Balance de prueba por tercero

(Categoría: Contabilidad)

¿Qué es y para qué sirve?

El Balance de prueba por tercero es tu balance de prueba con el detalle de cada contacto. Por cada cuenta contable ves su saldo total y, debajo, cuánto de ese saldo es de cada cliente, proveedor o entidad (la DIAN, una EPS, un banco). Se descarga en Excel.

Es el reporte para responder «¿de quién es el saldo de esta cuenta?» en todas tus cuentas a la vez.

¿En qué te beneficia?

• Preparas el cierre del año. Ves qué cuentas tienen saldos repartidos entre muchos terceros y decides cuáles cerrar con el Cierre de cuentas por tercero; después lo vuelves a descargar para comprobar que quedó bien.
• Tienes lista la información exógena y la renta. Los formatos de medios magnéticos piden los saldos por tercero: aquí los ves antes de generarlos y los comparas.
• Encuentras errores de un vistazo. Un cliente con saldo en una cuenta de proveedores, o movimientos que quedaron Sin tercero, saltan a la vista.
• Le entregas a tu contador lo que necesita en un solo archivo, sin armarlo a mano en Excel.

¿Cómo funciona?

Cada factura, pago, compra o comprobante que registras deja sus movimientos contables a nombre de un contacto. Este reporte recorre tu catálogo de cuentas en su orden y, para cada cuenta, junta lo de cada contacto:

• Saldo anterior: todo lo registrado antes de la fecha de inicio del periodo.
• Débitos y Créditos: lo que se movió dentro del periodo.
• Saldo final: el saldo anterior más los movimientos.

Los saldos van en el sentido natural de la cuenta: en una de activo o de gasto, lo que suma es el débito; en una de pasivo, patrimonio o ingreso, el crédito. Un saldo negativo significa que la cuenta está al revés de lo normal.

En el Excel, la fila de la cuenta no lleva identificación ni nombre de tercero: es la suma de todo lo que la compone (sus contactos y sus subcuentas). Debajo van sus contactos y, al final, (Sin tercero asociado), con los movimientos que no quedaron a nombre de nadie. Un contacto sin número de identificación aparece con N/A.

La columna Nivel dice dónde está cada cuenta en tu catálogo: > Clase, > > Grupo, > > > Cuenta, > > > > Subcuenta; de ahí para abajo, la cuenta es Total Auxiliar y cada contacto dentro de ella, Auxiliar. Cada cuenta con sus contactos forma un bloque, separado del siguiente por una fila vacía.

Solo se detallan por contacto las cuentas que tienen activo Ver saldo de cuenta por terceros en tu catálogo de cuentas (viene activo en todas). Si lo apagas en una cuenta, esa cuenta sale solo con su total.

Lo anulado no cuenta, y el comprobante de cierre anual tampoco, igual que en el Balance de prueba.

Videotutorial de Aprendizaje

¿Qué aprenderás en esta guía?

• A descargar el balance de todas tus cuentas y contactos en el periodo que necesites.
• A limitarlo a una cuenta (con sus subcuentas) o a un solo contacto.
• A incluir o no las cuentas sin saldo.
• A leer la fila de la cuenta y las de sus contactos.

Paso a paso para usar la función

1. Abre el reporte. Entra a Reportes, abre la categoría Contables y pulsa la tarjeta Balance de prueba por tercero (lleva la etiqueta Excel). Se abre una ventana.

2. Elige el periodo. Es obligatorio y arranca en este mes. Pulsa el campo Periodo y elige un atajo (Hoy, Este mes, Este año, Año anterior…) o marca en el calendario el día de inicio y el de fin, y pulsa Aplicar.

3. Si quieres, elige una cuenta. En Cuenta escribe en el mismo campo para buscar por nombre o código. Verás esa cuenta y todas sus subcuentas. Para quitarla, pulsa la X del campo.

4. Si quieres, elige un contacto. En Tercero escribe en el mismo campo para buscar por nombre o identificación: el Excel traerá solo lo de ese contacto. Déjalo vacío para ver a todos.

5. Decide si incluyes las cuentas en cero. Enciende Incluir cuentas con saldos en cero si quieres ver el catálogo completo; apagado (como viene) las clases y los grupos salen siempre, y de ahí para abajo solo las cuentas con saldo o con movimientos.

6. Exporta. Pulsa Exportar. El Excel se descarga y la ventana se cierra. También queda en Reportes › Historial de exportables por 15 días, por si necesitas bajarlo otra vez.

Errores comunes y cómo solucionarlos

"El Excel salió casi vacío". En ese periodo no hay movimientos ni saldos para lo que elegiste (esa cuenta o ese contacto): solo verás las clases y los grupos en cero. Amplía el periodo —por ejemplo a Este año— o quita un filtro.

"Una cuenta no muestra sus contactos". Tiene apagado Ver saldo de cuenta por terceros. Actívalo en Contabilidad › Catálogo de cuentas, editando la cuenta, y vuelve a exportar.

"Hay mucho en (Sin tercero asociado)". Son registros sin contacto, como un gasto o un comprobante hecho sin tercero. Si deberían ser de alguien, corrígelos en el documento o en el comprobante.

"No cuadra con Cuentas por cobrar". Cuentas por cobrar muestra facturas pendientes; este reporte muestra la contabilidad. Compara la fila de tu cuenta de clientes: su saldo final es lo que la contabilidad dice que te deben.

Qué no hace todavía

• No se ve en pantalla: solo se descarga en Excel, igual que en el estándar del mercado. Para ver un contacto en pantalla, usa el Auxiliar por tercero.
• No trae fila de totales: para sumar, usa el Excel.
• No se filtra por centro de costo ni por tipo de contacto.
• No se descarga en PDF.