Numeraciones de tus comprobantes contables

(Categoría: Contabilidad)

Cada comprobante contable que registras lleva un número: AC-1, AC-2, AC-3… Ese número sale de una numeración, que es simplemente una regla que dice con qué letras empieza y por qué número va.

Vecipp te crea una numeración para cada tipo de comprobante, así que esto ya funciona sin que toques nada. Esta pantalla es para cuando quieres más de una: por ejemplo, llevar los ajustes de tu área de ventas con un consecutivo y los de administración con otro.

Se entra por Contabilidad → Configuración → Numeraciones contables.

• Encuentras un comprobante por su número. Si los ajustes de ventas son AV-1, AV-2… y los de administración AA-1, AA-2…, sabes de qué se trata con solo leer el código, sin abrirlo.
• Tu contador se orienta solo. Un consecutivo por área es la forma en que se ordenan los libros de toda la vida; entregar todo revuelto en una sola numeración le cuesta tiempo a quien lo revisa.
• La nómina de cada área puede ir separada. Es el uso más concreto hoy: en Nómina eliges qué numeración usa cada área —Administrativa, Operativa y Ventas—, y esas numeraciones se crean aquí.
• Arrancas donde tú digas. Si venías numerando en otro sistema y vas por el 340, empiezas en el 341 y no pierdes la continuidad.

Cada numeración pertenece a un tipo de comprobante. No es una lista suelta: al crearla eliges de qué tipo es —Ajuste contable, Nómina, Depreciaciones…— y solo se usa para comprobantes de ese tipo.

Una de ellas es la preferida, y es la que Vecipp elige sola cuando registras un comprobante de ese tipo. Puedes tener varias del mismo tipo, pero preferida solo una.

El "Siguiente Número" es el que va a salir, no el último usado. Si dice 1, el próximo comprobante será el número 1.

Las que vienen de fábrica no se pueden apagar ni borrar, y es a propósito: son la única numeración de su tipo y además son las preferidas. En cuanto creas una segunda para ese tipo, la cosa cambia.

Desactivar no es borrar. Una numeración desactivada deja de aparecer cuando registras un comprobante, pero sigue en esta pantalla marcada como (inactiva), y los comprobantes que ya emitió no se tocan. Es lo que se usa cuando una numeración se deja de usar pero su historia tiene que quedar.

Borrar solo se puede si nunca se usó. Si ya emitió un comprobante, si es la preferida de su tipo o si un área de Nómina la tiene asignada, el botón está apagado — y al pasar el ratón por encima te dice cuál de las tres cosas es.

• A ver todas tus numeraciones contables y entender qué dice cada columna.
• A crear una numeración nueva y elegir su prefijo y su número inicial.
• A marcar cuál es la preferida de un tipo.
• A desactivar o eliminar una que ya no usas, y a saber por qué a veces no se puede.

Crear una numeración

1. Entra a Contabilidad → Configuración → Numeraciones contables.
2. Pulsa Nueva numeración, arriba a la derecha.
3. En Tipo de Comprobante Contable, pulsa el selector y busca el tipo. Puedes escribir para filtrar.
   • ¿No existe el tipo que necesitas? Al final de la lista está + Nuevo tipo de comprobante contable: lo creas ahí mismo, sin perder lo que llevas escrito.
4. Escribe el Nombre — es cómo la vas a reconocer tú (Ajustes de ventas, por ejemplo).
5. Escribe el Prefijo: las letras con las que empieza el número. Se guardan en mayúsculas.
6. En Número Inicial, pon el número por el que quieres empezar. Normalmente 1.
7. En Preferida, elige Sí si quieres que sea la que Vecipp seleccione sola para ese tipo. Viene en No.
8. Pulsa Guardar. Si vas a crear varias seguidas, usa Guardar y crear otra.

Cambiar una numeración

1. En la lista, pulsa el lápiz de su fila.
2. Cambia lo que necesites y pulsa Guardar.

Ojo con el Número Inicial de una numeración que ya se usó: si lo bajas, puedes repetir un número que ya existe.

Desactivar o eliminar

1. En su fila, la bombilla la desactiva y la ✕ la elimina.
2. Si alguno de los dos está apagado, pasa el ratón por encima: te dice el motivo.
3. Una desactivada se vuelve a encender con la misma bombilla.

Los iconos de bombilla y ✕ están apagados en todas las filas Es lo normal al principio. Cada tipo trae una sola numeración y es su preferida, y la preferida no se apaga ni se borra: dejaría al tipo sin ninguna. En cuanto crees una segunda para ese tipo, la nueva sí se puede.

"Ya tienes una numeración con ese nombre" Los nombres no se repiten dentro de tu empresa. Ponle uno que la distinga, como Ajustes de ventas en vez de Principal.

"No se puede eliminar. La está usando un comprobante contable." Ya emitió al menos un número. No se borra, porque desaparecería el rastro de un documento que existe. Si no quieres seguir usándola, desactívala.

"No se puede eliminar. La está usando un área de Nómina en su configuración contable." Está asignada a Administrativa, Operativa o Ventas. Ve a Nómina → Configuración → Configuración contable, cambia la numeración de esa área, y vuelve.

Creé una numeración y no aparece al registrar un comprobante Revisa dos cosas: que no esté (inactiva), y que sea del mismo tipo de comprobante que estás registrando.

El desplegable de Nómina no ofrece la numeración que acabo de crear En Nómina solo salen las de un tipo marcado como asociado a nómina. Abre Configuración → Tipos de comprobantes contables, edita el tipo y activa esa casilla.

• No avisa si bajas el número inicial de una numeración en uso. Puedes dejar dos comprobantes con el mismo número sin que nada te lo advierta.
• No se filtra por tipo ni por estado. El buscador de arriba filtra por texto: nombre, prefijo o tipo.
• No hay papelera. Lo que se elimina se elimina; por eso solo se puede con las que nunca se usaron.
• Estas no son las numeraciones de tus facturas. Las de facturación, con su resolución de la DIAN, están en Configuración → Numeraciones y son otra pantalla.