese centro de costo para ver cuánto deja cada sede. Un centro de costo que tiene una bodega no se puede editar ni eliminar hasta que se lo quites.

Una bodega se marca como predeterminada: es la que se propone sola al vender o comprar, para que no tengas que elegirla cada vez.

Y si necesitas mover mercancía de una bodega a otra, no la vendas ni la ajustes: usa Transferencia de bodegas, el botón que está arriba de la lista en Contabilidad › Inventario › Bodegas. Una transferencia mueve el stock de sitio sin cambiar cuánto vale tu inventario — es la misma mercancía, solo que en otro lado. Por eso no toca tu contabilidad. Tiene su propia guía.

Videotutorial de Aprendizaje

¿Qué aprenderás en esta guía?

A crear las bodegas donde se distribuye el stock de tus productos, y a entender qué significa marcar una como predeterminada.

Paso a paso para usar la función

¿Primera vez? Toca el birrete 🎓 (Cómo funciona) junto al botón Nueva bodega: te guía campo por campo para crear una bodega: el nombre, la dirección, la lista de precios de la caja que vende desde ella, la nota y el centro de costo. Te dice qué llenar y por qué, y te deja escribir en cada campo; al final, el botón de guardar lo tocas tú (o Saltar si solo estabas mirando). Los pasos que no aplican a lo que elegiste se saltan solos.

Desde el POS (Inventario › Bodegas):

1. Haz clic en "+ Nueva bodega". Se abre una ventana grande de una sola hoja: arriba el título y la ✕, a la izquierda los campos y a la derecha la ficha de la bodega, que se arma mientras escribes (nombre, dirección, con qué lista vende y «0 unidades · nace vacía»).

2. Escribe el Nombre (lo único obligatorio, por ejemplo «Local centro») y, si quieres, la Dirección.

3. Al lado:

   • Lista de precios: los precios con que vende la caja de esta bodega. Si eliges una, manda sobre la del cliente al facturar desde ahí. General es el precio base.
   • Descripción: una nota para reconocerla.
   • Contabilidad: centro de costo (un botón debajo): el centro de costo de la bodega, si tu contador separa los gastos por sede. Tócalo para abrirlo.

4. Haz clic en "Crear bodega" (o Enter en el nombre); se enciende cuando hay nombre. Verás el aviso "¡Bodega creada con éxito!" y la pregunta «¿Y ahora?», porque una bodega nueva nace vacía y ninguna caja vende de ella:

   • Pásale mercancía: abre una transferencia desde tu bodega principal con la nueva ya puesta como destino.
   • Ponla a vender: te lleva a Terminales, donde eliges qué caja vende de esta bodega.
   • Listo, si lo harás después.

   Tu primera bodega (Bodega principal) se crea sola la primera vez que entras a esta pantalla.

Editar una bodega: tócala en la lista (o su ojito en la tabla) y toca Editar: es la misma ventana con sus datos; toca "Guardar cambios" (al editar no sale el «¿Y ahora?»). Si creas una bodega desde un producto (Inventario › Nuevo producto › Agregar bodega), se abre esta misma ventana.

La pantalla del POS se abre en Lista y detalle:

• Arriba, cuántas bodegas activas tienes, las Unidades y el Valor al costo de todas; al lado, las flechas que llevan a las transferencias entre bodegas (si tienes más de una), el birrete 🎓, los dos botones de la vista, la paleta 🎨 y + Nueva bodega.
• A la izquierda, tus bodegas (la principal primero, con su etiqueta Principal): cuántos productos y unidades guarda cada una y lo que vale (o Vacía). Arriba el buscador y Filtrar (Activas o Desactivadas).
• A la derecha, la bodega que tocaste (al entrar, la principal), contada en palabras:
  • Una frase con lo que guarda: «Aquí guardas 29.618 unidades de 561 productos, que te costaron $ 83.877.316», cuántos productos están agotados (en rojo) y cuántos están en su mínimo (en ámbar). Si está vacía, te lo dice y te explica cómo llenarla.
  • Un aviso si un solo producto vale más de la mitad de lo que hay en la bodega: casi siempre es una cantidad o un costo mal puestos, y se corrige con un ajuste.
  • Su nota, si le escribiste una.
  • Lo que hay: una tabla Producto · Hay · Mínimo · Valor, de lo que más vale a lo que menos, con ‹ › para pasar de página y el botón Agotados para ver solo los que se acabaron.
  • Lo último que pasó, en frases: «Entraron 3 ALCOHOL y 6 AJI por la compra CO-21», «Salieron 2 Producto Ficha Prueba porque se eliminó la compra CO-19» (lo del mismo día y el mismo motivo va junto).
  • En el celular, la bodega se abre en una ventana grande.
• La vista Tabla (el segundo botón junto al birrete) es la hoja de siempre: letras A, B, C…, Bodega, Dirección, Productos, Unidades, Valor y Estado; tocar Bodega, Productos, Unidades o Valor la ordena, y el ojito abre la misma ficha en una ventana grande.
• Arriba de la ficha: "Editar" abre la ventana de la bodega y guarda con "Actualizar bodega"; las flechas abren una transferencia nueva; el botón de encendido la desactiva o activa (una bodega desactivada deja de aparecer en los selectores, pero conserva su historial; la principal, y cualquiera que use una terminal para vender, no se puede desactivar: verás "No puedes desactivar esta bodega: es la principal o la usa una terminal del POS."); y la papelera la elimina, con confirmación, solo si nunca se usó (si no se puede, sale apagada y te dice por qué).

Desde Contabilidad (Inventario › Bodegas) la pantalla es la de siempre:

• "Nueva bodega" abre el formulario y "Guardar" la crea.
• Escribe en "Filtrar por nombre" para ver solo las que coinciden, y usa "Filtrar" para buscar por Dirección, Centro de costo (si tu empresa los usa) o Estado.
• Haz clic en el título de Nombre, Dirección u Observaciones para ordenar; la flecha ↑ o ↓ te dice en qué sentido.
• Los íconos de cada fila son Detalles (el ojo), Editar, Desactivar (el bombillo) y Eliminar (la papelera, gris cuando no se puede). Pasa el mouse sobre un ícono gris para ver por qué no se puede. Eliminar sí pide confirmación.
• Desactivar una bodega que tiene unidades te avisa cuántas son antes de hacerlo: esas unidades siguen contando en tu inventario, pero no se venden ni se mueven desde ahí mientras esté desactivada. Si las vas a usar, pásalas antes con una transferencia. La principal y la que usa una caja del POS no se pueden desactivar.
• Al abrir una bodega (Detalles) ves su lista de precios, lo que hay hoy (unidades, cuántos productos y cuánto valen al costo) y en Ítems asociados cada producto con sus Unidades y su Valor al costo en esa bodega. Solo salen los productos que tienen unidades ahí. Arriba están Editar y Más acciones (Desactivar, Marcar como predeterminada —solo si está activa— y Eliminar, que pide confirmación).
• "Transferencia de bodegas", arriba de la lista, mueve mercancía de una bodega a otra. En el POS es el botón de las flechas.

Errores comunes y cómo solucionarlos

• No puedes eliminar una bodega: si ya tiene stock, movimientos, facturas, compras, ajustes, transferencias, turnos de caja, cotizaciones, remisiones, órdenes de compra, devoluciones, notas, una factura recurrente, una caja del POS o un combo que la usen, el sistema no la borra y te dice cuál es el motivo — desactívala en vez de eliminarla.
• «Es la única bodega en la que puede trabajar un usuario»: alguien de tu equipo está limitado a esa bodega. Cámbiale sus bodegas en Configuración › Usuarios y luego elimínala; si no, quedaría sin ninguna restricción.
• «Una bodega desactivada no puede ser la principal»: actívala primero y luego márcala como predeterminada.
• «Tu plan permite N bodegas activas» al activar una: desactiva otra o mejora tu plan.
• Quiero que una bodega venda con precios distintos a las demás: asígnale una "Lista de precios predeterminada" — esa lista siempre manda al facturar desde esa bodega, sin importar qué lista tenga el cliente o el vendedor.

Qué no hace todavía

• No puedes tener activas más bodegas que las que incluye tu plan (al crear o al volver a activar una): si llegas al límite, verás «Alcanzaste el límite de bodegas de tu plan actual». Vale el mayor de tus planes de POS y de Contabilidad.
• Sin alertas de reposición: puedes guardar la cantidad mínima y máxima de cada producto por bodega, pero todavía no te avisa cuando baja del mínimo.