Cómo usar otras monedas (dólares, euros…)

(Categoría: Contabilidad)

¿Qué es y para qué sirve?

Si le vendes a clientes del exterior o le compras a proveedores que te facturan en dólares, puedes hacer tus documentos en esa moneda. En Configuración → Monedas creas cada moneda y su tasa de cambio: cuántos pesos vale 1 dólar (o 1 euro).

¿En qué te beneficia?

• Tu cliente o proveedor ve el documento en su moneda, como lo acordaron.
• Tu contabilidad, tus reportes y tus impuestos siguen en pesos, cada documento a su tasa, sin cálculos a mano.
• Cuando te pagan (o pagas) a una tasa distinta a la del documento, Vecipp registra sola la ganancia o pérdida en cambio.
• Vecipp te muestra la TRM oficial de hoy para que no tengas que buscarla.

¿Cómo funciona?

Cada moneda tiene una tasa vigente: la última que registraste. Al crear un documento en esa moneda, Vecipp propone la tasa vigente, y con el lápiz (✎) la cambias solo para ese documento. Si marcas "Usar este valor de ahora en adelante", esa tasa también queda como la vigente.

La TRM de hoy, como recomendación. Para el dólar, Vecipp consulta la TRM oficial del día (la que publica la Superintendencia Financiera en datos.gov.co) y te la muestra debajo de la tasa: "TRM de hoy (24/09): 3.264,39 · Usar". No cambia nada por sí sola: solo si pulsas "Usar", el documento toma esa tasa. En Configuración → Monedas puedes registrarla como tasa vigente con "Registrar como tasa vigente".

Qué documentos admiten otra moneda: facturas de venta y de compra, documentos soporte, pagos recibidos y egresos, notas crédito y débito, notas débito a proveedores, notas de ajuste, cotizaciones, remisiones y órdenes de compra. Si es electrónico, a la DIAN va en pesos y se le informa la moneda y la tasa (así lo exige la norma).

Videotutorial de Aprendizaje

¿Qué aprenderás en esta guía?

Crear una moneda, mantener su tasa al día (con la TRM o a mano), y usarla en un documento.

Paso a paso para usar la función

1. Ve a Contabilidad → Configuración → Monedas y pulsa "Crear moneda".
2. Elige la moneda (por ejemplo USD - United States Dollar) y escribe su tasa de cambio: cuántos pesos vale 1 unidad. Pulsa "Crear moneda".
3. En la ficha de la moneda ves el valor actual y, para el dólar, la TRM de hoy. Si quieres usarla, pulsa "Registrar como tasa vigente". También puedes cambiarla con el lápiz (Editar).
4. Para usarla en un documento, elige la moneda en el campo Moneda (en la factura de venta arriba; en compras y órdenes en la franja de arriba; en cotizaciones, remisiones y notas débito, en Más ajustes).
5. Revisa la tasa que aparece debajo ("1 USD = … COP ✎"). Si no es la que acordaste, cámbiala con el lápiz o pulsa "Usar" en la TRM de hoy.
6. Escribe los precios en la moneda elegida y guarda. Al pie verás el total en esa moneda y el Total COP.

Errores comunes y cómo solucionarlos

• "La moneda USD no está creada": créala primero en Configuración → Monedas.
• "La moneda USD está desactivada": actívala en su ficha (el ícono de la bombilla).
• No veo la TRM de hoy: solo aparece para el dólar y cuando la fuente oficial responde. Si no aparece, escribe la tasa a mano.
• No puedo eliminar la moneda: ya tiene documentos; puedes desactivarla para que no aparezca en documentos nuevos.

Qué no hace todavía

• El POS vende en otras monedas desde el 2026-09-24, si activas Multimoneda en sus Funciones generales: ver Vender en otra moneda desde el POS. Lo que el POS todavía no hace es devolver una venta cobrada en otra moneda: esa nota crédito se hace aquí, en Contabilidad.
• La TRM se sugiere solo para el dólar (es la tasa oficial que publica el Estado); para otras monedas escribe la tasa a mano.
• La tasa vigente no se actualiza sola cada día: la TRM se te recomienda y tú decides si la usas.