Ingresos para terceros (mandato)

(Configuración › Empresa › Configuración de facturas electrónicas, y Tipo de operación de la factura de venta)

¿Qué es y para qué sirve?

En un contrato de mandato, una persona o empresa (el mandante) te encarga vender o prestar un servicio en su nombre. Tú (el mandatario) facturas y cobras, pero ese dinero no es tuyo: se lo debes al mandante. Con Ingresos para terceros puedes indicar, en cada línea de la factura, si lo que vendes es tuyo o de un mandante.

Lo usan, por ejemplo, las agencias de viajes (el tiquete es de la aerolínea, la comisión es de la agencia), las inmobiliarias, las agencias de publicidad, de empleo o de eventos, y las plataformas que venden productos de terceros.

¿En qué te beneficia?

• No pagas impuestos sobre plata que no es tuya: lo que vendes a nombre del mandante no entra a tus ingresos ni a tu IVA generado. Va a una cuenta de pasivo, porque se lo debes.
• Sabes cuánto le debes a cada mandante sin llevarlo en Excel: el pasivo queda a su nombre, línea por línea.
• Cumples con la DIAN: la factura sale como factura electrónica de mandato e identifica al mandante en cada línea.
• Le rindes cuentas en un clic con el Informe de mandatos.

¿Cómo funciona?

Cuando una factura es de Ingresos para terceros, cada línea puede tener un mandante o quedar vacía:

• Línea sin mandante → es tu ingreso propio: va a tus ingresos y su IVA a tu IVA generado, como cualquier venta.
• Línea con mandante → su valor y su IVA van completos a la cuenta de pasivo que elegiste (por defecto Ingresos recibidos para terceros), a nombre del mandante. En un mandato la factura se expide a nombre del mandante, así que el IVA de esa línea es suyo: tú solo lo recaudas.

Ejemplo: vendes tu comisión de $50.000 + IVA y un tiquete de la aerolínea de $100.000 + IVA. Tu cliente te debe $178.500; tus ingresos suben $50.000 y tu IVA $9.500; y quedan $119.000 a nombre de la aerolínea en el pasivo. Cuando le pagas a la aerolínea, registras un egreso contra esa cuenta y su saldo baja a cero.

Las notas crédito de una factura de mandato solo pueden tener los mandantes que ya estaban en la factura (cada línea conserva el suyo y devuelve su parte del pasivo). Las notas débito sí pueden cargarle a cualquier contacto.

Videotutorial de Aprendizaje

¿Qué aprenderás en esta guía?

• Cómo activar Ingresos para terceros y elegir su cuenta.
• Cómo poner una cuenta propia para terceros en un ítem.
• Cómo facturar con mandantes, y cómo quedan las notas crédito y débito.
• Cómo mostrar el mandante en la impresión.

Paso a paso para usar la función

1. Activa la función. Ve a Configuración › Empresa. En el bloque Configuración de facturas electrónicas pulsa Editar, enciende Mandato / Ingresos para terceros y pulsa Guardar. En la ventana Activar ingresos para terceros elige la Cuenta contable de pasivo (Vecipp te sugiere Ingresos recibidos para terceros) y pulsa Activar.

2. (Opcional) Cuenta propia por ítem. En Inventario › Ítems de venta, abre un ítem no inventariable o un servicio y, en la configuración contable, elige la Cuenta para ingresos por terceros. Si no la eliges, se usa la de la configuración de la empresa.

3. Factura con mandantes. En Ingresos › Facturas de venta › Nueva factura, en Tipo de operación elige Ingresos para terceros. La tabla gana la columna Mandante: en cada línea elige el contacto (cliente o proveedor) a cuyo nombre vendes, o déjala en Ingreso propio. Guarda la factura como siempre.

4. Nota crédito. Al devolver una línea de mandato, la nota muestra el Mandante bajo el producto; no se puede cambiar.

5. Nota débito. Sobre una factura de mandato, la nota débito también muestra la columna Mandante en cada línea.

6. Impresión. En Configuración › Factura de venta (plantilla), deja marcada la casilla Ingresos para terceros para que el mandante aparezca bajo cada línea.

Errores comunes y cómo solucionarlos

"No puedo encender Mandato / Ingresos para terceros". Necesitas tener habilitada la facturación electrónica.

"No me aparece «Ingresos para terceros» en Tipo de operación". La función está apagada o no tiene cuenta: actívala en Configuración › Empresa.

"Una factura de Ingresos para terceros necesita al menos una línea con mandante". Si ninguna línea es de un mandante, no es un mandato: elige el mandante en alguna línea o cambia el tipo de operación a Estándar.

"Al mandante le falta el tipo o el número de documento". La DIAN exige identificar a cada mandante. Completa su tipo y número de documento en Contactos y vuelve a guardar.

Qué no hace todavía

• No existe en el POS (tampoco en la referencia) ni en las facturas recurrentes.
• El pago al mandante se registra con un egreso normal contra su cuenta de pasivo; no hay un botón especial para liquidarle.
• Si apagas la función no podrás crear nuevas facturas ni notas de mandato; las que ya hiciste no cambian.