Ingresos y gastos

(Categoría: Reportes › Administrativos)

¿Qué es y para qué sirve?

Es el reporte que responde «¿gané o perdí plata este mes?» sin tener que leer un estado financiero. Suma lo que vendiste y lo que te costó y gastaste en el periodo que elijas, organizado por tus cuentas contables, y al final te dice el saldo: lo que te queda después de restar los egresos a los ingresos.

¿En qué te beneficia?

• Sabes si tu negocio está dando plata en un vistazo: tres cifras arriba —Total de ingresos, Total de egresos y Saldo—, con el saldo en rojo cuando el periodo dio pérdida.
• Ves en qué se va tu plata. Cada gasto aparece en su cuenta (arriendo, servicios públicos, papelería…), así que sabes dónde recortar.
• No te engañan los cobros pendientes. Una factura cuenta como ingreso desde el día que la hiciste, aunque el cliente todavía no te haya pagado. Así el mes de mucha venta a crédito no parece un mes malo.
• Dejas de armarlo en Excel: sale solo de lo que ya registras, y lo descargas en Excel o PDF para tu contador.

¿Cómo funciona?

El reporte lee tus cuentas contables de resultado —las mismas que usa tu contabilidad— y suma lo que se movió en cada una dentro del periodo:

• Ingresos: tus ventas y otros ingresos. Las devoluciones en ventas restan aquí, por eso aparecen en rojo.
• Egresos: todo lo que te costó y gastaste, en tres grupos: Costos (el costo de lo que vendiste), Costos de producción y Gastos. Se muestran en negativo porque restan.
• Saldo = Total de ingresos − Total de egresos. Si es negativo, el periodo dio pérdida.

Algunas reglas que explican lo que ves:

• No incluye impuestos. El IVA que cobras o pagas no es tuyo ni un gasto tuyo: vive en otras cuentas. Por eso una venta de $119.000 con IVA suma $100.000 aquí.
• Incluye lo que está pendiente de pago. Cuenta desde que registras la factura, la compra o el gasto, no desde que se paga. Para ver solo la plata que entró y salió de verdad, usa el reporte Transacciones.
• Cada grupo suma lo de sus cuentas. Gastos generales, por ejemplo, suma Servicios públicos, Gastos de representación y lo demás que tenga debajo.
• Lo anulado no cuenta, y tampoco el comprobante de cierre de un año ya cerrado.

Videotutorial de Aprendizaje

¿Qué aprenderás en esta guía?

• A generar el reporte de un mes, un trimestre o un año.
• A leer las tres cifras de arriba y el árbol de cuentas.
• A buscar una cuenta, contraer y expandir el árbol y ver u ocultar las cuentas en cero.
• A abrir los movimientos de una cuenta y a descargar el reporte en Excel o PDF.

Paso a paso para usar la función

1. Abre el reporte. Entra a Reportes, abre la categoría Administrativos y elige Ingresos y gastos.

2. Elige el periodo. Al abrir, el reporte muestra el mes en curso completo. Para cambiarlo, pulsa el botón con las fechas y:

• elige uno de los atajos (Hoy, Ayer, Esta semana, Semana anterior, Este mes, Mes anterior, Este trimestre, Trimestre anterior, Este año, Año anterior), que se aplica de inmediato, o
• marca en el calendario el día de inicio y el de fin, y pulsa Aplicar.

3. Lee las cifras de arriba. Total de ingresos, Total de egresos y Saldo. Lo que está en rojo es negativo.

4. Recorre las cuentas. El reporte abre con todo desplegado. Pulsa la flecha de un grupo para esconder o mostrar sus cuentas, o el botón que está junto al buscador para Contraer cuentas contables (quedan solo los grupos principales) y volver a Expandir cuentas contables.

5. Busca una cuenta. Escribe parte de su nombre en Buscar cuenta contable. Verás la cuenta con lo que tiene debajo y los grupos a los que pertenece; los totales no cambian.

6. Muestra u oculta las cuentas en cero. Cuentas con saldos en cero viene encendido y muestra tu catálogo completo. Apágalo para quedarte solo con las cuentas que tuvieron movimiento.

7. Mira de dónde sale una cifra. Pulsa el nombre de cualquier cuenta: se abre en otra pestaña Movimientos por cuenta contable de esa cuenta y ese mismo periodo, con cada documento que la movió.

8. Descárgalo. Pulsa Descargar:

• Descargar Excel baja el reporte con el código y el nombre de cada cuenta, un total por grupo (Total ingresos, Total costos, Total gastos…) y la Ganancia al final.
• Descargar PDF abre la ventana de impresión con todo el reporte desplegado; elige Guardar como PDF.

Si registraste algo nuevo con el reporte abierto, pulsa Actualizar para verlo.

Errores comunes y cómo solucionarlos

"Busco una cuenta y dice «Cuenta contable no encontrada»". El buscador busca por el nombre de la cuenta, no por su código, y tiene en cuenta las tildes: escribe públicos, no publicos.

"Vendí $119.000 y el reporte dice $100.000". Es correcto: el reporte no incluye el IVA, porque no es un ingreso tuyo.

"Tengo ventas en el reporte pero la plata no ha entrado". El reporte cuenta lo facturado, aunque no esté pagado. Revisa lo que te deben en Cuentas por cobrar.

"Una cuenta sale en rojo dentro de Ingresos". Son las devoluciones en ventas (notas crédito): restan a lo que vendiste.

"No veo una cuenta". Si apagaste Cuentas con saldos en cero, se esconden las que no se movieron en el periodo. Enciéndelo.

"No cuadra con el Estado de resultados". El Estado de resultados compara con el año anterior y organiza las cifras en utilidad bruta, operativa y neta; este reporte las muestra por grupo de cuentas. Si eliges el mismo periodo, el Saldo de aquí es la utilidad neta de allá.

Qué no hace todavía

• No filtra por centro de costo ni por tercero.
• El PDF sale de la ventana de impresión del navegador, no de un archivo que se descargue directamente.
• No compara contra otro periodo: para eso, genera los dos periodos y compáralos en Excel, o usa el Estado de resultados, que trae el comparativo con el año anterior.
• No se envía por correo ni se comparte con un enlace: descárgalo y compártelo tú.