Información exógena: Formato 1001

(Categoría: Reportes › Información exógena)

¿Qué es y para qué sirve?

La información exógena es el reporte anual que le entregas a la DIAN contando a quién le pagaste, cuánto y qué le retuviste. El Formato 1001 — Pagos o abonos en cuenta y retenciones practicadas es el principal: una fila por cada tercero y cada concepto, con lo que le pagaste o le abonaste en cuenta durante el año y las retenciones que le hiciste.

Vecipp lo arma solo a partir de lo que ya registras. Lo único que tienes que hacer es decirle, una vez por año, a qué concepto de la DIAN corresponde cada cuenta contable.

¿En qué te beneficia?

• Dejas de armarlo a mano en Excel, tercero por tercero, a partir del libro auxiliar.
• Menos errores ante la DIAN: las cifras salen de tu contabilidad, así que coinciden con tus libros.
• Lo configuras una vez: el año siguiente puedes traer la misma configuración con un clic.
• Ahorras horas a tu contador en la temporada de exógena, que es cuando menos tiempo tiene.

¿Cómo funciona?

• Cada cuenta se asocia a un concepto DIAN (por ejemplo, Arrendamientos → 5005 Arrendamientos). Si le pones concepto a una cuenta mayor, lo heredan todas sus subcuentas, salvo las que tengan su propio concepto.
• Tipo: Deducible o No deducible decide en qué columna del formato va el valor. Si no eliges, va como deducible.
• Saldo a reportar: Débito toma solo los débitos del año, Crédito solo los créditos y Neto la diferencia. Si no eliges, se usa el saldo según la naturaleza de la cuenta.
• Retenciones: marca las retenciones que se practican sobre ese pago. Las de renta van a Retención en la fuente practicada Renta y las de IVA a Retención en la fuente practicada IVA régimen común, repartidas entre los gastos del mismo documento.
• El tercero es el contacto de cada movimiento: se toma su tipo y número de documento, el dígito de verificación (solo si es NIT), la razón social o los nombres y apellidos, la dirección y el código de departamento y municipio.
• Cuantías menores: si la activas, lo que le pagaste a un tercero por menos de 3 UVT en el año se reporta junto, en un solo registro con el número 222222222, como lo permite la DIAN.
• Lo anulado no cuenta, y solo entra lo que tiene fecha dentro del año elegido.

La primera vez que abres el 2025 te proponemos una configuración sugerida con los conceptos más comunes para las cuentas de tu catálogo. Revísala antes de guardar.

Videotutorial de Aprendizaje

¿Qué aprenderás en esta guía?

• A asociar tus cuentas contables a los conceptos de la DIAN.
• A usar la configuración del año anterior.
• A descargar el Formato 1001 en Excel.

Paso a paso para usar la función

1. Abre la configuración. Entra a Reportes, abre la categoría Información exógena, pulsa Formato 1001 y, en la ventana, el enlace configuración del formato. También la encuentras en Configuración › Información exógena.

2. Elige el formato y el año. Arriba, pulsa Formato y elige 1001 - Pagos o abonos en cuenta y retenciones practicadas; pulsa Año y elige el año gravable (el año en curso no aparece: la exógena se presenta sobre un año cerrado). Pulsa Consultar.

3. Asocia cada cuenta. En la pestaña Activos están tus cuentas de activo y en Egresos tus gastos y costos. En cada fila elige:

• Concepto: escribe el código o parte del nombre para buscarlo.
• Tipo: Deducible, No deducible o (Ninguno).
• Saldo a reportar: Neto, Débito, Crédito o (Ninguno).
• Retenciones: marca las que correspondan.

4. Decide las cuantías menores. Activa o desactiva Cuantías menores arriba a la derecha. El (?) te dice qué norma aplica para ese año.

5. Guarda. Pulsa Guardar cambios. Verás «Configuración guardada con éxito».

6. Descarga el formato. Vuelve a Reportes › Información exógena, pulsa Formato 1001, elige el Año y pulsa Exportar. El Excel se descarga en el acto.

Para el año siguiente: consulta el año nuevo y pulsa Usar configuración anterior. Confirma con Sí, quiero usarla, revisa y pulsa Guardar cambios.

Errores comunes y cómo solucionarlos

"Revisa las cuentas sin conceptos". Llenaste el Tipo, el Saldo o las Retenciones de una cuenta sin elegirle Concepto. Ponle concepto o deja la fila vacía.

"No hay registros para exportar". No hay configuración guardada para ese año, o las cuentas configuradas no tuvieron movimientos con tercero en el año. Revisa la configuración y que tus documentos tengan contacto.

"Parece que no tienes configuración del Formato 1001 para el año…". Pulsaste Usar configuración anterior, pero el año pasado no se guardó ninguna. Configúralo a mano esta vez.

"Un tercero no aparece". Solo entran los movimientos que tienen contacto. Un comprobante contable sin tercero no se puede reportar.

"Los nombres salen partidos raro". Si el contacto es persona natural y no tiene separados nombres y apellidos, se parten desde el nombre completo. Edita el contacto y llena sus nombres y apellidos.

Qué no hace todavía

• Por ahora solo el Formato 1001. Los formatos 1003, 1005, 1006, 1007, 1008, 1009 y 2276 aparecen como Próximamente.
• No se envía por correo ni queda en un historial: el Excel se descarga en el momento.
• No distingue el régimen simple ni reporta el IVA mayor valor del costo o gasto, ni las retenciones asumidas o a no domiciliados: esas columnas salen en cero.
• No genera el XML para el prevalidador de la DIAN: el Excel se carga en el prevalidador.