Cómo crear una factura de venta recurrente

(Categoría: Contabilidad)

¿Qué es y para qué sirve?

Una factura recurrente es un cobro que se repite solo. Configuras una vez a quién, cuánto y cada cuánto, y Vecipp emite la factura real en la fecha que corresponda, sin que tengas que acordarte.

¿En qué te beneficia?

Dejas de perder plata por olvido. Los cobros mensuales que se pasan de fecha son plata que entra tarde o no entra.
Te ahorras trabajo repetido: una suscripción, un arriendo o una iguala se configuran una sola vez.
Flujo de caja predecible, porque sabes qué se va a facturar y cuándo.

¿Cómo funciona?

Creas una plantilla: el cliente, los ítems, la fecha de inicio y la frecuencia en meses (cada 1 mes, cada 2, cada 12…). Vecipp revisa todos los días qué plantillas toca y genera la factura como borrador: queda lista en Facturas de venta para que la revises y la conviertas en factura con un clic. Así nunca sale una factura —ni se envía a la DIAN— sin que alguien la vea. Para que no se quede olvidado, te llega un aviso a la Bandeja de entrada con el total y el botón "Revisar borrador"; y si algún día no se puede generar, otro aviso te dice por qué.

La primera factura se genera en la fecha de inicio, y las siguientes el mismo día cada tantos meses.

Si la fecha no existe en el mes (un cobro el 31 en febrero), se ajusta al último día del mes en vez de saltarse el cobro.

Videotutorial de Aprendizaje

Video explicativo — próximamente

¿Qué aprenderás en esta guía?

A crear una plantilla de factura recurrente para un cobro que se repite en el tiempo (una suscripción, un arriendo, un servicio mensual), elegir cada cuánto se factura y qué día, y a pausarla, editarla o eliminarla. Vecipp genera la factura de venta real por ti automáticamente en la fecha programada — no tienes que crearla a mano cada vez.

Paso a paso para usar la función

Ve a Contabilidad → Ingresos → Facturas de venta recurrentes y haz clic en "+ Nueva factura recurrente".
A la izquierda: revisa la Numeración (viene la preferida), Generar como (Borrador) y el Contacto. Si quieres, escribe Observaciones (internas) y Notas de la factura (las ve tu cliente).
A la derecha:
- Fecha de inicio: el día en que se crea la primera factura. Las siguientes caen ese mismo día; si en algún mes no existe (un 31 en un mes de 30 días, o febrero), se crea el último día de ese mes.
- Fecha de finalización (opcional): el último día en que se crean facturas.
- Forma de pago: Contado o Crédito. A crédito eliges también el Plazo de pago (8, 15, 30, 60 días…).
- Frecuencia: cada cuántos meses se genera. Por ejemplo, 2 crea una factura cada 2 meses.
- Lista de precios (se guarda con la plantilla y cada factura sale con ella), Bodega, Vendedor (con Ninguno, cada factura lleva el del cliente), Tipo de factura (viene nacional; también de exportación) y Tipo de operación (viene Estándar; también AIU. Las facturas recurrentes no se pueden hacer de Ingresos para terceros: no llevan el mandante de cada línea).
Agrega los ítems que se cobran cada vez, con su precio, descuento e impuesto. El precio se llena con la lista de precios que elegiste y lo puedes cambiar a mano. Con "+ Agregar línea" sumas más.
Haz clic en "Guardar". Verás la factura recurrente con todos sus datos.
Cada día, Vecipp genera solas las facturas que tocan, como borrador, y te avisa en la Bandeja de entrada («Se generó la factura recurrente de…»). Pulsa "Revisar borrador" —o búscala en Facturas de venta, con la etiqueta "Recurrente"—, revísala y pulsa "Convertir en factura" para emitirla.
En el detalle, arriba ves su vida, de principio a fin: cuándo empieza, cuándo sale cada factura (con la hora: la vuelta diaria corre a las 5:05 a. m., así que una recurrente creada en la tarde saca su primera factura al día siguiente), cuándo termina y, tachada, la que ya no saldría porque cae después del final. Si por la fecha de finalización solo va a sacar una factura, te lo avisa con un botón para Editar y alargarla. Debajo ves la factura tal como va a salir, con tu plantilla de impresión, una cinta Programada, Pausada o Finalizada, y encima el total, cada cuánto se repite, la vigencia y los botones Editar, Pausar o Reanudar y Eliminar (las facturas que ya se generaron se conservan). Al reanudar no se cobran los meses que estuvo pausada: la próxima factura es la primera fecha que toque desde hoy, y el aviso te dice cuál. Al lado, Lo que ya salió (cada factura generada, con su enlace) y Cómo sale (forma de pago, numeración, lista de precios, bodega, vendedor, tipo de factura y de operación, observaciones y notas; si el cliente no tiene correo, te lo dice). Al final puedes dejar Comentarios y Recordatorios.

Errores comunes y cómo solucionarlos

"No se pudo generar la factura recurrente de…" (en la Bandeja), un día en rojo en el calendario o la plantilla muestra un aviso de error: algo impidió generarla (por ejemplo, sin stock suficiente de un producto, el cliente sin cupo de crédito, o tu plan de Contabilidad vencido) — corrígelo y Vecipp la reintenta automáticamente cada mañana, sin que pierdas la plantilla. El aviso llega una sola vez por motivo, no todos los días.
"Una factura recurrente no puede ser de «Ingresos para terceros»": pasa al usar Volver recurrente sobre una factura de mandato. Elige Estándar o AIU.
"Esta factura recurrente ya finalizó": la plantilla llegó a su fecha de fin y dejó de generar facturas. Entra a Editar y amplía (o quita) la fecha de fin para reactivarla.
"Selecciona un plazo de pago para una factura a crédito": si eliges "Crédito" como forma de pago, tienes que elegir también un plazo.
No veo la nueva función: solo aparece si tu rol tiene permiso para ver/crear en Contabilidad — pide a un administrador que revise tu rol en Equipo.

Cómo encontrar una factura recurrente

En Contabilidad → Ingresos → Facturas de venta recurrentes (la pantalla se llama "Facturas recurrentes") lo primero que ves es el calendario, como el de tu celular:

Debajo del título, tres tarjetas: cuántas recurrentes tienes activas, cuánto vas a facturar en los próximos 30 días y cuántas no salieron (en rojo si hay alguna).
En cada día del mes aparece la factura que sale ese día: en rojo la que ya debía salir y no salió, en el color de tu marca la que está programada, en gris la que ya salió (con su número) y con borde el día en que termina una programación. Hoy va marcado en un círculo.
Cambia de mes con las flechas ‹ › y vuelve con "Hoy". Con "Agenda" ves las del mes en una lista, día por día.
Toca una factura del calendario y se abre un globo con el cliente, cada cuánto sale, el monto y, si no salió, el motivo. Desde ahí: "Abrir factura" la muestra completa en una ventana grande (la hoja tal como va a salir, con una cinta Programada o No salió, sus datos, Pausar o Reanudar y las facturas que ya salieron); si ya salió, "Ver la factura" te lleva a ella. El lápiz la edita y "Ver la recurrente" abre su detalle.

Si prefieres la lista de siempre, pulsa "Tabla" (arriba, junto a Calendario): ahí ves cada programación con su Cliente, su Frecuencia (por ejemplo Mensual), la Fecha próxima factura, el Monto por factura y su estado (Activa, Pausada o Finalizada; un ícono rojo avisa si la última generación falló). Usa "Buscar cliente" para dar con una, o "Filtrar" por Estado (puedes marcar varios), Frecuencia o Próxima ejecución. Haz clic en los títulos (Cliente, Fecha próxima factura, Monto por factura o Estado) para ordenar. Haz clic en la fila para abrirla; el lápiz la edita y el menú ⋮ trae Eliminar. Para eliminar varias a la vez, márcalas con las casillas y haz clic en Eliminar: dejan de generar facturas, y las que ya se generaron no se tocan. Al pie eliges cuántas ver por página (10, 20 o 30).

Qué no hace todavía

El calendario no muestra las recurrentes pausadas: una pausada no sale, así que no ocupa ningún día. La ves en Tabla.
No se puede arrastrar una factura a otro día del calendario: para cambiar el día, usa Editar.
Sin correo automático al cliente cuando se genera la factura.
Sin botón "Generar ahora": la factura sale cuando llega su fecha.
La factura se genera siempre como borrador: todavía no se puede generar ya emitida.
La frecuencia es en meses — no hay semanal ni quincenal.