Cómo vender sin internet en tu POS

(Categoría: POS)

¿Qué es y para qué sirve?

Es lo que hace tu caja cuando se cae el internet: en vez de quedarse quieta, sigue vendiendo. Cada venta se guarda en el equipo, el cliente se lleva una tirilla provisional, y cuando vuelve la conexión la caja envía las ventas sola a Vecipp, donde quedan registradas como cualquier otra.

¿En qué te beneficia?

• No pierdes ventas por una caída de internet. La fila sigue avanzando aunque el proveedor falle.
• No tienes que anotar a mano para pasarlo después: lo que vendiste sin conexión llega solo, con su inventario, su cobro y su contabilidad.
• Nada se registra dos veces. Aunque la conexión vaya y venga mientras se envían, cada venta queda una sola vez.
• Tus cuentas siguen cuadrando: el turno no se deja cerrar hasta que lleguen todas, así el efectivo contado coincide con lo vendido.
• Tú decides cuánto aguanta: de 1 a 5 días sin conexión. Así nadie vende una semana con precios viejos.

¿Cómo funciona?

La caja guarda lo que necesita para vender. Cada vez que abres Facturar con internet, el equipo guarda una copia de tus productos, precios, impuestos y numeraciones. Sin conexión, vende con esa copia: por eso puedes recargar la página sin internet y Facturar sigue abriendo.

El periodo de gracia. Desde la última vez que la caja habló con Vecipp empieza a correr el plazo que elegiste (5 días si no lo cambias). Mientras no se cumpla, la caja vende sin conexión; cuando faltan 2 días el aviso se pone en rojo, y al cumplirse deja de vender hasta que vuelva el internet. No es un castigo: después de unos días los precios, el inventario y las numeraciones guardadas ya pueden estar viejos.

El número provisional. Una venta sin conexión no puede tomar todavía su número definitivo (lo asigna Vecipp, para que dos cajas nunca usen el mismo). Por eso sale con un número provisional, por ejemplo P2-K7M-15 (caja 2, equipo K7M, venta 15 sin conexión): el código del equipo hace que dos computadores con la misma caja nunca repitan número. Al llegar recibe su número de siempre, y en el detalle de la venta verás los dos.

El QR de la tirilla provisional. La tirilla lleva un código QR. Tu cliente lo escanea con el celular y ve su compra: mientras la venta no llega dice que todavía no está lista, y cuando llega muestra el documento, el número, el total y, si es electrónico, el botón «Ver en la DIAN». No muestra datos del comprador.

Con facturación electrónica. Un documento electrónico solo existe cuando la DIAN lo recibe, y eso necesita internet. Sin conexión, la caja entrega la tirilla provisional, que dice que no es la factura; al volver la conexión, Vecipp emite el documento electrónico y la DIAN lo valida. La DIAN exige que la fecha del documento sea la del día en que se firma: la factura queda con la fecha del día en que se envía, y la hora real de la venta queda guardada en el detalle.

Lo que se respeta de la venta sin conexión: el precio que se cobró (aunque lo hayas cambiado mientras tanto), y la venta se registra aunque el inventario quede en negativo, porque la mercancía ya salió.

Qué se puede hacer sin conexión: vender en Facturar, con el cliente que ya está elegido (normalmente Consumidor final), cobrar con cualquier método e imprimir la tirilla provisional. Lo demás necesita internet: buscar o crear clientes y productos, abrir o cerrar turnos, devoluciones y el resto de pantallas (te muestran «Esta sección necesita internet»).

Videotutorial de Aprendizaje

¿Qué aprenderás en esta guía?

A encender la venta sin internet y elegir los días de gracia, a vender cuando se cae la conexión y a revisar que tus ventas llegaron.

Paso a paso para usar la función

1. Revisa la configuración: ve a Configuraciones › Funciones generales y busca el grupo Sin internet. "Vender sin internet" viene encendido; en "Días sin conexión" elige de 1 a 5 días.
2. Abre Facturar con internet al menos una vez en cada equipo que uses como caja: así guarda la copia con la que vende sin conexión. Si usas Chrome o Edge, puedes tocar "Instalar Vecipp POS" en la barra de direcciones para tenerla como aplicación.
3. Cuando se caiga el internet, sigue vendiendo como siempre: agrega los productos y toca "Vender". Arriba, el punto verde cambia por el aviso "Sin conexión" con cuántas ventas esperan.
4. Entrega la tirilla provisional: en la ventana "Venta guardada sin conexión" toca "Imprimir". Luego "Nueva venta" para seguir.
5. Cuando vuelva el internet, no hagas nada: la caja envía las ventas sola. Si quieres apurarla, toca el aviso de conexión y luego "Enviar ahora".
6. Revisa que llegaron: el aviso desaparece y vuelve el punto verde. En Historial de ventas, el detalle de cada una dice "Hecha sin conexión" y su "Tirilla provisional".
7. Cierra el turno cuando ya no quede ninguna venta por enviar.

Errores comunes y cómo solucionarlos

• "Esta caja necesita conectarse a internet al menos una vez para poder vender sin conexión.": ese equipo nunca abrió Facturar con internet, así que no tiene con qué vender. Conéctalo una vez y abre Facturar.
• "Se cumplieron los 5 días sin sincronizar: conecta la caja para seguir vendiendo.": llegaste al límite que elegiste. Conecta el equipo a internet (aunque sea con los datos del celular): en cuanto envíe las ventas puedes seguir.
• "Sin internet no se puede vender: Vender sin internet está apagado…": alguien apagó la opción en Funciones generales. Enciéndela con internet.
• "Debes sincronizar tu información antes de poder cerrar turno": hay ventas en ese equipo que todavía no llegan. Conéctalo, espera a que el aviso de conexión desaparezca y vuelve a cerrar.
• El aviso dice "Revisar": Vecipp rechazó una venta al recibirla (por ejemplo, la numeración se venció o el cliente no sirve para factura electrónica). Toca el aviso, lee el motivo, corrígelo y toca "Reintentar".
• El aviso dice "Vuelve a entrar": tu sesión venció mientras la caja estaba sin conexión. Inicia sesión otra vez y las ventas se envían solas.
• Una venta dice "De otro cajero": la hizo otra persona en ese equipo. Se envía cuando esa persona vuelva a entrar en la caja, para que quede a su nombre y en su turno.
• Borré los datos del navegador: las ventas que no se habían enviado estaban guardadas ahí. Por eso no limpies el navegador de la caja mientras el aviso diga que hay ventas por enviar.

Qué no hace todavía

• No hay facturación de contingencia en papel (la numeración de talonario de la DIAN para caídas largas). Sin conexión se usa la tirilla provisional.
• Sin conexión no se buscan ni se crean clientes, ni productos, ni se hacen devoluciones; tampoco se abren o cierran turnos.
• En Windows también está la app de escritorio, que además imprime sin preguntar y abre el cajón: ver Cómo instalar Vecipp POS en Windows.
• Si cierras sesión desde otra página (no desde el menú de la caja), la copia de Facturar queda en el equipo hasta la próxima vez que abra con internet.