Cómo registrar una devolución

(Categoría: POS)

¿Qué es y para qué sirve?

Es la pantalla donde registras lo que un cliente te devuelve y decides qué pasa con ese valor: se lo devuelves en dinero, se lo acreditas a una venta que todavía te debe, haces las dos cosas a la vez, o se lo dejas como saldo a favor para su próxima compra.

La encuentras en "Devoluciones", en el menú del POS. Ahí queda el historial de todas tus devoluciones, cada una con su número, su cliente, su valor y su detalle completo.

¿En qué te beneficia?

• Atiendes al cliente en el mostrador, sin buscar papeles. Los productos se eligen del catálogo —o se leen con el lector de código de barras—, así que puedes devolverle a alguien que llega sin la factura.
• Tu caja cuadra al cerrar el turno. El dinero que sale por una devolución se descuenta solo del efectivo de tu cierre.
• Tu inventario vuelve a la realidad. Lo devuelto reingresa a la bodega con su costo, sin ajustes a mano.
• Le bajas la deuda al cliente sin sacar plata. Con Crédito a ventas, la devolución se descuenta de lo que ya te debe: no sale un peso de la caja.
• Queda el soporte de qué se devolvió, por qué, quién lo atendió y en qué turno, para cuando toque explicarlo.
• Y la DIAN se entera sola cuando la venta era electrónica: Vecipp emite la nota que corresponde.

¿Cómo funciona?

La pantalla tiene dos partes: la lista y la nota. A la izquierda, tus devoluciones, la más reciente arriba: cada una muestra su número, el total, el cliente, cuándo (Hoy, Ayer o la fecha, con la hora), cómo se devolvió (Dinero, Crédito a ventas, Combinado o Saldo a favor, con su ícono), la venta devuelta si la hay y, en rojo, lo que queda Por aplicar de saldo a favor. Un puntito al lado del número dice su estado ante la DIAN (verde emitida, ámbar en proceso, rojo rechazada; sin punto si no es electrónica). Si no caben todas, abajo pasas de página con ‹ ›.

A la derecha, la devolución que tocaste, siempre abierta (al entrar, la más reciente): la nota en tirilla, en pequeño, como sale impresa (con su CUDE y el QR si es electrónica), y su detalle con Imprimir. En el celular no cabe al lado: al tocarla se abre en una ventana grande, y con la ✕ o Esc vuelves a la lista. Si prefieres la tabla de siempre (número, fecha, cliente, venta, cómo, motivo, total, por aplicar y DIAN, con el ojito de cada fila), toca el botón de la tabla junto al birrete; al entrar, la pantalla siempre arranca en lista.

Arriba están lo Devuelto, cuántas Notas y lo que queda Por aplicar de lo que tienes a la vista, la paleta 🎨 para darle a las tablitas de la nota un tono suave a tu gusto (de fábrica, verde) y + Nueva devolución. Encima de la lista, el buscador (número, cliente o venta) y Filtrar: por Cómo se devolvió, por Estado DIAN y por fechas (Desde y Hasta; de entrada, este mes).

Una devolución se registra en pasos: eliges cómo devuelves, después el cliente y la venta, los productos y, al final, el dinero (en Saldo a favor no hay paso de dinero: se registra desde los productos), que abre el botón "Nueva devolución".

Paso 1: eliges el tipo. Son cuatro, y es la decisión que manda sobre todo lo demás:

Paso 2: Cliente y venta. Arriba el Tipo de devolución (puedes cambiarlo aquí sin volver al paso 1), el Cliente, la Numeración con la que va a nacer la nota (la Numeración para devoluciones de tu terminal) y la Fecha. En Crédito a ventas aparece además el Documento asociado: la venta a la que se le va a descontar, con su pendiente por cobrar al lado, para que elijas sabiendo cuánto debe todavía. Cuando hay documento asociado se abren Razón y Notas (esta última sale en la impresión del documento).

Paso 3: Productos. Se eligen del catálogo con un buscador que también acepta el lector de código de barras (tocas cada uno y se suma a la lista, sin cambiar de pantalla): no hace falta partir de una venta. Cada producto agregado se puede tocar para editar su Precio, Cantidad, Impuesto, Descuento(%) y Descripción, y abajo ves el Subtotal, los Impuestos y el Total a devolver. En Crédito a ventas este paso llega con los productos de la venta ya cargados, muestra el Documento asociado y el Pendiente por cobrar, y no te deja seguir si el total supera lo pendiente («El total a devolver debe ser menor o igual a lo pendiente por cobrar»).

Paso 4: El dinero, que cambia según el tipo:

• En Devolución de dinero: se le devuelve el total de los productos (no se puede devolver otro valor), la cuenta de donde sale y las Observaciones. La cuenta abre en el Efectivo POS de tu terminal, que es donde está la plata de la caja durante el turno.
• En Combinado: En dinero y Como crédito. Al escribir uno, el otro se completa con lo que falta para el total; eliges la venta a la que va el crédito y la cuenta del dinero.
• En Crédito a ventas el paso se llama Resumen: la venta, su pendiente, cuánto se le descuenta, cuánto le queda por cobrar y los productos que vuelven.
• En Saldo a favor no hay este paso: en Productos ves el valor que le queda al cliente para su próxima compra (no sale dinero de la caja) y registras ahí mismo.

Con todo listo, "Registrar devolución" guarda desde el último paso. A la izquierda, un dibujo de la nota crédito muestra lo que pasa con el tipo que elegiste (el dinero que sale, la venta que baja o el saldo a favor que queda).

El turno manda sobre el dinero. Para registrar una devolución necesitas el turno abierto: si no lo tienes, Vecipp abre el modal Abrir turno en vez de guardar. Y solo se descuenta de tu cierre de caja lo que sale del Efectivo POS de la terminal: si eliges otra cuenta, verás el aviso en ámbar y esa plata no toca el arqueo, porque no salió del cajón. Tampoco puedes sacar más efectivo del que hay: el formulario te frena con "El valor del retiro debe ser menor al efectivo disponible en caja".

El detalle de la devolución (a la derecha de la lista) trae arriba, junto al número, el botón Imprimir. Debajo, en fichas pequeñas, el Cliente, la Creación, la Bodega, el Turno y, si los hay, el Centro de costo y la Venta devuelta (tócala para abrirla); luego los Productos devueltos (Producto · Cant. · Precio · Total, y Desc. o Impuesto solo si alguno los tiene) con sus totales y el Total en grande; y, según el tipo, El dinero que salió (Fecha · Sale de · Monto, con las observaciones debajo) o Crédito a ventas (Venta · Fecha · Total · Pendiente · Se acreditó).

Si la venta era electrónica, la DIAN también se entera. Cuando el documento asociado es un documento POS electrónico, en el bloque Cliente y venta aparece el Concepto —Devolución parcial o Anulación del documento equivalente electrónico— y la nota se emite como nota de ajuste; si la venta era una factura electrónica, sale una nota crédito electrónica. En el detalle verás la tarjeta de la nota electrónica con su estado, su CUDE y el botón "Enviar al comprador", y al imprimir sale el bloque de la DIAN con el CUDE y el QR. En el listado, la columna Estado DIAN te dice cómo va cada una.

Qué queda anotado en tu contabilidad. Si tu negocio usa Contabilidad, cada devolución se registra sola y la ves en Contabilidad › Libro diario:

• Se revierte la venta: el valor devuelto va a Devoluciones en ventas, que resta de tus ingresos, y se devuelve el IVA que habías cobrado, para que no lo declares de más.
• Queda registrado lo que le debes al cliente en Devoluciones de clientes. Si en cambio se lo acreditas a una venta, baja directamente tu Cuentas por cobrar clientes: el cliente te debe menos.
• El dinero sale aparte, en un comprobante de egreso contra la cuenta que elegiste. Por eso una devolución en dinero deja dos documentos: la nota y su egreso.
• Y la mercancía vuelve al inventario, con su costo. Sin esto, el producto estaría de vuelta en la estantería pero seguiría contando como vendido.

Ojo con el costo: el producto reingresa al costo promedio que tiene hoy, no al que tenía el día que se vendió. Si entre la venta y la devolución compraste más caro, la diferencia es normal.

Si tu negocio no usa Contabilidad, la devolución funciona igual y el stock vuelve, solo que no se anota en los libros.

Videotutorial de Aprendizaje

¿Qué aprenderás en esta guía?

A registrar una devolución en sus cuatro tipos —dinero, crédito a una venta, combinado y saldo a favor—, a elegir los productos del catálogo, a sacar el dinero de la cuenta correcta para que tu cierre de caja cuadre, y a leer el detalle y la nota electrónica que queda.

Paso a paso para usar la función

¿Primera vez? Toca el birrete 🎓 (Cómo funciona) junto al botón Nueva devolución: te guía paso por paso para registrar una devolución: cómo se la reconoces, el cliente, la venta, los productos y de dónde sale el dinero. Te dice qué llenar y por qué, y te deja escribir en cada campo; al final, el botón de guardar lo tocas tú (o Saltar si solo estabas mirando). Los pasos que no aplican a lo que elegiste se saltan solos.

Devolverle el dinero a un cliente

La ventana va en pasos: a la izquierda ves Cómo devuelves · Cliente y venta · Productos · El dinero (o Resumen), con ✓ y lo que elegiste en los que ya hiciste —tócalos para volver— y abajo el Total a devolver. Cada tarjeta dice en pequeño qué documento contable crea (por ejemplo Nota crédito · egreso de dinero). Si Siguiente o Registrar devolución están apagados, a su lado dice qué falta.

1. Ve a "Devoluciones" en el menú de POS y haz clic en "Nueva devolución". Necesitas el turno abierto: si no lo tienes, se abre Abrir turno — ábrelo y vuelve a intentar.
2. Elige la tarjeta "Devolución de dinero".
3. En Cliente, elige a quién le devuelves, revisa la Numeración y la Fecha y pulsa "Siguiente".
4. Agrega los productos: escribe el nombre en el buscador (o pasa el código de barras por el lector; Enter suma el primero) y toca cada uno: entra a la lista de abajo.
5. Ajusta lo que devuelves: con + y − cambias la cantidad, y tocando el producto abres Precio · Cantidad · Impuesto · Descuento(%) · Descripción. Abajo ves el Total a devolver.
6. Pulsa "Siguiente". En El dinero, revisa Sale de la cuenta —viene el Efectivo POS de tu terminal, que es lo que descuenta tu cierre de caja—, escribe las Observaciones si quieres y pulsa "Registrar devolución".

Descontarle la devolución a una venta que te debe (sin sacar plata)

1. "Nueva devolución" › tarjeta "Crédito a ventas".
2. Elige el Cliente y su Documento asociado: el selector muestra cada venta con lo que todavía debe.
3. Escribe la Razón y las Notas si quieres (las Notas salen en la impresión) y pulsa "Siguiente".
4. Al elegir la venta, sus productos se cargan solos en Productos. Quita los que no se devuelven o baja las cantidades — el total no puede pasar del pendiente por cobrar — y pulsa "Siguiente".
5. En el Resumen ves cuánto le queda por cobrar y los productos que vuelven. Pulsa "Registrar devolución". La venta queda debiendo menos, al instante.

Devolver una venta que ya se pagó, desde la venta misma (la forma de corregir una venta electrónica)

1. En Historial de ventas, abre la venta. Si no se puede anular (por ejemplo, porque es electrónica o su turno ya cerró), el aviso trae el botón "Nueva devolución".
2. Se abre Nueva devolución ya atada a esa venta: Devolución de dinero, el cliente, la venta como Documento asociado y, si es electrónica, la numeración de la nota que le corresponde (Nota de ajuste POS electrónica o nota crédito electrónica) y su Concepto — Devolución parcial… o Anulación… si devuelves todo.
3. Pulsa "Siguiente": los productos de la venta ya vienen cargados, y si la venta tuvo propina, también (apágala o cambia el valor con Propina).
4. Pulsa "Siguiente", revisa lo que le devuelves y la cuenta, y pulsa "Registrar devolución". Si la venta era electrónica, la nota sale sola a la DIAN y ves su estado en el detalle.

Devolver una parte en dinero y acreditar el resto (Combinado)

1. "Nueva devolución" › tarjeta "Combinado", y sigue los pasos 3 a 5 de arriba.
2. En El dinero reparte el total: escribe lo que va En dinero (o Como crédito) y el otro se completa solo; elige la Venta a la que va el crédito y la cuenta de donde sale el dinero. Los dos montos tienen que sumar el total.
3. Pulsa "Registrar devolución".

Dejarle el valor como saldo a favor

1. "Nueva devolución" › tarjeta "Saldo a favor", elige el cliente y agrega los productos.
2. Pulsa "Registrar devolución": a la derecha verás que el valor queda para su próxima compra y que no sale dinero de la caja. El valor queda como anticipo del cliente, y lo ves en el detalle como Saldo a favor del cliente y Por aplicar.

Consultar, imprimir y revisar la nota ante la DIAN

• Busca la devolución en la lista (si no la ves, cambia las fechas en Filtrar) y tócala: se abre al lado, con la tirilla y el detalle.
• "Imprimir" saca la nota en tu tiquetera, como una tirilla con tu Plantilla de impresión; si fue electrónica, con su CUDE y el QR de la DIAN, que salen siempre aunque los hayas ocultado en el diseño.
• Si fue electrónica, la tarjeta de arriba muestra el estado. En unos segundos pasa a Emitida, y desde ahí puedes "Enviar al comprador".

Errores comunes y cómo solucionarlos

• Se abre "Abrir turno" en vez de guardarse la devolución: no tienes turno abierto. Ábrelo desde ahí mismo y vuelve a registrarla — el dinero de una devolución sale de la caja del turno, por eso hace falta.
• "El valor del retiro debe ser menor al efectivo disponible en caja": estás sacando más efectivo del que hay en la caja de tu turno. Baja el monto, o devuélvele al cliente desde otra cuenta (tarjeta, transferencia) eligiéndola en Sale de la cuenta.
• Aviso ámbar: "Solo se descontarán del valor en caja de tu cierre de turno los valores asociados a la cuenta bancaria del Efectivo POS": elegiste una cuenta que no es la caja del POS. No es un error — es un aviso de que esa plata no va a aparecer restando en tu arqueo, porque no salió del cajón.
• "El total a devolver no puede superar lo pendiente por cobrar del documento": en Crédito a ventas solo puedes acreditar hasta lo que la venta debe. Quita productos, baja cantidades, o usa Devolución de dinero o Saldo a favor para la diferencia.
• "Este cliente no tiene ventas por cobrar": ese cliente no tiene ninguna venta con saldo, así que no hay a qué acreditarle. Usa otro tipo de devolución.
• "Siguiente" o "Registrar devolución" están apagados: falta algo; a su lado dice qué. En Cliente y venta, el cliente (y el documento asociado, en Crédito a ventas); en Productos y dinero, al menos un producto, la cuenta y, en Combinado, que los dos montos sumen exactamente el total con su venta elegida.
• Entré a "/devoluciones/nueva" y me mandó al listado: es lo esperado. Desde el 22 de septiembre de 2026 la devolución se registra en un formulario que abre sobre el listado, así que esa dirección abre el listado con el formulario ya abierto. Lo mismo pasa con el enlace directo a una devolución: abre el listado con ella abierta en la ventana.
• La nota quedó "Rechazada DIAN": la devolución ya está hecha en Vecipp (dinero e inventario); lo que falta es la nota. En su tarjeta lee "Qué hacer", corrige y pulsa "Reintentar envío".
• "Tu firma electrónica está vencida" / "fue revocada": renuévala en Configuración › Habilitaciones ("Renovar firma") y vuelve a guardar.
• "Tu plan de POS no está activo…": puedes consultar tus devoluciones, pero no registrar nuevas. Activa tu plan.
• "No tienes permiso para registrar devoluciones": pídele a un administrador el permiso de crear en POS.

La tirilla de la nota crédito lleva ahora la identificación del comprador (tipo y número de documento, con su dígito de verificación si es NIT), su dirección y teléfono, como la tirilla de la venta.

Qué no hace todavía

• La devolución no se edita ni se anula desde el POS: es inmutable a propósito. Tampoco su nota ante la DIAN.
• El saldo a favor no se aplica al cobrar en el POS: queda a nombre del cliente y se abona editando la nota en Contabilidad › Ingresos › Devoluciones.
• El periodo cuenta por la fecha de la devolución, no por la de la venta devuelta: una venta de septiembre devuelta en octubre sale en octubre.
• El comprobante de egreso no se toca desde el Registro de pagos: aparece allá, pero con sus acciones apagadas — el dinero de una devolución se corrige desde la devolución, en Contabilidad.
• No devuelve por un valor distinto de los productos: la nota siempre es por lo que se devuelve. Rebajas o ajustes de precio sin devolver producto todavía no se pueden enviar a la DIAN.