Roles: qué puede hacer cada persona de tu equipo

(Categoría: Cuenta)

¿Qué es y para qué sirve?

Un rol es un paquete de permisos que le pones a alguien de tu equipo. En vez de decidir uno por uno qué puede tocar cada persona, defines el rol una vez —"Cajero", "Contador"— y se lo asignas a quien haga ese trabajo.

¿En qué te beneficia?

• Nadie toca lo que no le toca. Tu cajero vende y cierra turno, pero no borra facturas ni ve el costo de tus productos. Un error caro deja de ser posible, no solo improbable.
• Delegas sin perder el control. Puedes dejar entrar a tu contador a toda la contabilidad sin darle acceso a tus suscripciones ni a tus métodos de pago.
• Se lo pones a uno y vale para todos. Cuando entre alguien nuevo, le asignas el rol y listo: no hay que acordarse de qué permisos tenía el anterior.
• Auditoría real. Cada movimiento queda con el nombre de quien lo hizo, y con permisos bien puestos sabes que solo pudo hacerlo quien debía.

¿Cómo funciona?

Vecipp trae 3 roles predeterminados:

Administrador nunca se modifica ni se elimina: es el suelo que siempre está. Contador y Asistente de Ventas sí se pueden editar con el plan Plus —sus permisos y su descripción, no su nombre—, y al guardar te preguntamos si quieres modificarlos o guardar los cambios como un rol nuevo. Ninguno de los tres se elimina.

Los permisos están organizados en 4 pestañas, una por solución (Contabilidad, Nómina, POS y Configuraciones generales), y dentro de cada una, por grupos: Facturas de venta, Contactos, Turnos… Cada grupo se pliega y despliega, trae su casilla "Seleccionar todos" y, junto al nombre, el botón "N Permisos relacionados". Cada permiso tiene un (?): pasa el mouse para leer para qué sirve.

🔑 Al marcar un permiso se encienden los que necesita para funcionar. Si le das "Crear nuevas facturas", se encienden también ver el listado de ítems, contactos, impuestos, numeraciones, bodegas, centros de costos, términos de pago, remisiones y campos adicionales: sin ellos no podría llenar la factura. Pulsa "N Permisos relacionados" para ver la lista, agrupada (Ver listado, Ver detalles, Editar…). Junto a lo que se encendió así aparece un ⓘ que dice qué permiso lo pidió.

Al revés, si quitas un permiso del que otros dependen, te avisamos antes con "Confirmar desactivación" y la lista de dependencias afectadas: si confirmas, se apagan todos juntos.

🔑 Y puedes darle un rol distinto por solución. Alguien puede ser Administrador en POS y Asistente en Contabilidad. Se configura desde la ficha de cada usuario.

Qué deja hacer tu plan:

Videotutorial de Aprendizaje

¿Qué aprenderás en esta guía?

• A ver exactamente qué permite cada rol antes de asignárselo a alguien.
• A crear un rol propio con los permisos que tú elijas.
• A partir de un rol que ya existe sin tener que empezar de cero.

Paso a paso para usar la función

Cómo llegar. En el menú lateral, Configuración → Usuarios y roles → Roles.

Cada rol es un cuadro con su descripción, una barrita por solución (Contabilidad, Nómina, POS y Configuración) que dice cuánto puede hacer —Todo, Nada o 12 de 43— y abajo quién lo tiene.

Ver qué permite un rol

1. Pulsa el cuadro del rol (o su botón ⋮ → Vista previa).
2. Se abre una ventana grande: a la izquierda su nombre, su descripción, quién lo tiene y "Este rol podrá"; a la derecha la hoja de permisos con las 4 pestañas (Contabilidad, Nómina, POS y Configuración).
3. Recorre las pestañas. Las casillas marcadas son lo que ese rol puede hacer. Abajo tienes Duplicar y Editar.

Crear un rol nuevo (plan Plus)

1. Pulsa el cuadro Crear rol (el último de la portada). Se abre una ventana grande con dos pasos a la izquierda y, debajo, "Este rol podrá", que se va llenando mientras marcas.
2. Paso 1 · Nombre y punto de partida. Escribe el nombre y, si quieres, para qué es. En ¿De dónde partes? elige Desde cero o un rol parecido: se copian sus permisos y solo cambias lo que haga falta. Pulsa Siguiente.
3. Paso 2 · Qué puede hacer. Elige la solución en las pestañas y marca los permisos en la hoja: las secciones en filas y Ver · Crear · Editar · Eliminar en columnas. Cada casilla marca todos los permisos de esa acción en esa sección; la raya quiere decir que solo una parte (pasa el mouse para ver cuál).
4. Pulsa Crear rol. Aparece de inmediato en la portada.

Editar un rol (plan Plus)

1. En su ⋮ elige Editar (o abre el rol y pulsa Editar). Se abre la misma ventana, ahora con el nombre y para qué es arriba y la hoja lista para marcar.
2. Cambia lo que necesites y pulsa Guardar cambios. Cancelar deja el rol como estaba.
3. Si es Contador o Asistente de Ventas, elige Modificar permisos o Guardar como nuevo rol.
4. Si el rol ya lo tienen otras personas, la confirmación te dice quiénes y cuántos permisos pierden o ganan. El cambio les aplica en ese mismo momento, sin que tengan que volver a entrar.

Partir de un rol que ya existe (plan Plus)

1. En su ⋮, o abajo en la ventana del rol, pulsa Duplicar.
2. Se abre "Guardar nuevo rol" con el nombre "(nombre) (Copia)" y la misma descripción: cámbialos si quieres y pulsa Guardar. La copia tiene los mismos permisos y el original no se toca.

Ver quién tiene un rol y cambiárselo

1. En el cuadro, pulsa "N usuarios" del rol. Se abre "Usuarios con rol de …".
2. En la persona, pulsa ⋮ → Cambiar rol, elige el nuevo y pulsa Confirmar. "Ver permisos de este rol" te abre el rol elegido en otra pestaña.
3. Para darle un rol distinto por solución, elige "Rol por solución": te lleva a Usuarios.

Eliminar un rol propio (plan Plus)

1. En su ⋮ elige Eliminar rol.
2. Si nadie lo tiene, confirma. Si alguien lo tiene, primero asígnale un nuevo rol a cada persona y pulsa Asignar y eliminar: se hace todo junto.

Errores comunes y cómo solucionarlos

• El botón "Crear rol" está apagado. Tu plan no incluye roles personalizados. El aviso de arriba te dice a qué plan subir.
• "Editar" está apagado. Si es Administrador, no se modifica nunca. En los demás, tu plan no incluye personalizar roles: el globo del botón te lo dice.
• "Debe haber un administrador". Salió al intentar cambiarle el rol al titular de la cuenta: la empresa no puede quedarse sin administrador.
• Al eliminar un rol me pide asignar nuevos roles. Hay personas con ese rol: si se borrara sin más, quedarían sin permisos y sin poder trabajar. Elige el rol nuevo de cada una y pulsa Asignar y eliminar.
• Marqué un permiso y se encendió otro. Es lo correcto: ese permiso necesita al otro para poder ejercerse.
• Le quité un permiso a alguien y sigue entrando. Los permisos se comprueban en cada acción, así que el cambio es inmediato — no hace falta que cierre sesión. Si sigue viendo algo, revisa si tiene un rol por solución distinto al general.
• No encuentro un permiso que espero. Puede que esa pantalla todavía no exista en Vecipp: solo hay permisos para lo que ya está construido.

Qué no hace todavía

• ⚠️ La mayoría de los permisos todavía se aplican por bloques, no uno por uno. Hoy Vecipp comprueba, por cada solución, si la persona puede ver, crear, editar o eliminar: si un rol tiene cualquier permiso de editar en Contabilidad, puede editar en toda Contabilidad. Los que ya se aplican al detalle son todos los de Usuarios (ver, crear, editar y eliminar usuarios; crear, editar y eliminar roles), exportar y ver reportes de ventas, y anular ventas del POS. Estamos llevando el resto, pantalla por pantalla, a lo que dice el (?) de cada permiso.

• No hay permisos propios del POS Restobar (mesas, comandas, limpiar mesa, eliminar productos de un pedido): hoy siguen los permisos del POS —ver para consultar, crear para tomar pedidos y cobrar, editar para limpiar mesas y configurar—.

• Los reportes se controlan por bloques, no reporte por reporte.

• Nómina tiene permisos solo para Empleados y Nóminas, porque el resto de sus pantallas está en construcción.

• Las suscripciones y los métodos de pago no tienen permisos propios: solo puede tocarlos quien sea Administrador.

• Los roles predeterminados no se actualizan solos: si Vecipp añade permisos nuevos, los roles de tu cuenta quedan como estaban.