Cómo ver y editar los datos de tu empresa

(Categoría: Cuenta)

¿Qué es y para qué sirve?

Es donde mantienes al día la información de tu negocio: cómo se llama, con qué documento se identifica ante la DIAN, su logo, sus datos de contacto y dónde queda. Desde aquí se edita todo, sin pedirle nada a nadie.

¿En qué te beneficia?

• Tus facturas y recibos salen bien. Estos son los datos que se imprimen en el ticket de venta, en la factura y en los comprobantes contables. Un NIT mal escrito es una factura que la DIAN puede rechazar.
• Te ahorra escribirlo dos veces. Cuando la facturación electrónica esté disponible, tomará estos datos de aquí.
• Tu negocio se ve como tuyo. El logo que cargues aquí es el que aparece en los documentos que le entregas a tus clientes.
• Se corrige en el momento. Antes, cambiar el nombre o el NIT de la empresa había que pedirlo a soporte.

¿Cómo funciona?

Arriba está la presentación de tu negocio, como la portada de un perfil: una foto de portada que puedes poner tú (si no pones ninguna, verás una portada blanca con unas ondas suaves), tu logo en el centro (si todavía no lo cargas, verás la primera letra de tu nombre en naranja sobre blanco), el nombre de tu negocio en grande y, debajo, la razón social y el tipo de persona. Luego unas etiquetas con tu responsabilidad ante la DIAN, tu sector y tu ciudad, y una franja con tu NIT, tu correo, tu teléfono y tu sitio web. Esa parte solo muestra: lo que cambies en los bloques de abajo se ve ahí al guardar.

Debajo, la pantalla está dividida en bloques, en dos columnas si tu pantalla es ancha, y cada uno se guarda por separado: puedes corregir la dirección sin tocar nada más. Cada bloque tiene su botón Editar; al pulsarlo, ese bloque se convierte en formulario y aparecen Cancelar y Guardar. El botón Guardar solo se activa cuando de verdad cambiaste algo, y Cancelar deshace lo que estabas escribiendo.

Hay dos cosas que el sistema resuelve solo, para que no te equivoques:

• El dígito de verificación del NIT (ese número suelto que va después del guion) se calcula automáticamente en cuanto escribes el número. No se teclea, y por eso no puede quedar mal.
• El tipo de identificación de una empresa es siempre el NIT. Verás la lista completa de tipos de documento, pero los demás aparecen en gris: una empresa se identifica ante la DIAN con su Número de identificación tributaria, no con una cédula.

También verás que el municipio no se puede elegir hasta que elijas el departamento: la lista de municipios depende del departamento, así que primero uno y después el otro.

Estos datos son de la empresa, no de tu usuario: los mismos para todo tu equipo, a diferencia de Mi perfil, que es tuyo.

Videotutorial de Aprendizaje

¿Qué aprenderás en esta guía?

A editar los tres bloques de datos de tu empresa —identificación, contacto y dirección—, a cargar tu logo, y a entender qué documentos cambian cuando actualizas cada dato.

Paso a paso para usar la función

1. Ve a "Empresa" en el menú lateral. Verás los tres bloques: Información general, Información básica y Dirección.
2. Para poner tu portada, toca "Poner mi portada" (abajo a la derecha de la portada; en el celular, arriba a la derecha) y elige una imagen JPG, PNG o WEBP. Se abre una ventana para acomodarla antes de guardar: arrastra la imagen para moverla y usa "Acercar" para agrandarla. La parte clara es lo que se ve en un computador, lo sombreado no se ve ahí, y el recuadro punteado es lo que se ve en un celular. Pon el texto o lo importante en la zona clara y dentro del punteado, y deja libre el centro de abajo, donde va tu logo. Debajo ves cómo quedará en computador y en celular. El tamaño ideal es 1800 × 600 píxeles (tres veces más ancha que alta); si tu imagen mide menos de 1200 × 400, Vecipp te avisa que puede verse borrosa. Toca "Guardar portada". Para cambiarla usa "Cambiar portada", y para volver a la ilustración de Vecipp, "Quitar".
3. Para cargar tu logo, haz clic en el recuadro punteado de la izquierda y elige la imagen. Se sube al instante, sin necesidad de guardar. Acepta JPG, PNG o WEBP, hasta 10 MB. Si te arrepientes, usa "Quitar logo" debajo del recuadro.
4. En "Información general", pulsa "Editar" y completa:
   • Persona natural o Persona jurídica: elige lo que sea tu negocio.
   • Tipo de identificación: elige Número de identificación tributaria.
   • Número de identificación: escribe el NIT sin puntos ni guion. El recuadro pequeño de la derecha se llena solo con el dígito de verificación.
   • Nombre: es obligatorio.
   • Responsabilidad tributaria: es obligatoria. Elige la que aparece en tu RUT (Responsable de IVA, No responsable de IVA, INC, etc.).
5. Pulsa "Guardar" en ese mismo bloque.
6. En "Información básica", pulsa "Editar" y completa el correo de la empresa, el teléfono (elige el país a la izquierda y escribe el número a la derecha), el sitio web —sin el www., que ya viene puesto—, la moneda, el número de colaboradores y el sector.
7. En "Dirección", pulsa "Editar", escribe la dirección, elige primero el departamento y después el municipio.
8. Revisa cómo quedó: haz una venta de prueba en POS y mira el ticket, o abre cualquier comprobante contable e imprímelo. Ahí verás el nombre, el NIT y la responsabilidad tributaria que acabas de guardar.

¿Sabías que...? Si tu cuenta tiene varias empresas, estos datos son los de la empresa con la que estás trabajando en ese momento — la que aparece arriba a la izquierda. Cambia de empresa ahí y verás los datos de la otra.

Errores comunes y cómo solucionarlos

• El botón "Guardar" está apagado y no puedo hacer clic: es a propósito — solo se enciende cuando cambias algo. Si no modificaste nada, no hay nada que guardar.
• Pulsé "Guardar" y me dice "Ingresa el nombre de la empresa": el nombre y la responsabilidad tributaria son obligatorios. Complétalos y vuelve a guardar.
• No puedo elegir "Cédula de ciudadanía" en el tipo de identificación: no es un error. Una empresa se identifica siempre con su Número de identificación tributaria (NIT), incluso si eres persona natural con RUT.
• El desplegable de Municipio está apagado: elige primero el departamento; la lista de municipios depende de él.
• Cambié de departamento y se me borró el municipio: es a propósito, para que no quede guardado un municipio que no pertenece al departamento nuevo. Vuelve a elegirlo.
• No veo el botón "Editar" en ningún bloque: tu rol no tiene permiso para editar la configuración. Pídele a un administrador principal que te lo dé en Configuración → Equipo.

Qué no hace todavía

• La portada solo se ve en esta pantalla por ahora: no sale en tus facturas, tirillas ni en la tienda.
• La portada se guarda siempre en 1800 × 600 píxeles: si subes una imagen más pequeña, se agranda y puede verse borrosa.
• El país no se edita desde aquí. Queda fijado cuando se crea la cuenta.
• La moneda todavía es informativa. Puedes elegirla y se guarda, pero por ahora todos los importes se siguen mostrando en pesos colombianos. Cambiarla no convierte precios ni cambia el símbolo.
• En el teléfono se muestra el código del país (CO), no la banderita. Es para que se vea igual en todos los computadores.
• La facturación electrónica ante la DIAN todavía está en construcción. Cuando esté lista usará estos datos; el municipio se confirmará con el listado oficial de la DIAN.