Numeraciones de nómina

(Categoría: Nómina)

¿Qué es y para qué sirve?

Es el número con el que van saliendo tus documentos de nómina electrónica: NE-1, NE-2, NE-3…

Tú decides con qué letras empiezan (el prefijo) y desde qué número arrancan. De ahí en adelante Vecipp lo va corriendo solo.

¿En qué te beneficia?

• No hay trámite. A diferencia de la facturación, las numeraciones de nómina no necesitan autorización de la DIAN. Las creas y ya.
• Puedes continuar donde venías. Si ya emitías nómina en otro lado y ibas por el documento 340, arrancas en 341 y no se te rompe la secuencia.
• Cada documento se distingue de un vistazo. Un NE-12 es una nómina; un NA-3, un ajuste. No hay que abrirlos para saberlo.
• Nunca se repite un número, que es lo que la DIAN no perdona: un documento repetido no se arregla editándolo.

¿Cómo funciona?

Hay tres tipos de documento, y son tres cosas distintas:

Necesitas al menos la de Nómina electrónica; las otras dos, el día que tengas que corregir o anular.

La numeración por defecto es la que se elige sola al generar un documento. Hay una por tipo: puedes tener a la vez tu preferida de nómina electrónica y tu preferida de notas de ajuste, porque son documentos distintos. Al marcar una nueva como preferida, la anterior de ese mismo tipo deja de serlo.

Apagar una numeración no le quita la preferencia. Mientras está apagada, Vecipp numera con otra activa del mismo tipo; cuando la vuelves a encender, recupera su lugar sin que tengas que marcarla otra vez.

La lista va ordenada por tipo de documento: primero las de nómina electrónica, después las de notas de ajuste y al final las de cancelación. La columna «Tipo de documento» te dice de cuál es cada una sin tener que abrirla.

La columna «Siguiente número» te dice con qué número va a salir el próximo documento. Si creas la numeración empezando en 341, ahí verás 341 hasta que emitas el primero.

Dos candados, y los dos existen por lo mismo —un documento repetido o saltado ante la DIAN no se arregla después:

• El tipo, el prefijo y el número inicial se eligen una sola vez, al crearla. Al editar solo puedes cambiar el nombre y si es la de por defecto. Si necesitas otra secuencia, crea una numeración nueva.
• Una numeración que ya emitió no se elimina. Si ya no la usas, apágala con su interruptor: lo que emitió sigue existiendo.

Video: crea tu numeración de nómina

¿Qué aprenderás?

• Para qué sirve cada uno de los tres tipos de documento.
• Cómo crear tu primera numeración.
• Qué es la numeración por defecto y por qué hay una por tipo.
• Por qué el prefijo y el número inicial ya no se cambian después de crearla.

Paso a paso

1. Entra a Nómina y abre Configuración en el menú de la izquierda.
2. En la tarjeta Numeraciones, pulsa Numeraciones.
3. Pulsa Nueva numeración arriba a la derecha.
4. Completa los cuatro campos, todos obligatorios:
   • Tipo de documento: empieza por Nómina electrónica.
   • Prefijo: las letras que van delante, por ejemplo NE. Solo letras: sin números ni guiones. Si escribes espacios, se quitan al guardar.
   • Número inicial: desde dónde arranca. Deja 1 si empiezas de cero.
   • Nombre: cómo la reconoces tú, por ejemplo Principal. No sale en el documento.
5. Activa Establecer como numeración por defecto si quieres que se elija sola.
6. Pulsa Guardar numeración (se enciende cuando los cuatro campos están bien). Aparecerá en la lista como Activa.
7. Para cambiarle el nombre o hacerla la de por defecto, pulsa los tres puntos ⋯ de su fila, elige Editar, cambia lo que necesites y pulsa Guardar numeración.
8. Para dejar de usarla sin borrarla, mueve su interruptor a la izquierda: queda Inactiva.
9. Para eliminarla, pulsa ⋯ › Eliminar y confirma con Eliminar. Solo se puede si todavía no emitió nada: si ya emitió, Eliminar sale apagado y, al pasar el ratón por encima, te dice por qué.

Errores comunes

• "El prefijo solo puede contener letras y espacios" (debajo del campo, en rojo). Quita los números, guiones o signos: escribe NE, no NE1 ni NE-. El número lo pone Vecipp solo.
• "El botón Guardar numeración no se enciende." Falta alguno de los cuatro campos, el prefijo tiene algo que no es letra o el número inicial está en 0: empieza en 1 o más.
• "Ya tienes una numeración con ese nombre." Los nombres no se repiten. Ponle uno que la distinga, como Nómina 2026.
• "Al editar, el prefijo y el número inicial salen en gris." Es a propósito: se eligen al crear la numeración. Si necesitas otra secuencia, crea una numeración nueva y márcala como preferida.
• "Esta numeración ya emitió documentos: desactívala en vez de eliminarla." Lo que ya se emitió tiene que poder consultarse. Apágala con su interruptor.
• "No sé cuál es la de nómina y cuál la de ajustes." Ábrela con Editar: ahí se ve el tipo de documento.

¿Qué no hace todavía?

• El listado no muestra el tipo de documento en una columna: van agrupadas por tipo, y para ver el de una en concreto hay que abrirla con Editar.
• No hay buscador ni filtro.
• No puedes cambiar el prefijo ni el número inicial de una numeración ya creada: se crea otra.