Numeraciones de nómina

(Categoría: Nómina)

Es el número con el que van saliendo tus documentos de nómina electrónica: NE-1, NE-2, NE-3…

Tú decides con qué letras empiezan (el prefijo) y desde qué número arrancan. De ahí en adelante Vecipp lo va corriendo solo.

• No hay trámite. A diferencia de la facturación, las numeraciones de nómina no necesitan autorización de la DIAN. Las creas y ya.
• Puedes continuar donde venías. Si ya emitías nómina en otro lado y ibas por el documento 340, arrancas en 341 y no se te rompe la secuencia.
• Cada documento se distingue de un vistazo. Un NE-12 es una nómina; un NA-3, un ajuste. No hay que abrirlos para saberlo.
• Nunca se repite un número, que es lo que la DIAN no perdona: un documento repetido no se arregla editándolo.

Hay tres tipos de documento, y son tres cosas distintas:

| Tipo | Para qué es | |---|---| | Nómina electrónica | El documento normal: el pago de un periodo. Es el que vas a usar siempre | | Nota de ajuste | Para corregir una nómina que ya emitiste. Una vez enviada a la DIAN, no se edita: se ajusta | | Cancelación de nómina | Para anular una emisión |

Necesitas al menos la de Nómina electrónica; las otras dos, el día que tengas que corregir o anular.

La numeración por defecto es la que se elige sola al generar un documento. Hay una por tipo: puedes tener a la vez tu preferida de nómina electrónica y tu preferida de notas de ajuste, porque son documentos distintos. Al marcar una nueva como preferida, la anterior de ese mismo tipo deja de serlo.

La columna «Siguiente número» te dice con qué número va a salir el próximo documento. Si creas la numeración empezando en 341, ahí verás 341 hasta que emitas el primero.

Dos candados, y los dos existen por lo mismo —un documento repetido ante la DIAN no se arregla después:

• Una vez que la numeración emitió algo, no puedes mover su número inicial.
• Una numeración que ya emitió no se elimina. Si ya no la usas, apágala con su interruptor: lo que emitió sigue existiendo.

• Para qué sirve cada uno de los tres tipos de documento.
• Cómo crear tu primera numeración.
• Qué es la numeración por defecto y por qué hay una por tipo.
• Por qué a veces no te deja cambiar el número inicial.

1. Entra a Nómina y abre Configuración en el menú de la izquierda.
2. En la tarjeta Numeraciones, pulsa Numeraciones.
3. Pulsa Nueva numeración arriba a la derecha.
4. Completa los cuatro campos, todos obligatorios:
   • Tipo de documento: empieza por Nómina electrónica.
   • Prefijo: las letras que van delante, por ejemplo NE. Solo letras y números, sin guiones ni espacios.
   • Número inicial: desde dónde arranca. Deja 1 si empiezas de cero.
   • Nombre: cómo la reconoces tú, por ejemplo Principal. No sale en el documento.
5. Activa Establecer como numeración por defecto si quieres que se elija sola.
6. Pulsa Guardar numeración. Aparecerá en la lista como Activa.
7. Para editarla, pulsa los tres puntos ⋯ de su fila y elige Editar.
8. Para dejar de usarla sin borrarla, mueve su interruptor a la izquierda.

• "El prefijo solo puede llevar letras y números." Quita el guion o el espacio: escribe NE, no NE- ni N E. El guion lo pone Vecipp solo.
• "Ya tienes una numeración con ese nombre." Los nombres no se repiten. Ponle uno que la distinga, como Nómina 2026.
• "Esta numeración ya emitió documentos: no se puede cambiar su número inicial." Es a propósito. Si necesitas otra secuencia, crea una numeración nueva y márcala como preferida.
• "Esta numeración ya emitió documentos: desactívala en vez de eliminarla." Lo que ya se emitió tiene que poder consultarse. Apágala con su interruptor.
• "No sé cuál es la de nómina y cuál la de ajustes." Ábrela con Editar: ahí se ve el tipo de documento.

• Todavía no se emite nada, así que el consecutivo nunca avanza: la columna Siguiente número se va a quedar quieta hasta que exista la emisión de nómina electrónica.
• La nota de ajuste y la cancelación se pueden crear, pero todavía no hay nada que ajustar ni que cancelar.
• El listado no muestra el tipo de documento en una columna; hay que abrir la numeración para verlo.
• No hay buscador ni filtro.