Documentos electrónicos: el estado de tus ventas ante la DIAN

(Categoría: POS)

¿Qué es y para qué sirve?

Es la pantalla del POS donde ves todo lo que tus ventas le enviaron a la DIAN: cada factura electrónica y cada documento POS, con su estado (Aprobada, Enviando a la DIAN o Rechazada). Si todavía no emites documentos electrónicos, esta misma pantalla te invita a habilitarlos.

¿En qué te beneficia?

• Te enteras a tiempo de un rechazo, antes de que el cliente o la DIAN te lo reclamen.
• Lo corriges y reenvías desde la caja, sin ir a otra app.
• Reimprimes el ticket con su código y QR cuando un cliente lo pide.
• Sabes cuánto emitiste hoy de un vistazo.

¿Cómo funciona?

La pantalla cambia según tu negocio:

• Si no tienes activa la factura electrónica ni el documento POS, ves «Emite documentos POS o facturas electrónicas, ¡tú decides!» con dos tarjetas: Factura electrónica (para cualquier venta, de contado o a crédito) y Documento POS electrónico (solo de contado). Cada una tiene su botón para habilitarla en Configuración → Habilitaciones.
• Si ya tienes alguno activo, ves el listado de tus documentos.

Cada venta con una numeración electrónica se envía sola a la DIAN al guardarla, y también las notas que la corrigen: la nota crédito de una factura electrónica devuelta y la nota de ajuste de un documento POS devuelto. Cada nota muestra bajo su número qué venta corrige («Corrige FE-7»). Vender y enviar son cosas separadas: si la DIAN está caída, la venta queda guardada y Vecipp la sigue intentando. Aquí ves en qué quedó cada una. Incluye también las facturas electrónicas hechas desde Contabilidad.

Videotutorial de Aprendizaje

¿Qué aprenderás en esta guía?

A revisar el estado de tus documentos ante la DIAN, encontrar los rechazados, reenviarlos e imprimir su ticket.

Paso a paso para usar la función

1. En el menú del POS, entra a «Documentos electrónicos».
2. Arriba ves tus cifras de hoy: Aprobados, Enviándose y Rechazados por corregir (este cuenta todos los rechazados, de cualquier fecha). Pulsa esa tarjeta para ver solo los rechazados.
3. Filtra por documento (Factura electrónica, Documento POS, Nota crédito o Nota de ajuste), por estado o por fechas. Por defecto ves los de hoy; «Todas las fechas» quita el rango. También puedes buscar por número o cliente.
4. En cada fila:
   • pulsa el número para abrir la venta (o, en una nota, la devolución);
   • Imprimir abre la impresión ahí mismo, con el código y el QR de la DIAN (en las notas se imprime desde el detalle de la devolución);
   • Ver en la DIAN (en las aprobadas) abre el documento en la página de la DIAN;
   • Reintentar (en las rechazadas) la envía de nuevo cuando ya corregiste lo que dice el motivo.
   • Bajo cada rechazada ves qué pasó y «Qué hacer», en palabras claras. El texto técnico de la DIAN queda en «Detalle de la DIAN».
5. «La DIAN no responde · Vecipp reintenta sola»: no tienes que hacer nada; bajo la fila ves cuándo es el próximo intento (Parte 13 de la guía de Facturación electrónica).
6. ¿Varios rechazados por la misma causa? Corrígela y pulsa «Reintentar todos» (junto a las cifras): Vecipp los reenvía todos de una vez, con el mismo número.
7. ¿Quieres ver tu consumo de numeración o el vencimiento de tu firma? Pulsa «Configurar en Habilitaciones».

Errores comunes y cómo solucionarlos

• Una venta sale «Rechazada DIAN». Lee «Qué hacer» bajo la fila. Los más comunes y cómo corregirlos están en la guía Facturación electrónica (por ejemplo DEAB19b, FAJ71). Corrige y pulsa Reintentar: el número no se pierde.
• No veo el botón «Reintentar». Solo lo ven los usuarios con permiso para crear ventas en POS.
• La lista sale vacía. Por defecto muestra solo hoy: pulsa «Todas las fechas».
• Veo «Emite documentos POS o facturas electrónicas» y yo ya habilité. Falta pulsar «Activar» en Habilitaciones: hasta entonces no se envía nada.

Qué no hace todavía

• No envía notas débito ni notas por rebajas o ajustes de precio sin devolver producto.
• No envía el correo con el PDF y el XML al comprador.
• No exporta el listado a Excel.
• No descarga el XML desde aquí.