Formulario 350 — Retención en la fuente

(Categoría: Reportes › Fiscales)

¿Qué es y para qué sirve?

Si tu empresa es agente de retención, cada mes tiene que declararle a la DIAN lo que les retuvo a sus proveedores y pagarlo. Esa declaración es el Formulario 350.

Vecipp lo arma solo con las retenciones que ya registraste en tus compras, documentos soporte y pagos: tú eliges el mes y descargas el formulario con cada casilla diligenciada, listo para pasarlo al portal de la DIAN.

¿En qué te beneficia?

• No sumas retenciones a mano en una hoja de cálculo cada mes: el formulario sale con las casillas ya calculadas.
• Cuadra con tu contabilidad, porque sale de los mismos documentos que ya registraste.
• Separa solo personas jurídicas y naturales, como lo pide la DIAN desde agosto de 2024 (Resolución 000031 de 2024).
• Evitas sanciones por errores de digitación: las casillas llegan redondeadas al mil, como las exige el formulario.
• Trae un anexo con cada retención (fecha, tercero, documento, base, valor y tarifa), para revisar o para tu contador.

¿Cómo funciona?

• Cada retención tiene un concepto del formulario. La tabla muestra tus retenciones en la fuente y de IVA (por ejemplo Compras - (2.5%) o ReteIVA - (15.0%)), y a cada una le asignas su concepto: Honorarios, Servicios, Compras, Arrendamientos… o, para el IVA, A responsables del impuesto sobre las ventas. La ReteICA no va en este formulario.
• La primera vez te sugerimos los conceptos según el nombre de cada retención (las de IVA van a A responsables del impuesto sobre las ventas y las de transporte a Servicios). Revísalos y pulsa Guardar cambios: desde ahí se usa lo que guardaste.
• De dónde salen los valores: de las retenciones que tú practicaste en el mes, en facturas de compra, documentos soporte y pagos (egresos). Las que tus clientes te practicaron a ti no entran (esas se descuentan en tu declaración de renta).
• Retenciones devueltas: las que devuelves con una nota débito a proveedor o una nota de ajuste al documento soporte restan en las casillas 129 (renta) y 133 (IVA), y salen en el anexo como Retenciones Devueltas.
• Persona jurídica o natural: se toma del proveedor. Si no lo tiene definido, un NIT cuenta como persona jurídica y cualquier otro documento como persona natural.
• Cada casilla se redondea al mil y los totales suman las casillas ya redondeadas, como exige la DIAN.
• Lo anulado no cuenta, y solo entra lo que tiene fecha dentro del mes elegido.
• Se descarga un ZIP con dos archivos de Excel: el formulario (con las casillas 29 a 138 y la 980, Pago total) y el anexo con cada retención aplicada. El archivo también queda en Reportes › Historial de exportables.

Videotutorial de Aprendizaje

¿Qué aprenderás en esta guía?

• A asociar tus retenciones a los conceptos del formulario 350.
• A descargar el formulario de un mes.
• A pasar los valores al portal de la DIAN y presentar la declaración.

Paso a paso para usar la función

1. Abre el formulario. Entra a Reportes, abre la categoría Fiscales y pulsa Formulario 350.

2. Revisa los conceptos. En la columna Concepto formulario 350, abre la lista de cada retención y elige su concepto. Usa Buscar para encontrar una retención por su nombre. Abajo a la izquierda ves cuántas tienen concepto (por ejemplo 12 / 12); el ícono se pone verde cuando están todas.

3. Guarda. Pulsa Guardar cambios. Verás «Configuración actualizada — Ya puedes exportar el reporte con tu declaración de retenciones.» Esto se hace una sola vez: los meses siguientes basta con descargar. Si creas una retención nueva, aparecerá arriba de la tabla, sin concepto, para que se lo asignes.

4. Descarga el mes. Pulsa Descargar (arriba a la derecha). Viene elegido el mes anterior, que es el que se declara; para otro, cambia el año con las flechas y elige el mes. Pulsa Descargar al pie del calendario y se baja el ZIP.

5. Pasa los valores a la DIAN. Este paso se hace en el portal de la DIAN, no en Vecipp:

1. Entra a www.dian.gov.co › Usuario registrado con tu firma electrónica.
2. Abre Diligenciar y presentar formularios y elige el Formulario 350 — Declaración de retenciones en la fuente.
3. Elige el año y el período (el mes) que descargaste.
4. Copia cada casilla del Excel del formulario en la casilla con el mismo número del portal (por ejemplo, la 44 Servicios de personas jurídicas o la 131 de IVA).
5. Revisa que la casilla 980 (Pago total) del portal coincida con la del Excel, firma y presenta.
6. Genera el recibo de pago (formulario 490) y págalo en tu banco o por PSE antes del vencimiento, que depende del último dígito de tu NIT.

Errores comunes y cómo solucionarlos

"Una retención no aparece en el formulario". Revisa que tenga concepto en la tabla y que el documento (compra, documento soporte o pago) tenga fecha dentro del mes y no esté anulado.

"Me sale en personas naturales y es una empresa". El proveedor tiene marcado Persona natural o no tiene NIT. Corrige su tipo de persona en Contactos y descarga de nuevo.

"La casilla no coincide con la suma de mis retenciones". Es el redondeo al mil que exige la DIAN: por ejemplo, $28.500 se declara como $29.000. En el anexo ves el valor exacto de cada retención.

"No veo la ReteICA en la tabla". Es correcto: la retención de ICA se declara ante el municipio, no en el 350.

"No tuve retenciones este mes". El formulario igual se descarga, en ceros: si eres agente de retención, la DIAN puede pedirte la declaración aunque no hayas retenido.

Qué no hace todavía

• Retenciones devueltas por encima de lo retenido en el mes: las casillas 129 y 133 no pasan de lo que practicaste ese mes (el formulario nunca queda en negativo); el excedente no se lleva solo al mes siguiente.
• Retenciones asumidas: todavía no se pueden registrar retenciones que asume tu empresa.
• Rentas de trabajo (casillas 77 y 93): la retención que practicas en la nómina todavía no se suma al formulario; tómala del reporte de tu nómina.
• Autorretenciones, impuesto de timbre y sanciones (casillas 59 a 76, 113 a 128, 135 y 137) no se calculan: diligéncialas en el portal si te aplican.
• No presenta la declaración por ti ni genera el archivo para cargar a la DIAN: los valores se pasan al portal.