Cómo registrar una devolución

(Categoría: POS)

Una devolución es regresar productos de una venta ya hecha, decidiendo si el producto vuelve al inventario y si el dinero se devuelve, queda a favor del cliente, o las dos cosas.

• Atiendes al cliente sin desordenar el negocio: el inventario y la caja quedan bien sin ajustes manuales.
• Fidelizas con el saldo a favor, que es plata que se queda en tu negocio en vez de salir.
• Queda el soporte de qué se devolvió y por qué, para cuando toque explicarlo.

Eliges de la venta original qué productos vuelven y en qué cantidad. Por cada uno decides si reingresa al inventario (producto en buen estado) o no (producto dañado).

Después decides qué pasa con la plata: efectivo, saldo a favor del cliente, o una mezcla de los dos. El saldo a favor queda disponible para su próxima compra.

A devolver uno o varios productos de una venta ya registrada — eligiendo qué se devuelve, si el producto vuelve al inventario, y si el valor se regresa en dinero, en saldo a favor del cliente, o combinando los dos.

1. Ve a "Devoluciones" en el menú de POS y haz clic en "Nueva devolución" (o haz clic en "Devolver" desde "Historial de ventas" — así ya llega con la factura cargada).
2. Busca la factura por su número (ej. FV-12) y haz clic en "Buscar" (o presiona Enter).
3. Marca la casilla de cada producto que se devuelve — solo aparecen los productos que todavía tienen cantidad disponible para devolver (si una venta ya se devolvió parcialmente antes, la cantidad disponible ya lo refleja).
4. Ajusta la cantidad a devolver de cada línea marcada (no puede ser mayor a lo disponible).
5. Decide si cada producto reingresa al inventario — la casilla "Reingresa a inventario" viene marcada por defecto; desmárcala si el producto se devolvió dañado y no se puede volver a vender.
6. Elige el tipo de devolución:
   • Dinero (efectivo o transferencia) — se le regresa el dinero al cliente.
   • Saldo a favor — el valor queda disponible para que el cliente lo use en una compra futura.
   • Combinado — parte en dinero, parte en saldo a favor (tú repartes el monto entre los 2 campos).
7. Si hay monto en dinero, indica si sale de "Efectivo" o "Transferencia" — esto es lo que hace que una devolución en efectivo se reste del cuadre de caja de tu turno.
8. Elige el motivo: Garantía/producto en mal estado, Anulación total de la factura, Corrección de un error, o Ajuste comercial.
9. Escribe una observación si quieres, y haz clic en "Guardar devolución".

Si devuelves el 100% de todos los productos de una factura, esa factura pasa a estar "Anulada" automáticamente — no hace falta anularla por separado.

• "Esta factura ya está anulada — no se puede devolver de nuevo.": la factura que buscaste ya fue anulada antes (por ejemplo, porque ya se devolvió el 100% de sus productos).
• "Selecciona al menos un producto a devolver.": marca la casilla de al menos una línea antes de guardar.
• "La suma de dinero + saldo a favor no coincide con el total.": en modo "Combinado", los 2 montos que escribas tienen que sumar exactamente el total a devolver — el sistema te avisa en rojo si no cuadra.
• "Revisa las cantidades — no pueden ser 0 ni mayores a lo disponible.": ajusta la cantidad de las líneas marcadas.
• Esta factura ya no tiene cantidades disponibles para devolver: ya se devolvió todo lo que tenía — no hay nada más que hacer con esa factura.

• La devolución no se edita ni se anula: es inmutable a propósito.
• La devolución del POS todavía no genera asiento contable, porque las ventas del POS tampoco asientan aún.
• "Imprimir" sale en blanco en esta pantalla — bug conocido, pendiente.

Si tu negocio usa Contabilidad, cada devolución queda anotada sola en tus libros y la ves en Contabilidad → Libro diario. Anota cuatro cosas a la vez:

• Se revierte la venta: el valor devuelto va a una cuenta de Devoluciones en ventas, que resta de tus ingresos.
• Se devuelve el IVA que habías cobrado, para que no lo declares de más.
• Sale el dinero de la caja o del banco desde donde lo reembolsaste (o baja lo que el cliente te debía, si quedó como saldo a favor).
• Y la mercancía vuelve al inventario, con su costo. Esto último es lo que hace que tu inventario contable y el real no se separen: sin ello, el producto estaría de vuelta en la estantería pero seguiría contando como vendido.

Ojo con el costo: el producto reingresa al costo promedio que tiene hoy, no al que tenía el día que se vendió. Si entre la venta y la devolución compraste más caro, la diferencia es normal.

Si tu negocio no usa Contabilidad, la devolución funciona igual y el stock vuelve, solo que no se anota en los libros.