Compras automáticas: convierte las facturas de tus proveedores en compras

(Categoría: Contabilidad)

¿Qué es y para qué sirve?

Cada vez que un proveedor te emite una factura electrónica, te llega al correo un XML (casi siempre dentro de un ZIP, junto con el PDF). En Contabilidad → Gastos → Compras automáticas subes esos archivos y Vecipp arma la factura de compra por ti: proveedor, productos, impuestos y totales. Desde ahí también le respondes a la DIAN que recibiste la factura y la mercancía, y si la aceptas o la reclamas.

¿En qué te beneficia?

Dejas de digitar cada factura de compra línea por línea: menos tiempo y menos errores de valores o de NIT.
Ninguna factura se te queda por fuera: todo lo que subes queda en la lista Por registrar hasta que lo conviertes en compra o lo descartas.
No registras dos veces la misma factura: Vecipp la reconoce por su CUFE.
Cumples con la DIAN: el acuse de recibo, el recibo del bien y la aceptación son los pasos que convierten una factura a crédito en título valor, y los envías con un clic.

¿Cómo funciona?

Vecipp lee el XML del comprobante: quién lo emitió, a quién va dirigido, cada producto y los totales.

Solo se carga lo que es para tu empresa. Si el comprobante va a otro NIT, o lo emitiste tú (eso va en Ingresos), se rechaza y te dice por qué.
Cada comprobante queda en uno de tres estados: Por registrar (todavía no es una compra), Registrado (ya es una factura de compra) o Descartado (lo apartaste; se puede restaurar).
Al registrar, si el proveedor no está en tus contactos, Vecipp lo crea con los datos del XML. Cada línea se busca en tu inventario por su código y luego por su nombre exacto; la que no encuentra queda para que elijas el producto o la cuenta de gasto. El impuesto se elige por su tarifa.
Si ya tenías esa compra registrada (con el mismo CUFE, o del mismo proveedor con el mismo número), el comprobante entra directo como Registrado y enlazado a ella.

¿Y la respuesta a la DIAN?

En el detalle de cada factura recibida está el bloque Respuesta a la DIAN, con los pasos en orden:

Acuse de recibo: le confirmas a la DIAN que la factura te llegó.
Recibo del bien o servicio: confirmas que recibiste la mercancía o que te prestaron el servicio.
Aceptación expresa o Reclamo (una de las dos): aceptas la factura o la reclamas, con su motivo. La tienes que enviar dentro de los 3 días hábiles siguientes al recibo; el bloque te muestra hasta qué fecha.

Cada paso necesita que la DIAN haya aprobado el anterior. Para el acuse y el recibo se piden los datos de quien recibió (tipo y número de documento, nombres y apellidos; cargo y área son opcionales). Los eventos se firman con el certificado de tu habilitación de facturación electrónica y tardan alrededor de un minuto en volver aprobados.

Videotutorial de Aprendizaje

Video explicativo — próximamente

¿Qué aprenderás en esta guía?

Subir los XML o ZIP de tus proveedores.
Convertir un comprobante en factura de compra.
Descartar y restaurar comprobantes.
Enviar a la DIAN el acuse de recibo, el recibo del bien y la aceptación o el reclamo.

Paso a paso para usar la función

Subir comprobantes

Ve a Contabilidad → Gastos → Compras automáticas. Arriba ves tres cifras: lo que tienes por registrar (y cuánto suma), las facturas por responder a la DIAN y las registradas este mes.
Arrastra los archivos a la zona grande «Arrastra aquí los XML o ZIP que te mandan tus proveedores» (o tócala para elegirlos). Sirve el XML suelto, el ZIP que llega en el correo del proveedor o un ZIP con muchos: hasta 50 archivos y 20 MB por carga. Los archivos elegidos aparecen debajo; puedes quitar alguno.
Pulsa Cargar N archivos. El resultado sale en cajas: Nuevas, listas para registrar, Ya las tenías (cargadas antes o ya registradas como compra: no se repiten), Notas del proveedor y, si los hay, Rechazados; debajo, el detalle de cada comprobante con su motivo. Subir más o Listo vuelven a la zona.
En la tabla, la columna Productos dice cuántos productos de cada comprobante encontró Vecipp en tu inventario (por código o por nombre); los demás los eliges al registrar. La columna DIAN dice en qué va la factura: Sin respuesta, Acuse enviado, Recibo enviado, Aceptada o Reclamada.

Registrar la compra

En la pestaña Por registrar, pulsa Registrar en la fila de la factura (o, en el ⋮, Registrar compra; o ábrela y pulsa Registrar compra).
Se abre la factura de compra ya llena, con el aviso «Desde la factura … de …: revisa las líneas sin producto antes de guardar».
Elige el producto o la cuenta de gasto de las líneas que quedaron sin producto, revisa y pulsa Guardar. El comprobante pasa a Registrado y en la columna Compra queda el enlace a la factura.

Descartar y restaurar

En el ⋮, Descartar lo saca de Por registrar (puedes escribir un motivo). También puedes marcar varios y pulsar Descartar (N).
En la pestaña Descartados, Restaurar lo devuelve a Por registrar.

Responder a la DIAN

Abre una factura recibida. En Respuesta a la DIAN, pulsa Enviar acuse de recibo a la DIAN, completa los datos de quien la recibió y confirma.
Cuando la DIAN lo apruebe (verás «Aprobado por la DIAN · N.º …»), envía el recibo del bien o servicio de la misma forma.
Por último, Enviar aceptación expresa a la DIAN o Enviar reclamo a la DIAN (eliges el motivo del reclamo). Lee la advertencia: tiene efectos legales y no se puede deshacer.

Descargar el XML

En el detalle, Descargar XML → Como llegó baja el archivo completo (con la respuesta de la DIAN) y Solo el documento baja la factura o nota que viene adentro.

Errores comunes y cómo solucionarlos

«Este comprobante no es para tu empresa (va a NIT …)»: el proveedor lo emitió a otro NIT. Pídele que lo corrija.
«… es un documento que emitiste tú: va en Ingresos, no en tus compras»: subiste una factura de venta tuya.
«Ya estaba»: ese comprobante ya se había cargado; búscalo en la pestaña Todos.
«Rechazado» con un archivo que no es XML o un ZIP dañado: vuelve a descargarlo del correo del proveedor.
«Puedes subir hasta 50 archivos a la vez…» / «Los archivos suman más de 20 MB…»: súbelos en partes o en un ZIP.
«Es una nota crédito de tu proveedor: no es una compra nueva…»: regístrala en Gastos → Notas débito, sobre la factura de compra que corrige.
«Es una nota débito de tu proveedor (un cobro adicional)…»: regístrala a mano como una factura de compra.
«Ya se registró como compra: para quitarlo, elimina esa compra primero»: si eliminas la compra, el comprobante vuelve solo a Por registrar.
«La DIAN lo rechazó»: debajo verás los mensajes de la DIAN. Corrige lo que indiquen (por ejemplo, los datos de quien recibió) y pulsa Reintentar.
Un paso aparece apagado: debajo dice por qué (falta que la DIAN apruebe el anterior, ya se aceptó o reclamó, o venció el plazo).
Falta la habilitación o la firma: los eventos se firman con tu certificado de facturación electrónica. Complétalo en Configuración → Habilitaciones del panel.
«Tu plan de Contabilidad no está activo…»: sin plan puedes ver los comprobantes, pero no subirlos, registrarlos ni enviar eventos.

Qué no hace todavía

Todavía no tiene un correo propio: los comprobantes se suben a mano; no llegan solos desde el correo del proveedor.
No descarga las facturas desde la DIAN: hay que subir el XML.
Las notas crédito y débito del proveedor se guardan y se ven, pero no se registran desde aquí.
Las retenciones que trae el XML no se pasan a la compra: agrégalas en la factura de compra.
El reclamo y la aceptación aplican a facturas, no a notas.