Configura pagos y descuentos que se repiten cada mes

(Categoría: Nómina)

¿Qué es y para qué sirve?

Hay pagos y descuentos que son siempre los mismos: el auxilio de alimentación, la bonificación fija que le prometiste a alguien, el descuento de una libranza, la cuota de la cooperativa o el pago de un préstamo.

Los conceptos recurrentes son eso: los declaras una sola vez en la ficha del empleado, dices desde qué mes aplican y —si tiene fecha de vencimiento— hasta cuál, y a partir de ahí el sistema los agrega solo a cada nómina.

¿En qué te beneficia?

• Dejas de teclear lo mismo todos los meses. Con diez empleados y dos conceptos cada uno, son veinte líneas que escribías a mano cada nómina. Ahora son cero.
• Y dejas de olvidarlas. Este es el error que más caro sale: el mes que se te pasa el auxilio, el empleado cobra de menos y lo nota él, no tú. El mes que se te pasa la libranza, el descuento no se hace y la plata ya salió.
• Los aportes salen bien solos. Un auxilio salarial sube la base de salud y pensión; uno no salarial no. Esa diferencia es la que dispara los reprocesos con la EPS y el fondo, y aquí va sola.
• Puedes pausar sin perder la historia. Si un descuento se suspende dos meses, lo apagas con el interruptor y lo vuelves a encender. No hace falta borrarlo ni volver a crearlo.
• Queda en el desprendible del empleado, con su nombre y su valor, como cualquier otro concepto.

¿Cómo funciona?

Cada concepto recurrente necesita tres datos: qué es, cuánto y desde cuándo.

🔑 El valor es mensual y entra completo. No se reparte por días: si declaras $200.000, en la nómina aparecen $200.000.

Lo más importante de entender: salarial o no salarial.

Varios conceptos vienen en pareja — Auxilio salarial y Auxilio no salarial, Bonificación salarial y Bonificación no salarial—. No es lo mismo y no da igual cuál elijas:

• Un concepto salarial es parte del salario: sube la base de salud, pensión, ARL, caja de compensación y de las provisiones de prima, cesantías e intereses.
• Un concepto no salarial se le paga al empleado igual, pero no cuenta para esos aportes.

Un ejemplo con números, sobre un sueldo de $2.000.000:

Cuándo entra en la nómina. El concepto se agrega al crear el periodo de cada mes. Y si el periodo del mes ya existía cuando lo declaraste, entra al volver a calcular esa nómina. Lo único que no se toca es un periodo ya contabilizado o pagado: ahí el documento ya salió.

Qué pasa si lo pausas o lo borras. Deja de agregarse a las nóminas siguientes. Las que ya liquidaste no cambian — y si quieres quitarlo de una nómina abierta, lo haces desde el detalle de ese empleado.

Videotutorial

Qué aprenderás

• A declarar un pago o un descuento que se repite todos los meses.
• A elegir bien entre un concepto salarial y uno no salarial, y a entender qué cambia.
• A ponerle fecha de vencimiento a un descuento que termina.
• A pausarlo un mes sin perder el registro.

Paso a paso

1. Entra a Empleados y haz clic en la persona.
2. En su ficha, abre la pestaña Conceptos recurrentes.
3. Pulsa Agregar percepción si es un pago, o Agregar deducción si es un descuento.
4. Elige el concepto. Puedes escribir para filtrar la lista.
5. Escribe el Valor mensual. Abajo verás Costo reflejado en la nómina con ese mismo número.
6. Elige el Período de inicio: el mes desde el que aplica.
7. Si el concepto termina en una fecha, enciende Agregar período de terminación y elige el último mes.
8. Pulsa Guardar.

Para pausarlo un tiempo: usa el interruptor de la columna Estado. Queda en Inactivo y deja de agregarse, pero no se pierde.

Para cambiarlo o quitarlo: los iconos de lápiz y papelera al final de la fila.

Errores comunes

• «Elegí el concepto equivocado: puse salarial y era no salarial». Edítalo con el lápiz y vuelve a calcular la nómina del mes si todavía no está contabilizada. Si ya lo está, corrígelo en la siguiente.
• «Me dice que ya hay uno vigente en esas fechas». No puedes tener dos veces el mismo concepto activo a la vez para la misma persona. Si es un reemplazo, ponle fecha de terminación al anterior.
• «El período de terminación no me deja elegir un mes anterior al de inicio». Es correcto: un concepto no puede terminar antes de empezar.
• «Lo declaré y no aparece en la nómina de este mes». Revisa dos cosas: que el Período de inicio sea ese mes o uno anterior, y que la nómina no esté ya contabilizada. Si está solo calculada, vuelve a calcularla y entrará.
• «Lo pausé y sigue en la nómina de este mes». Pausar no reescribe una nómina donde el concepto ya entró. Quítalo desde el detalle de ese empleado, o contabiliza y sigue en la siguiente.
• «Al contabilizar me dice que falta una cuenta contable». Te dice cuál. Cada concepto nuevo necesita su cuenta en Configuración → Configuración contable; ahí ya aparece listado, solo hay que asignársela.
• «No encuentro el concepto en la lista». Revisa que esté encendido en Configuración → Devengados o → Deducciones.

Qué no hace todavía

• El valor no se reparte cuando el empleado no trabajó el mes completo. Si alguien entra a mitad de mes, su salario sí se prorratea, pero el concepto recurrente entra completo.
• No hay conceptos recurrentes en porcentaje, solo en valor fijo.
• No se pueden declarar para varios empleados a la vez: van uno por uno.
• La tabla no muestra la fecha de terminación, solo la de inicio. Para verla, abre el concepto con el lápiz.
• Las incapacidades y las licencias no están en la lista. Tienen reglas propias de cálculo y todavía se registran dentro de cada nómina.
• No hay un historial de cambios del empleado: esa pestaña aún no existe.