Cómo registrar una devolución en ventas (nota crédito)

(Categoría: Contabilidad)

Una nota crédito es el documento con el que le devuelves plata (o le bajas la deuda) a un cliente. Es lo que se usa cuando te devuelven un producto, cuando cobraste de más o cuando anulas parte de una factura ya emitida.

• No tienes que borrar la factura. Una factura emitida no se toca: la nota crédito deja el rastro correcto de qué se devolvió y por qué, que es lo que exige la contabilidad y lo que pide la DIAN.
• El inventario vuelve solo. Si el cliente devuelve producto, el stock se reingresa sin que tengas que ajustarlo aparte.
• Decides qué pasa con la plata en el mismo momento: cruzarla contra la factura, dejarla como saldo a favor o devolverla.
• El asiento contable queda hecho, con el IVA revertido donde corresponde.

Una nota crédito puede nacer desde una factura (eliges qué ítems se devuelven) o libre, sin factura previa.

Lo importante es qué pasa con el dinero, y ahí tienes tres caminos: cruzarlo contra lo que el cliente todavía debe, dejarlo como saldo a favor para su próxima compra, o reembolsarlo. El sistema te muestra cuánto falta por repartir y no te deja guardar hasta que todo cuadre.

Antes de guardar puedes ver la vista previa del asiento contable que se va a generar.

A registrar la devolución de una venta: elegir qué productos vuelven y cuántos, decidir qué pasa con el dinero (abonarlo a una factura que el cliente todavía debe, dejarlo como saldo a favor, o devolverlo en efectivo o por transferencia), y ver el asiento contable que se genera automáticamente antes de guardar.

1. Ve a Contabilidad → Ingresos → Devoluciones y haz clic en "+ Nueva devolución".
2. Elige el tipo de devolución:
   • Asociada a una factura de venta: escribe el número de la factura (ej. FV-12) y haz clic en "Buscar". Aparecen sus productos con la cantidad que todavía se puede devolver — si ya devolviste parte antes, solo verás lo que queda.
   • Devolución libre (sin factura previa): elige el cliente y la bodega donde va a reingresar el producto. Úsala cuando no tienes una factura de referencia.
3. Elige la fecha del documento — es la fecha con la que queda registrada la devolución en tu contabilidad.
4. Marca los productos que se devuelven y ajusta la cantidad de cada uno.
   • "Reingresa": déjalo marcado si el producto vuelve a tu inventario. Desmárcalo cuando llega dañado y no lo vas a volver a vender — así el stock no sube.
   • En una devolución libre, agrega cada línea con "+ Agregar línea" y escribe el precio y el impuesto que aplican.
   • Abajo verás la base, los impuestos y el total de la nota crédito, calculados en vivo.
5. Reparte el total en "Destino del dinero". Puedes combinar los tres:
   • Cruce con facturas por cobrar: si el cliente todavía te debe, escribe cuánto abonar a cada factura (o usa "Cruzar todo lo posible", que llena las facturas abiertas y deja el resto como saldo a favor). Cuando una factura queda en cero, pasa sola a "Pagada".
   • Saldo a favor del cliente: queda como crédito para su próxima compra.
   • Reembolso en dinero: le devuelves la plata, indicando si sale de efectivo (caja) o de una transferencia (banco).
   • El aviso de abajo te dice cuánto falta por repartir. No puedes guardar hasta que cuadre con el total.
6. Elige el motivo (garantía, anulación, corrección o ajuste comercial) y escribe observaciones si quieres que salgan en el documento impreso, o una nota interna que nunca se imprime.
7. Revisa el asiento contable que aparece al final: verás qué cuentas se van a debitar y acreditar, con su código y nombre. Si falta configurar alguna, aparece un aviso con el enlace para arreglarlo.
8. Haz clic en "Registrar nota crédito". Desde el detalle puedes imprimir el documento y ver el asiento que quedó registrado.

Si tienes la factura electrónica en XML, no hace falta que escribas los productos uno por uno. En Contabilidad → Ingresos → Devoluciones, entra a "Más acciones" → "Nueva devolución desde XML" y sube el archivo.

Sirven tres tipos de archivo: la factura o nota crédito electrónica (UBL 2.1), el documento adjunto que te envía por correo tu proveedor de facturación electrónica (el que trae la factura adentro), y una factura de venta exportada desde Vecipp.

Al continuar, se abre el formulario ya lleno con lo que traía el archivo:

• Si la factura es tuya y está en Vecipp, se usa esa factura: verás sus productos con las cantidades que todavía se pueden devolver, no las del archivo. Es lo correcto, porque el archivo no sabe si ya devolviste parte antes.
• Si el documento no es una factura tuya, se prepara una devolución sin factura previa: se busca el cliente por su número de documento y cada producto por su referencia o su nombre.
• Arriba del formulario aparece un aviso con lo que se leyó y lo que te toca revisar. Las líneas cuyo producto no se encontró llegan sin marcar, para que no sumen al total hasta que elijas el producto.

Nada queda registrado al subir el archivo. Revisas los datos, eliges el destino del dinero y el motivo, y guardas tú. Leer el XML tampoco valida su firma ni su validez ante la DIAN: solo se leen los datos para no tener que escribirlos.

Errores comunes al subir el archivo:

• "El archivo no es un XML válido": se descargó a medias o se dañó al copiarlo. Vuelve a descargarlo desde el correo o desde el portal de tu proveedor.
• "No reconocemos este tipo de documento": el archivo es de otro tipo (por ejemplo, un documento de nómina electrónica). Solo se aceptan facturas y notas crédito.
• "Este es un documento adjunto de la DIAN, pero no trae la factura embebida": sube el XML de la factura o la nota crédito en lugar del adjunto.
• "No encontramos un cliente con el documento…": ese cliente todavía no está en tus contactos. Elígelo o créalo desde el formulario.

En "Más acciones" → "Exportar" descargas un Excel con las devoluciones que estás viendo. Se respeta lo que tengas puesto en el buscador y en "Filtrar", así que si filtras por motivo o por un rango de fechas, el archivo trae solo eso — y en las primeras filas queda anotado qué filtros se aplicaron. Al final de la tabla se agrega una fila de TOTAL.

En Contabilidad → Ingresos → Devoluciones ves todas las que llevas hechas, de la más reciente a la más antigua. Para dar con una en particular:

• La barra de búsqueda de arriba busca por las tres cosas a la vez: el número de la devolución (NC-4), el número de la factura a la que corresponde (FV-12) o el nombre del cliente. Escribe y presiona Enter.
• "Filtrar" abre los filtros finos: Destino (cruce, saldo a favor o reembolso), Motivo (garantía, anulación, corrección o ajuste comercial) y un rango de fechas Desde/Hasta. El número que aparece al lado de "Filtrar" te dice cuántos filtros tienes puestos, y "Limpiar filtros" los quita todos de una vez.
• Al pie de la tabla eliges cuántas devoluciones ver por página (10, 25, 50 o 100) y te mueves entre páginas con las flechas.
• Haz clic en el número de cualquier fila para abrir el detalle, con el asiento contable que quedó registrado y la opción de imprimir.
• Acá solo aparecen las devoluciones hechas desde Contabilidad. Las que se hicieron desde el POS están en POS → Devoluciones — tienes el acceso directo en "Más acciones".

• "Falta configurar la parametrización contable": la devolución necesita saber a qué cuentas llevar el movimiento. Ve a Contabilidad → Catálogo de cuentas → Parametrización contable y elige la cuenta de "Devoluciones en ventas", "Devolución de IVA generado", "Cuentas por cobrar", "Caja" y "Bancos". Si una está apuntando a una cuenta de otra clase (por ejemplo, "Devoluciones en ventas" apuntando a una cuenta de caja), el sistema también lo avisa y te dice cuál corregir.
• "Solo quedan X unidades disponibles para devolver": esa línea de la factura ya se devolvió parcial o totalmente en otra nota crédito. La cantidad disponible ya descuenta lo devuelto antes.
• "Esta factura ya está anulada": cuando devuelves el 100% de todos los productos de una factura, la factura queda anulada automáticamente y no se puede devolver otra vez.
• "No puedes cruzar X contra la factura Y: su saldo pendiente es Z": no se puede abonar a una factura más de lo que el cliente debe. Reparte el excedente como saldo a favor o como reembolso en dinero.
• "El destino del dinero no cuadra con el total": la suma de cruce + saldo a favor + dinero tiene que dar exactamente el total de la nota crédito.
• La factura que busco no aparece: las facturas en borrador no se pueden devolver — conviértelas en factura primero.
• No veo la función: solo aparece si tu rol tiene permiso para ver/crear en Contabilidad — pide a un administrador que revise tu rol en Equipo.

En POS → Devoluciones también puedes devolver una venta, pero solo de facturas pagadas de contado, y solo en dinero o saldo a favor. Las devoluciones de Contabilidad son las que además cruzan contra facturas por cobrar, permiten devolver sin factura y generan el asiento contable.

• Una devolución hecha desde el POS no genera asiento contable todavía: las ventas del POS tampoco asientan aún, y registrar solo el reverso dejaría la contabilidad coja.
• La nota crédito no se edita ni se anula — es inmutable a propósito, igual que las devoluciones del POS.
• La devolución libre exige elegir un ítem del catálogo: no se puede devolver un concepto suelto sin producto.

Hasta el 6 de septiembre de 2026 el asiento de la nota crédito revertía la venta y el IVA, pero no devolvía la mercancía al inventario contable: el producto volvía a la bodega y seguía figurando como vendido.

Ahora el asiento cierra también con el reingreso al inventario y la reversión del costo, que es como debe ser: si la venta descontó el producto de tu inventario, la devolución lo tiene que devolver.

El producto reingresa al costo promedio que tiene hoy, no al que tenía el día de la venta. Si entre una y otra cosa compraste más caro, la diferencia es esperable.