Cómo importar y actualizar tus ítems desde Excel

(Categoría: POS)

¿Qué es y para qué sirve?

Gestión de ítems es donde cargas o cambias muchos productos de una sola vez usando un archivo de Excel, en vez de crearlos o editarlos uno por uno.

Tiene dos partes:

Importar ítems: para crear productos o servicios nuevos. Descargas una plantilla, la llenas y la subes.
Actualizar ítems: para cambiar productos que ya tienes. Descargas tus ítems en Excel, cambias lo que necesites (un precio, un nombre, un costo) y lo vuelves a subir.

Las dos guardan un historial con cada archivo que subiste y lo que pasó con él.

¿En qué te beneficia?

Empiezas en minutos, no en días. Si traes tu catálogo de otro programa o de una hoja de cálculo, lo subes entero de una vez: hasta 3.000 productos por archivo.
Subir precios deja de ser una tarde perdida. Cuando cambian los precios de tu proveedor, bajas tus ítems, los corriges en Excel —donde puedes usar fórmulas— y los subes. Hasta 400 por archivo.
Tu contabilidad queda al día sola. Cada producto que entra con cantidad y costo genera su comprobante de saldo inicial, igual que si lo hubieras creado a mano.
Nada se pierde en silencio. Antes de guardar ves cuántos ítems están bien y cuáles tienen errores, fila por fila, con el motivo.

¿Cómo funciona?

Importar funciona en tres pasos: subes el archivo, revisas la vista previa y confirmas.

En la vista previa eliges el tipo de ítems del archivo: Ítems inventariables (llevan control de cantidades), Ítems no inventariables o Servicios. Un archivo es de un solo tipo: si tienes de los dos, usa un archivo para cada uno.
Si son inventariables, eliges también la Fecha inicial: es el día en que esa mercancía entra a tu inventario y a tus libros, así que ponla bien si estás cargando un inventario de días atrás.
Vecipp reconoce solo las columnas de la plantilla (la Selección automática ✨). Si tu archivo trae otras columnas o con otros nombres, arriba de cada una eliges a qué campo corresponde, o No importar.
El precio se lee de «Precio Total», que es el precio con impuesto: Vecipp le quita el impuesto para guardar el precio base. Por ejemplo, $11.900 con IVA del 19% queda como $10.000.
Categoría ✨: si una fila no trae categoría y el nombre del producto contiene el nombre de una sola de tus categorías, se la asigna. Si la categoría que escribiste no existe, se crea.
Código de barras: si tu archivo trae el código de barras de cada producto, además de guardarlo en el producto, Vecipp lo suma a su catálogo compartido (solo el código y el nombre; nunca tus precios, costos ni cantidades). Así, cuando otro negocio escanee ese mismo producto, el nombre le sale solo, y a ti te pasa lo mismo con los que otros ya subieron.

Actualizar usa tus propios ítems como plantilla: la columna Codigo es la que dice qué ítem es cada fila, así que no la cambies. Lo que cambies en las demás columnas se guarda en ese ítem.

⚠️ Cantidad inicial y costo unitario cambian también tu contabilidad. Si en el Excel cambias la cantidad inicial de una bodega, cambian la cantidad inicial y la actual, y su comprobante de saldo inicial se corrige con la cantidad y el costo nuevos. Cámbialos solo para corregir un error de cuando creaste el producto; para registrar un conteo físico o una pérdida usa un Ajuste de inventario.

Las dos se procesan en segundo plano: puedes seguir trabajando y ver el resultado en el historial.

Videotutorial de Aprendizaje

Video explicativo — próximamente

¿Qué aprenderás en esta guía?

A crear muchos productos a la vez desde una plantilla de Excel, a cambiar en bloque los datos y precios de los que ya tienes, a leer el resumen de errores antes de confirmar y a revisar el historial de lo que subiste.

Paso a paso para usar la función

Para importar ítems nuevos:

Entra a "Gestión de ítems" en el menú de Inventario (en POS se llama "Gestión de inventario"). También llegas desde Ítems de venta → Más acciones → Importar.
Haz clic en "Importar ítems".
Haz clic en "Descargar plantilla" y llénala: una fila por producto. «Nombre», «Precio Total» y «Unidad de Medida» son obligatorias; si son inventariables, también «Costo unitario» y «Cantidad inicial». No cambies el orden de las columnas.
Arrastra el archivo al recuadro o usa "O selecciona tu archivo". Tiene que ser .xlsx y pesar menos de 2 MB.
En la vista previa, elige el "Tipo de ítems" y, si son inventariables, la "Fecha inicial". Revisa que cada columna diga el campo correcto.
Haz clic en "Importar". Verás el resumen: cuántos ítems son válidos y, si hay errores, la fila y el motivo de cada uno.
Haz clic en "Importar ítems válidos". Si en vez de "Importar" usas "Guardar e importar otro", al terminar vuelves a la pantalla de subir para cargar el siguiente archivo.
En el Historial de importaciones verás el estado. Cuando diga Importado, el ícono del ojo ("Ver productos importados") te lleva a tus ítems filtrados por ese archivo.

Para actualizar ítems que ya tienes:

En "Gestión de ítems", haz clic en "Actualizar ítems" (o Ítems de venta → Más acciones → Actualizar).
Descarga tus ítems: "Descargar todos", o "Personalizar descarga" para elegir solo algunos. Ahí puedes buscar, filtrar por Categoría, Bodega, Tipo de ítem o Activo, y desmarcar los que no quieras.
Cambia en el Excel lo que necesites. No cambies la columna "Codigo" ni los títulos.
Sube el archivo y haz clic en "Actualizar inventario".
Revisa el resumen y haz clic en "Actualizar ítems válidos". Puedes seguir trabajando; el resultado queda en "Ir al historial".

Errores comunes y cómo solucionarlos

"El formato de tu archivo debe ser .xlsx": guarda el archivo como Libro de Excel (.xlsx), no como .xls ni .csv.
"La unidad de medida «X» no existe.": usa una de la lista de la plantilla (la segunda hoja del archivo las trae todas).
"Ya existe un ítem con la referencia «X».": la referencia es única. Cámbiala o déjala vacía.
"No encontramos un impuesto…" o "Hay más de un impuesto con esos datos": escribe el nombre y el porcentaje exactos del impuesto, como está en tu catálogo (por ejemplo "IVA" y "19").
"La cuenta de ingresos «X» no existe en tu catálogo…": escribe el nombre de la cuenta como aparece en tu catálogo de cuentas, o su código. Si la dejas vacía, se usa la cuenta que tienes configurada por defecto.
"El ítem no puede ser editado ya que se encuentra inactivo": actívalo primero en Ítems de venta y vuelve a subir el archivo.
"El archivo no tiene las columnas de la plantilla…": descarga la plantilla otra vez; no borres ni renombres columnas.
"El período contable ya está cerrado": la Fecha inicial, o la del saldo inicial que estás corrigiendo, cae en un mes cerrado. Cambia la fecha o reabre el período.

Qué no hace todavía

No te avisa por la campana ni por correo cuando termina: el resultado se ve en el historial, que se actualiza solo mientras el archivo se procesa.
Los ítems con variantes y los combos no se crean desde el archivo: la importación crea productos y servicios simples.
Las listas de precios de tipo porcentaje no salen en la plantilla de actualización: solo las de valor fijo, una columna por lista.
Cambiar el costo de un producto que ya tuvo compras o ventas corrige su costo inicial y su saldo inicial, pero no recalcula su costo promedio.
La categoría ✨ se propone buscando el nombre de tus categorías dentro del nombre del producto; no adivina categorías que no existen.