Cómo registrar una nota débito a un proveedor

(Categoría: Contabilidad)

¿Qué es y para qué sirve?

Una nota débito a un proveedor es el documento con el que registras que el proveedor te debe algo a ti: le devolviste mercancía, te cobró de más en una factura, o te reconoce un valor a favor. Sirve para bajar lo que le debes, para registrar que te devolvió la plata o para dejar ese valor a tu favor.

¿En qué te beneficia?

No le pagas de más a nadie. Lo que el proveedor te reconoce se descuenta de su factura de compra, y tu cuenta por pagar queda con la cifra real.
Tu inventario queda cuadrado. La mercancía que devuelves sale de la bodega sola.
La contabilidad se hace sola: se reversa el IVA descontable y sale el inventario, sin comprobantes manuales.
Nada se pierde de vista: lo que no aplicas a una factura queda como saldo a tu favor, visible en la nota.

¿Cómo funciona?

La nota tiene las mismas líneas que una factura de compra: productos de tu inventario (lo que devuelves) o cuentas contables (un cobro de más, un flete mal liquidado). Su total se puede usar de tres maneras, y puedes combinarlas:

Lo que haces con el total	Qué pasa
Débito a factura de compra	Baja lo que le debes en esa factura. En su detalle aparece en «Notas débito» y le baja el «Saldo pendiente».
Devolución de dinero	El proveedor te devolvió la plata: entra a la caja o a la cuenta bancaria que elijas.
Nada (queda por aplicar)	Queda como saldo a tu favor con el proveedor. Lo ves en «Por aplicar».

En contabilidad: lo aplicado a facturas baja Cuentas por pagar a proveedores, el dinero entra a Caja o Bancos, y lo que queda por aplicar va a Devoluciones a proveedores. Del otro lado se reversa el IVA descontable y sale el inventario (o la cuenta contable de la línea).

Una nota débito a un proveedor no va a la DIAN: es un documento interno de tu contabilidad.

Videotutorial de Aprendizaje

Video explicativo — próximamente

¿Qué aprenderás en esta guía?

A registrar una devolución o un ajuste con un proveedor, a descontarlo de una factura de compra, a registrar que te devolvió el dinero y a leer el asiento que se genera.

Paso a paso para usar la función

Hay dos formas de empezar:

Desde el menú

Ve a Contabilidad → Gastos → Notas débito y pulsa «Nueva nota débito».
Elige el Proveedor, la Bodega de donde sale la mercancía, la Fecha y, si tienes varias, la Numeración (verás el número que va a llevar, por ejemplo ND-1).

Desde la factura de compra

Abre la factura en Contabilidad → Gastos → Facturas de compra.
Pulsa «Aplicar nota débito». El formulario se abre con el proveedor, la bodega y la factura ya puestos.

Y en los dos casos:

En las líneas, elige el Concepto: un producto (se llenan su costo y su impuesto) o una cuenta contable. Ajusta Precio, Desc %, Impuesto y Cantidad. Abajo ves el total.
Si el proveedor te devolvió plata, pulsa «Agregar devolución de dinero», elige la Cuenta bancaria (o Efectivo (caja)) y escribe el Monto.
Para descontarlo de lo que le debes, en «Débito a factura de compra» pulsa «Agregar factura de compra», elige la factura (ves su Total, lo Pagado y lo que está Por pagar) y escribe el Monto.
Revisa «Por aplicar»: lo que no devolviste en dinero ni aplicaste a una factura queda a tu favor.
Pulsa Guardar. En el detalle ves el Total, lo Por aplicar, las facturas a las que se aplicó, la devolución de dinero y el asiento contable. Desde ahí también puedes Imprimir.

Errores comunes y cómo solucionarlos

«El monto aplicado a la factura de compra … no puede ser mayor a lo que falta por pagar». Esa factura ya tiene pagos u otras notas: aplica como máximo lo que dice «Por pagar».
«La devolución de dinero más lo aplicado a facturas no puede superar el total de la nota». Baja alguno de los dos montos.
«La factura de compra … es de otro proveedor». Solo puedes aplicar la nota a facturas del mismo proveedor.
«Stock insuficiente: hay X disponibles y se intentan sacar Y». No puedes devolver más unidades de las que hay en esa bodega. Revisa la bodega elegida.
«No hay ninguna cuenta contable configurada para "Devoluciones de proveedores"» (o para IVA descontable, Inventario, Caja o Bancos). Configúrala en Contabilidad → Catálogo de cuentas → Parametrización contable. Las empresas nuevas ya la traen configurada.
«Este proveedor no tiene facturas de compra por pagar». Todas sus facturas ya están pagadas: deja la nota por aplicar o regístrala con devolución de dinero.
No veo el botón «Aplicar nota débito» en la factura. Solo aparece en Contabilidad, si la factura todavía tiene saldo y tu rol puede crear en Contabilidad.

Qué no hace todavía

No se edita ni se anula una nota débito a proveedor después de guardarla.
No crea un «Pago recibido» aparte por la devolución de dinero: el dinero queda registrado dentro de la misma nota y de su asiento.
El saldo «Por aplicar» no se puede usar después en otra factura de compra: hoy solo se aplica al crear la nota.
No devuelve retenciones que le hayas practicado al proveedor.
No es el documento soporte ni su nota de ajuste ante la DIAN (compras a quien no factura): eso llega en una próxima entrega.
No tiene exportación a Excel ni filtros avanzados: el buscador encuentra por número o proveedor.