Cómo registrar una devolución en ventas (nota crédito)

(Categoría: Contabilidad)

¿Qué es y para qué sirve?

Una nota crédito es el documento con el que le devuelves plata (o le bajas la deuda) a un cliente por una venta que ya facturaste. Es lo que se usa cuando te devuelven un producto o cuando anulas una factura ya emitida. Si la venta fue un documento del POS, el documento equivalente se llama nota de ajuste POS, y se hace desde la misma pantalla.

¿En qué te beneficia?

No tienes que borrar la factura. Una factura emitida no se toca: la nota crédito deja el rastro correcto de qué se devolvió y por qué, que es lo que exige la contabilidad y lo que pide la DIAN.
El inventario vuelve solo. Lo que el cliente devuelve se reingresa a la bodega de la venta sin que tengas que ajustarlo aparte.
La factura se descuenta sola. Si el cliente todavía te debía esa factura, la nota le baja el saldo sin que registres nada más.
Decides qué pasa con el resto en el mismo momento: abonarlo a otra factura, devolver el dinero o dejarlo como saldo a favor.
El asiento contable queda hecho, con el IVA revertido y el inventario de vuelta en tus libros.

¿Cómo funciona?

Toda nota crédito corrige una factura. Primero eliges el cliente y el tipo de nota crédito, que es el motivo, y después la factura. El tipo decide qué te pide la tabla:

Devolución parcial de los bienes y/o no aceptación parcial del servicio: escribes cuántas unidades de cada producto vuelven.
Anulación de factura: devuelve la factura entera. La tabla no se edita: va todo lo que queda por devolver. Si la factura no tenía cobros, queda anulada; si ya estaba cobrada, sigue cobrada y el valor de la nota queda por aplicar (para abonarlo a otra factura o devolverle el dinero al cliente). Solo se puede anular una factura que no tiene otras notas crédito.
Rebaja o descuento y Descuento comercial por volumen de ventas: le das al cliente un porcentaje de descuento sobre cada producto, sin que devuelva nada.
Descuento comercial por pronto pago: igual, pero sin IVA: es un descuento financiero por pagar antes, no una rebaja del precio.
Ajuste de precio: corriges lo que cobraste. Ves el Precio original de cada línea y escribes el Precio nuevo; se devuelve la diferencia con su impuesto.
Otros: escribes tú las líneas (producto, cantidad, precio, descuento e impuesto) y cuánto le abonas a cada factura. Lo que pongas vuelve al inventario.

Si la factura tuvo propina, aparece la sección Propinas con «La factura asociada tiene una propina por $…» y tres opciones: No incluir en la devolución (la que viene marcada), Devolver todo o Monto específico. Lo que devuelvas se suma al total de la nota en la fila Propinas y sale de la misma cuenta de pasivo donde entró; en la DIAN, la nota lleva el mismo cargo «Propina».

Los descuentos no devuelven productos: el inventario no se mueve y la factura se puede seguir devolviendo entera después. Lo que sí baja es lo que el cliente te debe (o lo que le devuelves).

El total se redondea al peso, como en tus facturas: los centavos se ajustan en el impuesto. La única excepción son las notas electrónicas, que van a la DIAN con sus centavos exactos.

Con el total calculado, la nota se abona sola a la factura hasta lo que el cliente todavía te debe de ella. Si la factura ya estaba pagada, o si la nota vale más que la deuda, sobra un monto restante para devolver, y tú decides qué hacer con él: abonarlo a otra factura del cliente, devolverle el dinero desde una cuenta bancaria o la caja, o dejarlo como saldo a favor (queda Por aplicar para su próxima compra).

El dinero que devuelves sale en un comprobante de egreso. Cada fila de "Devolver dinero al cliente" genera su propio pago (lo ves en Gastos → Pagos como "Devolución por nota crédito: NC-…"), con la fecha y la cuenta que elegiste: así cada salida de la caja o del banco queda registrada el día en que pasó, y tu conciliación bancaria la encuentra. Mientras no le devuelvas la plata ni la abones, lo que la nota le debe al cliente queda en tu contabilidad como "Devoluciones de clientes", una deuda con él, no como un descuento en tu cartera.

El saldo a favor se usa editando la nota. Si el cliente vuelve a comprar, la venta queda por cobrar y abres la nota crédito con "Editar": en "Abonar otra factura" eliges esa venta, o en "Devolver dinero al cliente" le entregas la plata. La nota conserva su número.

Si la factura es electrónica, la nota también lo es. Al corregir una factura electrónica aprobada por la DIAN, Vecipp emite una nota crédito electrónica con su propia numeración, la firma y la envía sola a la DIAN, apuntando al CUFE de la factura. Si la venta fue un documento POS electrónico, sale una nota de ajuste. También las notas que solo corrigen el valor (rebaja, ajuste de precio, pronto pago o volumen) salen electrónicas, con su concepto ante la DIAN y sin devolver productos. Si la factura todavía no está aprobada (se está enviando o fue rechazada), la nota no se puede registrar hasta que lo esté.

¿Y si la factura está en dólares?

La nota crédito toma la moneda y la tasa de la factura que devuelves: los valores se ven en dólares, la hoja trae el Total COP y tu contabilidad reversa la venta a la misma tasa, así que no aparece diferencia en cambio. Lo que la nota no alcanza a cruzar con la factura queda como saldo a favor del cliente (o se le devuelve en dinero). Si es electrónica, va a la DIAN en pesos y se le informa la moneda y la tasa, igual que la factura.

Videotutorial de Aprendizaje

Video explicativo — próximamente

¿Qué aprenderás en esta guía?

A registrar la devolución de una venta o la anulación de una factura, a decidir qué pasa con el dinero, y a consultar, imprimir y enviar por correo la nota que quedó, con su código QR y su asiento contable.

Paso a paso para usar la función

Ve a Contabilidad → Ingresos → Devoluciones y haz clic en "+ Nueva devolución".
Elige el tipo de documento: Nota crédito para corregir una factura de venta, o Nota ajuste POS para corregir un documento del POS. En Nota ajuste POS los campos se llaman "Nota ajuste POS" (el motivo) y "Documento POS asociado". Si ya elegiste una factura y cambias de pestaña, te avisa que vas a empezar de nuevo ("Cambiar documento" o "Seguir sin cambios"); si todavía no, se conserva el cliente y solo vuelves a elegir el tipo.
Arriba a la derecha ves el número que va a llevar la nota.
Elige el cliente, el tipo de nota crédito (el ? te explica para qué es) y la fecha de creación.
Elige la factura de venta asociada: la lista muestra las facturas de ese cliente que todavía se pueden corregir, de la más nueva a la más vieja. Al elegirla ves su Total venta, sus Retenciones, lo Cobrado y lo que queda Por cobrar.
Completa la tabla:
- En una devolución parcial, escribe la Cantidad devuelta de cada producto. No puede pasar de la cantidad vendida (si ya devolviste parte antes, solo ves lo que queda).
- En una anulación, la tabla ya viene llena con todo.
- En Rebaja, Pronto pago o Volumen, escribe el % de descuento de cada producto. Con "Aplicar descuento a todo" pones el mismo porcentaje en todas las líneas de una vez.
- En Ajuste de precio, escribe el Precio nuevo de cada línea; tiene que ser menor que el original.
- En Otros, busca cada producto, escribe cantidad, precio, descuento e impuesto, y suma filas con "Agregar línea". Arriba, escribe el Monto que le abonas a la factura (no puede pasar de lo que debe) y usa "Agregar otra factura" si repartes entre varias.
- Abajo ves el Subtotal, una fila de Devolución de impuesto por cada tarifa (por ejemplo, Devolución IVA (19.00%)) y el Total devolución.
Escribe la Razón (el motivo, que también va a la DIAN si la nota es electrónica) y, si quieres, unas Notas, que salen impresas en el documento.
Revisa "Devoluciones de pagos recibidos". Te dice cuánto se abona solo a la factura asociada y cuánto es el monto restante para devolver. Con ese restante puedes:
- "+ Abonar otra factura": eliges otra factura del cliente que esté por cobrar. El Monto abonado sale solo: lo que queda de la nota, hasta lo que esa factura debe.
- "+ Devolver dinero al cliente": por cada salida de dinero, una fila con su Fecha, la cuenta bancaria (o la caja) de donde sale y el monto. El monto se habilita al elegir la cuenta, y mientras lo escribes ves cuánto queda ("Monto total disponible"). Puedes agregar varias filas, por ejemplo una en efectivo y otra por transferencia.
- Lo que no repartas queda como saldo a favor del cliente, y el formulario te lo dice.
Si hace falta, abre "Más ajustes" (junto a los totales): ahí eliges el centro de costo de la nota, la bodega a la que vuelven los productos (por defecto, la de la factura) y la orden de entrega y la orden de compra del cliente. Pulsa "Guardar cambios".
Haz clic en "Guardar". Si queda dinero sin aplicar, te pregunta en "Pagos pendientes por aplicar": con "Sí, continuar" queda como saldo a favor que podrás usar después; con "Volver" sigues editando. Se abre el detalle de la nota.

Usar el saldo a favor o devolver el dinero después

Abre la nota en Contabilidad → Ingresos → Devoluciones y haz clic en "Editar" (o en el menú ⋮ del listado, "Editar").
En "Devoluciones de pagos recibidos" ves cuánto queda por repartir. Usa "+ Abonar otra factura" para descontárselo a una venta que el cliente te debe, o "+ Devolver dinero al cliente" para entregarle la plata.
Haz clic en "Editar". La nota conserva su número, la factura queda abonada (o se genera el pago de la devolución) y el detalle lo muestra en "Facturas abonadas" o en "Dinero devuelto".

Al editar también puedes cambiar los productos, el tipo o la fecha: Vecipp deshace lo que la nota había movido (inventario, abonos, contabilidad) y lo vuelve a registrar con los datos nuevos. Si quitas una fila de dinero, su pago queda eliminado.

Eliminar una nota crédito

En el listado, abre el menú ⋮ de la nota y elige "Eliminar". Te pregunta "¿Está seguro de que desea eliminar la nota crédito…? Esta operación no se puede deshacer.": con "Sí", los productos vuelven a salir del inventario, las facturas recuperan lo que la nota les había abonado, los pagos de la devolución quedan eliminados y su asiento contable queda anulado. El número de la nota no se vuelve a usar.

El detalle de la nota crédito

Arriba, una barra con las cifras como pasaron: el Total, lo devuelto en efectivo (o por transferencia), lo descontado de facturas, el saldo a favor —solo las que aplican— y lo que queda por aplicar (el saldo a favor que el cliente todavía no usó). A la derecha, Imprimir, Compartir y Editar; si Editar sale en gris, pasa el mouse por encima: te dice por qué.
Pegada a la barra, la nota tal como se imprime: tu empresa, el número y la fecha, el cliente, el tipo de nota, la factura asociada con lo que se le abonó, los productos, los totales, la razón, las notas y un código QR con los datos de la nota. En la esquina, una cinta dice cómo quedó: DEVUELTA (le devolviste el dinero), CRUZADA (se descontó de sus facturas), APLICADA (su saldo a favor ya se usó), POR APLICAR (le queda saldo a favor) o RECHAZADA (la DIAN la rechazó). La tabla de productos cambia según el tipo: en un ajuste de precio ves el precio original y el nuevo; en un descuento, el porcentaje.
Si la nota es electrónica, encima va su estado ante la DIAN.
Debajo, una tarjeta con pestañas: Contabilidad (el asiento, que también puedes imprimir), Factura con el número de la factura de la nota (lo que se le abonó), Facturas abonadas (las otras que abonó, si las hay), Dinero devuelto si devolviste dinero (el número, la fecha y el monto de cada pago de devolución; haz clic en el número para abrirlo) y Comentarios y recordatorios, como en tus facturas. Al pie, la lista de precios, la bodega, el centro de costo y las órdenes si las pusiste en Más ajustes, y quién la hizo.
"Editar" abre la nota para cambiarla o usar su saldo (ver arriba).
"Imprimir" saca la nota en tamaño carta. En la ventana de impresión puedes elegir "Guardar como PDF".
"Compartir" abre "Enviar devolución por correo": el correo del cliente ya viene puesto (puedes agregar más con +), puedes enviarte una copia, subir archivos para adjuntarlos y editar el mensaje con el lápiz. El correo lleva el PDF de la nota.

Crear una devolución a partir de un archivo XML

Si tienes la factura electrónica en XML, en Contabilidad → Ingresos → Devoluciones entra a "Más acciones" → "Nueva devolución desde XML" y sube el archivo. Sirven la factura o nota crédito electrónica (UBL 2.1), el documento adjunto que envía tu proveedor de facturación electrónica y una factura de venta exportada desde Vecipp.

El XML tiene que ser de tu empresa: si lo emitió otra (por ejemplo, la factura de un proveedor), Vecipp lo rechaza y te dice quién la emitió; esa va en Gastos. Si subes una nota crédito, se busca la factura que ella corrige (no el número de la nota), y si esa factura ya tiene devoluciones —o esa misma nota ya está registrada— te lo avisa antes de guardar.

Si la factura del archivo está registrada en Vecipp, el formulario se abre con el cliente y la factura ya elegidos, como una devolución parcial: solo escribes las cantidades. Nada queda registrado al subir el archivo: revisas y guardas tú. Si la factura no está en Vecipp, te avisa que por ahora solo se corrigen facturas registradas aquí.

Errores comunes al subir el archivo:

"El archivo no es un XML válido": se descargó a medias o se dañó al copiarlo. Vuelve a descargarlo.
"No reconocemos este tipo de documento": solo se aceptan facturas y notas crédito.
"Este es un documento adjunto de la DIAN, pero no trae la factura embebida": sube el XML de la factura en lugar del adjunto.

Descargar el listado en Excel

En "Más acciones" → "Exportar" descargas un Excel con las mismas columnas de la tabla (número, cliente, fecha, tipo de nota, factura, moneda, total, por aplicar y Estado DIAN), en el orden en que la tengas y con lo que tengas puesto en el buscador y en "Filtrar". Cada nota sale en su moneda, y al final va una fila de TOTAL por moneda.

Cómo encontrar una devolución que ya registraste

Al entrar a Contabilidad → Ingresos → Devoluciones ves la vista "Lista y nota":

Arriba, cuatro cifras del mismo tamaño: lo Devuelto (en cuántas notas y entre qué fechas), lo devuelto En dinero, lo Descontado de facturas y el Saldo a favor (con lo que todavía no se ha usado). Las tres últimas suman lo devuelto. Se calculan con lo que tengas en el buscador y en "Filtrar".
A la izquierda, la lista: cada nota con su número y, al lado en gris, la factura que corrige (por ejemplo, NC-4 · FV-3), con el cliente, la fecha, el total y, debajo, cómo se devolvió o lo que falta por aplicar, de la más reciente a la más antigua.
A la derecha, la ficha de la nota que elijas: su número, la fecha y el cliente, y el valor a la derecha con Imprimir, Compartir, Editar y Eliminar. Debajo, sus datos en dos columnas (factura, motivo, cómo se devolvió, bodega, subtotal, impuestos, DIAN y lo que falta por aplicar); el recorrido en cuatro casillas —Nota, Dinero (el comprobante de egreso, las facturas que rebajó o el saldo a favor), Mercancía y DIAN—, con ✓ en lo que ya pasó; los Productos y el Asiento contable como tablas, el asiento con su total de débitos y créditos. Abajo, "Ver la nota como se imprime". En el celular, tocar una nota abre su página.

El botón "Tabla" muestra la tabla de siempre, con su número, cliente, fecha, total, lo que queda por aplicar y su Estado DIAN (Emitida, En proceso, Por emitir o No electrónica).

La barra "Buscar" busca por el número de la devolución (NC-4), el de la factura (FV-12) o el nombre del cliente.
"Filtrar" abre "Filtrar Por": Número, Fecha o Estado DIAN.
En la Tabla, haz clic en un título de columna para ordenar por ella.
Haz clic en la fila para abrir el detalle. El menú ⋮ trae Imprimir, Editar, Compartir y Eliminar; si marcas varias con sus casillas, puedes imprimirlas juntas (cada una en su moneda). Si Editar o Eliminar salen en gris, pasa el mouse por encima: te dice por qué (ya se envió a la DIAN, o tu rol no tiene permiso).
Las devoluciones hechas desde el POS siguen en POS → Devoluciones: debajo de la lista te dice cuántas hay allá.

Errores comunes y cómo solucionarlos

"Falta configurar la parametrización contable": ve a Contabilidad → Catálogo de cuentas → Parametrización contable y elige las cuentas de "Devoluciones en ventas", "Devolución de IVA generado", "Cuentas por cobrar", "Caja" y "Bancos".
"No hay numeraciones configuradas para el tipo de documento: Nota de ajuste POS" al pulsar Nota ajuste POS: tu empresa no tiene una numeración para esas notas. Créala en Configuración → Numeraciones con el tipo Nota de ajuste POS y vuelve a intentarlo.
La lista de facturas sale vacía: ese cliente no tiene facturas por corregir en esa pestaña. Revisa si la venta fue un documento del POS (pestaña Nota ajuste POS), o si ya se devolvió entera.
"La cantidad devuelta no puede ser mayor que la vendida": esa línea ya se devolvió en parte en otra nota; la tabla muestra lo que queda.
"… solo quedan N unidades por devolver (otras notas ya devolvieron …)": entre todas las notas de esa factura —también las de Otros— no se devuelven más unidades de las que se vendieron.
"… de esta línea solo quedan $ … por rebajar": otras notas (devoluciones o rebajas) ya acreditaron parte de esa línea; una rebaja solo puede ir sobre lo que queda.
"Esta nota pasa lo que queda por corregir de …": todas las notas de una factura juntas no pueden acreditar más que su total.
"De … se cobraron $ …: en dinero o saldo a favor puedes devolver hasta $ …": no se devuelve en dinero lo que el cliente nunca pagó. Lo que falta, crúzalo contra el saldo de la factura (abono a la factura).
"… se hizo en un turno de caja que ya se cerró": esa devolución ya se contó en un cierre de caja; regístrala de nuevo con otra nota en vez de cambiarla.
"El período … está cerrado" al eliminar o editar: la nota o uno de sus pagos de devolución cae en un mes cerrado. Reábrelo desde Cierre contable de resultados si de verdad hay que cambiarlo.
"Se hizo en el POS: se gestiona desde allí": las devoluciones del POS no se editan ni eliminan desde Contabilidad.
"No se pudieron cargar las facturas" al elegir el cliente: falló la conexión. Pulsa Reintentar.
"Una anulación de factura devuelve la factura completa": una anulación no puede dejar productos sin devolver. Si solo vuelve una parte, usa Devolución parcial.
"No se puede anular la factura ya que tiene notas de crédito aplicadas": la factura ya tiene otra nota crédito. Usa Devolución parcial para lo que falta.
"El precio nuevo no puede ser mayor que el original": un ajuste de precio solo baja lo cobrado. Si cobraste de menos, lo que corresponde es una nota débito.
"La nota no tiene ningún valor que devolver": ninguna línea tiene descuento, precio nuevo o cantidad. Llena al menos una.
"La DIAN ya no acepta notas con el concepto «Otros» para una factura electrónica": para una factura electrónica elige el tipo que corresponde (devolución, rebaja, ajuste de precio o descuento). Otros sirve para las facturas que no van a la DIAN.
"El monto de una factura supera lo que tiene por cobrar" (en Otros): el abono a cada factura no puede pasar de lo que te debe; lo que sobre déjalo como saldo a favor.
"Lo abonado y lo devuelto no pueden pasar del monto restante": baja el abono a otras facturas o el dinero devuelto.
"Revisa las facturas a abonar": cada fila de Abonar otra factura necesita su factura, y la factura tiene que recibir algo. Quita con la ✕ las que no uses.
"Indica la fecha, la cuenta bancaria y el monto de cada devolución de dinero": una fila de Devolver dinero al cliente quedó incompleta. Complétala o quítala con la ✕.
"La nota crédito … ya se envió a la DIAN y no se puede editar" (o eliminar): una nota electrónica no se cambia. Si hay que corregirla, registra una nota nueva.
"El egreso … de esta nota está conciliado": ese pago de la devolución ya está en una conciliación bancaria. Quita primero la conciliación en Bancos.
"Este pago devuelve el dinero de la nota crédito … : edita la nota": un pago de devolución no se edita, anula ni elimina desde Pagos; se cambia editando su nota crédito.
Falta la cuenta "Devoluciones de clientes": ve a Parametrización contable y elígela en Clientes y proveedores. Vecipp la configura sola si tu catálogo tiene una cuenta con ese nombre.
«Todavía no se puede devolver» con una factura electrónica: la DIAN aún no la aprueba o la rechazó. Corrígela en Facturas de venta y pulsa Reintentar envío.
La nota crédito electrónica quedó «Rechazada DIAN»: el asiento y el inventario ya quedaron; en el detalle lee «Qué hacer», corrige y pulsa Reintentar envío.
No veo la función: tu rol necesita permiso para ver y crear en Contabilidad.

Facturas de Ingresos para terceros. Si la factura se hizo a nombre de mandantes, cada producto muestra su Mandante debajo del nombre. No se puede cambiar: la nota devuelve lo del mandante a su cuenta de pasivo (no a tus ventas), y lo propio como siempre.

Qué no hace todavía

"Otros" no se puede usar con una factura ni un documento POS electrónicos.
En "Más ajustes", la moneda y la lista de precios se ven pero no se cambian: la nota va en la moneda de la factura y con sus precios.
No se puede corregir una factura que no esté registrada en Vecipp.
Una nota que ya se envió a la DIAN no se edita ni se elimina.
Desde una factura todavía no hay "Aplicar nota de crédito": la nota se registra desde Devoluciones → Nueva devolución.
El saldo a favor no se aplica al cobrar una venta (ni en el POS ni en la factura): se abona editando la nota crédito.
Las devoluciones hechas en el POS no salen en este listado: se abren desde POS → Devoluciones.
El número de la nota sale de tu numeración preferida; todavía no se cambia desde el formulario.
El PDF del correo es un formato sencillo, no el diseño personalizado de tus facturas.