Estado de cuenta por cliente

(Categoría: Contabilidad)

¿Qué es y para qué sirve?

Es la hoja de un solo cliente. Responde una pregunta concreta, la que se hace todo el mundo antes de llamar a cobrar:

¿Qué me debe exactamente este cliente, documento por documento, a una fecha?

No es un total: es la lista completa de lo que pasó entre tu negocio y él —sus facturas, sus notas crédito, sus notas débito y las deudas que le registraste con un comprobante contable— con lo que valía cada uno, lo que ya te pagó y lo que queda pendiente.

Y no se queda en tu pantalla: con Enviar al cliente le mandas su propio estado de cuenta por correo.

¿En qué te beneficia?

• Cobras con el papel en la mano. Cuentas por cobrar te dice a quién llamar; este te dice qué decirle: qué factura, de qué fecha, de cuánto y cuántos días lleva vencida. Una llamada con datos se cobra; una con "creo que me debes algo" se discute.
• Se acaba la discusión de "yo ya te pagué". Cada abono y cada nota crédito está en la lista, con su número y su fecha. Si el cliente te devuelve la mitad de un pedido, ahí está la nota crédito que se lo rebajó.
• Dejas de armarlo a mano. Es el reporte que casi todo negocio termina haciendo en Excel, cliente por cliente, cada vez que alguien reclama. Aquí sale solo, con la contabilidad que ya tienes.
• El cliente lo consulta solo, sin llamarte. El enlace que recibe por correo le muestra su estado de cuenta siempre actualizado, sin tener cuenta en Vecipp. Si paga hoy, mañana el mismo enlace ya lo muestra al día.
• Sabes cuánto de la deuda es riesgo de verdad. El gráfico de vencimiento te separa lo que todavía está en plazo de lo que lleva más de 91 días, que es la plata que de verdad puede no volver.

¿Cómo funciona?

Se arma alrededor de un cliente y una fecha de corte. Sin cliente no hay reporte: el desplegable Selecciona un cliente trae todos los de tu lista de contactos, tengan o no movimientos.

La fecha de corte manda de verdad, y esto es lo más importante de entender. No es un filtro que solo esconde filas: el reporte se arma como si hoy fuera esa fecha.

• Un documento posterior al corte no aparece y tampoco descuenta: si le hiciste una nota crédito el 13 y pones el corte el 8, esa nota crédito desaparece y la factura a la que estaba cruzada vuelve a deber lo que debía antes.
• Los días vencidos se cuentan contra el corte, no contra hoy. Es lo correcto: el estado de cuenta del 31 de agosto tiene que decir lo mismo dentro de seis meses.

Arriba, las 4 tarjetas te dan la foto del cliente, y se leen como la cuenta que son: Total en ventas − Retenciones − Total cobrado = Saldo por cobrar.

🔑 Las tarjetas son del cliente completo, no de lo que estés filtrando. Si eliges Sin vencer y la tabla queda vacía, las tarjetas siguen mostrando todo lo suyo: es a propósito, para que nunca pierdas de vista el total mientras revisas un tramo.

Los dos gráficos miran la deuda por los dos lados:

• Deuda por vencimiento reparte el saldo en cinco tramos: Sin vencer, 1 - 30 días, 31 - 60, 61 - 90 y +91 días.
• Pagos recientes muestra, día por día, lo que te pagó por sus facturas y por las deudas registradas con comprobantes en los últimos 90 días antes del corte. Los ajustes que le hiciste con un comprobante contable también cuentan: rebajan lo que te debe igual que un pago. Un ingreso que no se aplicó a ninguna factura (por ejemplo, uno registrado como Otros ingresos) no cuenta aquí. Si no hay nada, lo dice.

⚠️ Una factura que vence hoy está Sin vencer, no en el primer tramo. El día del vencimiento todavía es plazo, no mora.

Abajo, la tabla, con una fila por documento y 10 columnas: Documento (con el tipo debajo del número), Creación, Vencimiento, Días vencidos, Estado, Moneda, Total, Retenido, Cobrado y Saldo. El vencimiento y los días vencidos salen en rojo cuando ya pasó la fecha. Un documento que ya te pagó muestra 0 días vencidos: ya no está en mora, aunque su fecha haya pasado.

Llevan saldo las facturas, las notas de débito y las deudas registradas con un comprobante contable. Las demás filas están para que entiendas de dónde salen los números, pero no suman deuda aparte:

• La nota crédito rebaja el saldo de su factura, y su propia fila va en cero — si sumara también por su lado, estarías descontando dos veces. Esa rebaja no es un cobro: la factura sigue mostrando en Cobrado solo la plata que de verdad te pagó.
• Si en la nota crédito le devolviste el dinero, no cambia ninguna tarjeta: la venta y el cobro ya ocurrieron, y la devolución no toca lo que te debe. La nota aparece en la tabla para que la veas, en cero.
• Si la nota crédito quedó como saldo a favor del cliente (no la cruzaste con una factura ni le devolviste el dinero), su fila muestra en Total lo que ya se usó y en Saldo lo que todavía tiene por usar. Ese saldo es a favor del cliente: no se suma a lo que te debe, así que ninguna tarjeta cambia. En las notas crédito el Estado siempre dice Aplicado.
• La nota débito a crédito es una deuda aparte, con su propio vencimiento: su fila muestra lo que ya te pagó y lo que falta, suma a Total en ventas, y lo que te pague por ella suma a Total cobrado. No aparece en Pagos recientes, que muestra solo los pagos a facturas.
• El comprobante contable que le registró una deuda (con la Referencia Registrar nuevo documento) sale con el código del comprobante, su vencimiento y su saldo, y suma a Total en ventas. Lo que le pagaste con Pagos recibidos y lo que le ajustaste con otro comprobante suma a Cobrado. Su Agregar pago está apagado: se cobra desde Pagos recibidos, en la tabla Comprobantes contables por cobrar.
• Los pagos recibidos no tienen fila propia: lo que pagó se ve en la columna Cobrado de la factura a la que lo aplicaste.

Se cobra desde aquí. Cada fila tiene Agregar pago —que te lleva a registrar el cobro de esa factura— e Imprimir, que abre el documento listo para imprimir. Agregar pago solo está activo en las facturas y notas de débito que todavía deben algo: en un documento ya pagado, o en una nota crédito, aparece gris porque no hay nada que cobrar.

Lo que ves, lo eliges tú. En Personalizar hay 11 casillas para mostrar u ocultar. Documento siempre queda marcada: sin el número no sabrías de qué fila se trata. Ojo con otra: Tipo de documento no es una columna, es el texto que va debajo del número. Al desmarcarla la tabla sigue igual y solo desaparece ese texto. Tu elección se guarda y la descarga sale con esas mismas columnas.

El correo manda un enlace, no un archivo. Es la diferencia que más se nota: un PDF adjunto envejece el mismo día; el enlace muestra el estado de cuenta al día que el cliente lo abra. Caduca a los 30 días y quien lo recibe no necesita cuenta en Vecipp.

Videotutorial de Aprendizaje

¿Qué aprenderás en esta guía?

• Dónde está el reporte y cómo generarlo para un cliente.
• Qué significa cada tarjeta, cada gráfico y cada columna de la tabla.
• Por qué la fecha de corte cambia el saldo, y no solo las filas que ves.
• Cómo filtrar, buscar y elegir qué columnas ver.
• Cómo registrar un cobro sin salir del reporte.
• Cómo descargarlo en Excel o PDF y cómo enviárselo al cliente por correo.

Paso a paso

1. Abre el reporte. Ve a Reportes, entra a la categoría Ventas y elige Estado de cuenta por cliente.

2. Elige el cliente. Pulsa Selecciona un cliente, escribe en Buscar y elige. El reporte se genera solo: no tienes que pulsar nada más. Hasta que no elijas uno, el resto de los controles está apagado.

3. Pon la fecha de corte. Pulsa el chip de la fecha (viene la de hoy) y elige el día. Esta sí se aplica con Actualizar.

4. Filtra por vencimiento, si quieres. En Estado de vencimiento elige Sin vencer, Vencidas: 1 a 30 días, 31 a 60, 61 a 90 o Más de 91 días, y pulsa Actualizar. Para volver a verlo todo, elige otra vez Estado de vencimiento.

5. Lee las tarjetas y los gráficos. Recuerda que las cuatro tarjetas son del cliente completo, aunque tengas un tramo filtrado.

6. Busca y filtra dentro de la tabla. Escribe en Buscar documento para ir directo a un número. En Filtrar puedes acotar por Tipo de documento (Factura, Nota crédito, Nota débito, Comprobante contable), Estado, Creación, Vencimiento y Días vencidos (mínimo y máximo). Abajo eliges cuántas filas ver: 10, 20 o 30.

7. Cobra o imprime desde la fila. Pulsa el ícono de la billetera (Agregar pago) para registrar el cobro de esa factura, o el de la impresora (Imprimir) para abrir el documento en otra pestaña.

8. Elige qué columnas ver. Pulsa Personalizar y marca o desmarca las casillas (Documento no se puede quitar). Se guarda para la próxima vez.

9. Descárgalo. Pulsa Descargar y elige Excel o PDF. Los dos salen con las columnas que tengas visibles y con la fecha de corte.

10. Envíaselo al cliente. Pulsa Enviar al cliente:

• El Correo viene precargado con el que tenga el cliente en su ficha de contacto. Puedes cambiarlo o escribir varios separados por coma.
• Marca Enviar una copia a mi correo si quieres quedarte con el comprobante de lo que mandaste.
• Cambia el Asunto si lo necesitas: viene como Envío de estado de cuenta con y el nombre de tu empresa.
• Pulsa Enviar. Al cliente le llega un correo con el botón Ver mi estado de cuenta, el saldo pendiente y la fecha de corte.

Errores comunes

"No me deja tocar nada." Falta elegir el cliente. Sin cliente no hay reporte, y por eso el corte, el filtro y los botones están apagados.

"Cambié la fecha de corte y no pasó nada." El corte y el estado de vencimiento se aplican con Actualizar. Lo único que se aplica solo es elegir el cliente.

"Una nota crédito que sí le hice no aparece." Es posterior a la fecha de corte. Mueve el corte a hoy y vuelve a pulsar Actualizar. Y fíjate en el saldo de la factura: mientras la nota crédito no exista a esa fecha, la factura vuelve a deber lo que debía.

"Filtré por tipo de documento y las tarjetas no cambiaron." Es correcto. Filtrar y Buscar documento trabajan sobre la tabla; las tarjetas siempre muestran el total del cliente.

"Una nota crédito me sale con Saldo en 0 y creo que está mal." Está bien. Su rebaja ya está aplicada en el saldo de la factura a la que está cruzada. Si además sumara por su lado, la deuda quedaría descontada dos veces.

"El botón Agregar pago está gris." Solo se activa en facturas y notas de débito con saldo. En una nota crédito o en un documento ya saldado no hay nada que cobrar.

"El saldo no coincide con el de Cuentas por cobrar." Casi siempre es la retención: aquí el saldo la resta, porque al cobrarte con retención esa plata ya no te la debe el cliente (se la pagó a la DIAN por ti). Cuentas por cobrar todavía no la resta.

"Una factura anulada no aparece." A propósito: no se va a cobrar. Los borradores tampoco, porque todavía no existen para el cliente.

"Oculté una columna y no sale en el Excel." Es correcto: la descarga trae las columnas visibles. Vuelve a marcarla en Personalizar.

"Desmarqué Tipo de documento y la tabla no cambió." Sí cambió: desapareció el texto que va debajo del número (Factura, Nota crédito…). No es una columna.

"El cliente dice que el enlace ya no abre." Pasó de 30 días. Vuelve a Enviar al cliente y mándale uno nuevo.

"Dice que este cliente no tiene correo guardado." Ábrele su ficha en Contactos y agrégaselo, o escríbelo a mano en el campo antes de enviar.

"No me deja enviar." Enviar necesita que tu plan de Contabilidad esté activo y que tu rol tenga el permiso Exportar reportes. Consultar el reporte sí se puede siempre; pídeselo a quien administra tu empresa.

Qué no hace todavía

• Los anticipos no aparecen. En Vecipp el anticipo todavía no existe como documento, así que no hay una fila que mostrar. Lo más cercano hoy es el saldo a favor del cliente.
• Solo aparecen los comprobantes que le registraron una deuda al cliente (con la Referencia Registrar nuevo documento). Un comprobante que solo ajustó el saldo de una factura no es una fila: se ve como Cobrado en esa factura. Y uno sin referencia no aparece.
• Una sola moneda. Vecipp aún no maneja multimoneda: la columna Moneda siempre muestra la de tu empresa.
• Pagos antiguos con retención y varias facturas. Hoy cada retención se registra en la factura a la que corresponde, desde el propio pago, y sale en su columna Retenido. Un pago registrado antes de ese cambio que cubrió varias facturas a la vez puede tener su retención sin repartir.
• El texto del correo no lo editas tú. Puedes cambiar el asunto; el cuerpo sale de una plantilla que administra el equipo de Vecipp.
• El enlace dura 30 días y no se puede cambiar esa duración ni ver cuántas veces lo abrió el cliente.