Historial de correos: qué facturas y notas crédito enviaste y si salieron

(Categoría: Contabilidad)

¿Qué es y para qué sirve?

Es la lista de los correos que Vecipp envió con tus documentos: facturas de venta (normales y electrónicas), notas crédito y certificados de retención. Por cada correo ves cuándo salió, a qué correo llegó, qué documento llevaba y en qué estado quedó.

¿En qué te beneficia?

• Cuando un cliente dice "no me llegó la factura", lo compruebas en segundos, sin buscar en tu bandeja de salida.
• Ves de inmediato los envíos que fallaron y el motivo, para reenviarlos antes de que se atrase el cobro.
• Sabes qué facturas electrónicas están esperando a salir mientras la DIAN las aprueba.
• Queda constancia de a quién le mandaste cada certificado de retención.

¿Cómo funciona?

Cada vez que envías un documento por correo, Vecipp anota una fila por cada destinatario: si lo mandaste a dos correos, verás dos filas. La descripción dice qué salió y a dónde, por ejemplo "Se ha enviado Factura de venta N° FV-24 por correo electrónico a cliente@correo.com".

Los estados que verás:

• Enviado: el servidor de correo aceptó el mensaje.
• Error: el correo no se pudo enviar. Pasa el mouse sobre el (?) para ver el motivo.
• Pendiente: una factura o nota crédito electrónica que ya aprobó la DIAN y está en cola para salir. Si un intento falla, Vecipp la reintenta sola y la deja en Pendiente hasta que salga o se acaben los reintentos. En ese caso pasa a Error.

La columna De muestra el correo al que se envió el documento.

Videotutorial de Aprendizaje

¿Qué aprenderás en esta guía?

Abrir el historial, filtrarlo por día o por estado, y saber qué hacer con un correo que falló.

Paso a paso para usar la función

1. Ve a Contabilidad → Configuración y, en la tarjeta Historial, pulsa "Historial de correos". También llegas desde Certificados de retención → "Ir al historial".
2. La lista muestra primero lo más reciente. Pulsa "Fecha de envío" en la cabecera para ver lo más antiguo primero.
3. Para buscar algo concreto, pulsa "Filtrar". Elige un día en Fecha de envío y/o un Estado, y pulsa "Filtrar" otra vez.
4. Pulsa "Cerrar" para quitar los filtros y volver a la lista completa.
5. Al pie eliges cuántos correos ver por página (10, 20 o 30), pasas de página con las flechas y actualizas con ⟳.

Errores comunes y cómo solucionarlos

• Un correo en Error: mira el motivo en el (?). Revisa que el correo del cliente esté bien escrito en su contacto y vuelve a enviar el documento desde su detalle.
• Una factura electrónica sigue en Pendiente: sale sola en unos minutos. Si la DIAN todavía no la aprueba, no aparece aquí hasta que la apruebe.
• "¡No hay registros que cumplan con los filtros especificados!": no hubo correos ese día o con ese estado. Pulsa "Cerrar" para ver todo.
• No veo una factura del consumidor final: si el cliente no tiene correo, no se envía nada y no queda fila.

Qué no hace todavía

• No sabe si el correo se entregó o se leyó. Los filtros Entregado, Leído y Error (Rebote) existen, pero todavía no traen resultados: para eso el proveedor de correo tiene que avisarle a Vecipp, y eso aún no está conectado.
• Solo registra facturas, notas crédito y certificados de retención. Las cotizaciones, remisiones, órdenes de compra, recibos y notas débito que envías por correo no aparecen aquí.
• Los envíos anteriores al 24/09/2026 no aparecen (salvo los certificados de retención).
• No se puede reenviar desde el historial: se reenvía desde el detalle del documento.