Órdenes de compra

(Categoría: Contabilidad)

¿Qué es y para qué sirve?

Una orden de compra es el documento con el que le pides mercancía o servicios a un proveedor: qué le pides, a qué precio y para cuándo lo necesitas.

🔑 Es un documento de control: no mueve tu inventario ni toca tu contabilidad. Pedir no es lo mismo que recibir. Cuando la mercancía llegue, conviertes la orden en factura de compra con un botón, y ahí sí entra al inventario y se registra la deuda con el proveedor.

¿En qué te beneficia?

Dejas de pedir por WhatsApp y de memoria. Queda por escrito qué pediste, a qué precio y para cuándo, con un número que puedes citar.
Te evitas la discusión de precio. Si el proveedor te cobra distinto a lo pactado, tienes el documento.
Tu inventario no se ensucia con lo que todavía no llegó. Muchos negocios anotan la compra al pedirla y terminan con un stock que no existe. Aquí eso no puede pasar.
No vuelves a teclear lo mismo dos veces. Al llegar el pedido, la factura de compra se crea sola con las líneas de la orden.

¿Cómo funciona?

La orden nace Abierta y se queda así hasta que pase una de dos cosas:

Estado	Qué significa
Abierta	La pediste y sigue viva. Se puede editar, anular o convertir
Parcial	Ya facturaste una parte (por ejemplo, llegaron 40 de 100). Lo que falta sigue pendiente y lo puedes facturar después. No se edita, no se anula ni se elimina: ya tiene facturas
Cerrada	Era Parcial y lo que faltaba ya no va a llegar: la cerraste con Cerrar lo pendiente. Sus facturas siguen igual, pero ya no se factura más de ella. Si al final llega, pulsa Reabrir
Facturada	Ya facturaste todo lo pedido. No se puede editar ni eliminar: sus facturas ya existen con esos números
Anulada	Se canceló. Queda a la vista, con su marca, para que exista el registro. Se puede editar —por ejemplo, para dejar una nota de por qué se anuló—, y sigue anulada y con su mismo número

Cada línea puede ser un producto de tu inventario o una cuenta contable. Eso es lo que te permite pedir mercancía y también un servicio o un gasto —arriendo, papelería, mantenimiento— en el mismo documento.

🔑 Al elegir un producto, el precio se llena solo con tu costo, no con tu precio de venta. Es lo correcto: aquí estás comprando, no vendiendo. Puedes cambiarlo si el proveedor te da otro precio.

Al convertir se te pregunta la bodega en la que recibes, si la orden no la traía. Es a propósito: la factura sí mete la mercancía al inventario, y meterla en la bodega equivocada es un lío de encontrar después.

¿Y si le pides en dólares?

Elige la Moneda en la franja de arriba, como en la factura de compra. Debajo aparece la tasa ("1 USD = 4400 COP ✎"); con el lápiz la cambias. Los precios se escriben en dólares y al pie ves el Total y el Total COP. Al convertirla en factura de compra, la compra sale en la misma moneda y a la misma tasa.

Videotutorial de Aprendizaje

Video explicativo — próximamente

¿Qué aprenderás en esta guía?

Cómo crear una orden de compra y qué significa cada campo.
La diferencia entre pedir y recibir, y por qué tu inventario no cambia al pedir.
Cómo convertirla en factura de compra cuando llegue el pedido.

Paso a paso

Ve a Gastos → Órdenes de compra y pulsa + Nueva orden de compra: el formulario se abre en una ventana encima de la lista, sin cambiar de pantalla (la lista queda detrás; al cerrarla sigues donde ibas).
Arriba puedes elegir Bodega y Centro de Costo (y la Moneda, si manejas varias). Si no los usas, escóndelos con Personalizar opciones.
Elige el Proveedor. Su identificación y su teléfono se llenan solos. Si todavía no existe, pulsa + Nuevo proveedor: se abre una ventana para crearlo con su nombre, documento y teléfono, y al guardar queda elegido en la orden, sin perder lo que ya escribiste.
Ajusta la Fecha y la Fecha de entrega — la fecha en la que esperas recibir el pedido.
En Concepto, busca el producto o la cuenta contable. Puedes escribir para filtrar.
Revisa el Precio (llega con tu costo), y completa Desc %, Impuesto y Cantidad.
Usa + Agregar línea para pedir varias cosas en la misma orden.
Si quieres, escribe Términos y condiciones y Notas (estas se imprimen). Debajo de la hoja, en Comentarios y Recordatorios, puedes dejar notas para tu equipo —mencionando a alguien con @— que no salen en la impresión: se publican solas en cuanto guardas.
Pulsa Guardar: la ventana se cierra y vuelves a la lista con la orden creada ya abierta a la derecha.
Abajo ves el Subtotal, una línea por cada impuesto (por ejemplo, IVA (19.00%)) y el Total.
En el detalle tienes seis acciones: Editar, Imprimir, Enviar por correo, Anular, Convertir a compra y Adjuntar archivo (los archivos quedan en el bloque Archivos adjuntos, de 10 MB como máximo). La principal va en color (Convertir a compra —o Facturar lo pendiente cuando la orden es parcial—) y las demás son íconos que dicen lo que hacen al pasar el mouse; una apagada te dice por qué.
Cuando llegue toda la mercancía, abre la orden y pulsa Convertir a compra. Elige la bodega y confirma: se crea la factura de compra con fecha de hoy. Después, en las pestañas Facturas de compra y Documentos soporte del detalle ves en qué documento se convirtió.

Si solo llegó una parte (facturación parcial):

Ve a Gastos → Facturas de compra → Nueva factura de compra, elige el proveedor y pulsa + Órdenes de compra.
Elige la orden: sus líneas llegan con lo que falta por facturar. Ajusta las cantidades a lo que de verdad recibiste (o quita las líneas que no llegaron) y guarda.
La orden queda Parcial. En su detalle, la columna Facturado dice cuánto llevas de cada línea y cuánto falta, y abajo ves todas sus facturas.
Cuando llegue el resto, repite el paso 1, o en el detalle de la orden pulsa Facturar lo pendiente: la ventana te muestra «Lo que se va a facturar» (cada producto con lo que falta), eliges la bodega y pulsas Facturar lo pendiente. Se crea la factura con justo lo que faltaba y la orden queda Facturada.
Si lo que falta ya no va a llegar, en el detalle de la orden pulsa Cerrar lo pendiente. La ventana te muestra «Lo que ya no se espera»; confirma con Sí, cerrar. La orden queda Cerrada: sus facturas no cambian, la columna Facturado dice cuánto no llegó de cada producto y la orden ya no aparece en + Órdenes de compra. Si al final sí llega, pulsa Reabrir y vuelve a quedar Parcial.

Si en una factura pones más de lo que falta, Vecipp te pregunta «¿Recibiste más de lo pedido?»: elige Guardar igual si el proveedor te entregó de más, o Corregir la cantidad. Y si eliminas una factura de compra que venía de una orden, la orden vuelve a tener ese pendiente.

La pantalla entra en «Calendario y orden»: al abrir, ves las órdenes del mes puestas en el día en que esperas recibirlas, cada una con su número y su estado. Las que ya vencieron sin recibirse del todo salen marcadas «— venció» en rojo, y son las primeras a las que hay que mirarles. Los botones ‹ › cambian de mes, Hoy vuelve al mes actual y Mes / Agenda cambia entre el calendario y la misma lista puesta por días. ¿Pides algo para un día concreto? Toca ese día del calendario —los días grises del mes vecino también sirven— y se abre la orden nueva con esa fecha de entrega ya puesta (el + aparece al pasar el mouse; en el celular queda siempre a la vista); al guardar, vuelves a la lista en el mes de esa entrega con la orden recién creada a la vista.

Al tocar una orden, a la derecha aparece la orden tal como se imprime —con lo que pediste, lo que ya llegó y lo que falta— y sus botones: la principal en color (Convertir a compra —o Facturar lo pendiente cuando la orden es parcial—), Editar con su nombre y los demás como íconos que dicen lo que hacen al pasar el mouse (Imprimir, Enviar por correo, Anular…), hasta Abrir la orden completa. Si entras sin elegir ninguna, Vecipp te muestra la más urgente (una vencida sin recibirse del todo, si hay alguna). Arriba ves cuánto está por recibir, cuánto recibiste este mes y en cuántas facturas.

Crear y editar van en la misma ventana: + Nueva orden de compra y Editar (del panel o del menú ⋮ de la tabla) abren el formulario encima de la lista, sin cambiar de pantalla: a la izquierda te dice el número que va a llevar («Se guardará como No. 3») o cuál estás editando, y a la derecha el documento con sus campos, sus líneas y —plegados— los comentarios. Al guardar vuelves a la lista con esa orden abierta. En el celular, cada línea del documento se ve como una tarjeta con sus campos uno debajo del otro.

Para buscar en la tabla de siempre: pulsa Tabla, arriba a la derecha. Ahí:

Haz clic en Filtrar y elige Código, Contacto, Fecha, Fecha de entrega o Estado (Abierta, Parcial, Cerrada, Facturada o Anulada).
Haz clic en el título de cualquier columna para ordenar por ella.
Exportar descarga un Excel con las mismas órdenes que estás viendo.

Para exportar solo algunas, márcalas con las casillas y haz clic en Exportar en la barra verde que aparece arriba: el Excel sale solo con las marcadas.

Desde el menú ⋮ de cada fila (en la vista Tabla) —o desde los botones del panel cuando estás en el calendario— puedes Ver detalle, Editar (si todavía no tiene facturas), Anular (mientras esté abierta), Imprimir o Eliminar (si todavía no tiene facturas). Una opción apagada te dice por qué al pasar el mouse.

Errores comunes

"Creé la orden y mi inventario no cambió." Es lo correcto, no un error. La orden es un pedido; el inventario se mueve cuando la conviertes en factura de compra.

"No puedo convertir la orden: me sale un aviso." El aviso dice el motivo exacto: un proveedor o un producto desactivado después de crear la orden, una bodega en la que no tienes permiso, o un mes cerrado en contabilidad. Corrige eso y vuelve a convertir.

"Quiero facturar el resto de una orden Cerrada y no aparece." Una orden cerrada ya no se ofrece ni se factura: primero pulsa Reabrir en su detalle.

"No puedo cerrar una orden." Cerrar lo pendiente solo aparece en una orden Parcial. Si todavía no tiene ninguna factura, lo que corresponde es Anular.

"No puedo editar una orden." Si ya está Facturada, Parcial o Cerrada, no se toca: su factura de compra ya existe con esos valores. Lo que se corrige es la factura. Una Anulada sí se edita, pero al guardar no vuelve a quedar abierta: si la necesitas de nuevo, crea una orden nueva.

"No encuentro el producto en Concepto." Ese selector trae productos y cuentas contables. Escribe parte del nombre para filtrar. Si es un gasto y no un producto, búscalo entre las cuentas.

"El precio que aparece no es al que me vende el proveedor." Llega con tu costo registrado, como referencia. Cámbialo por el precio real: lo que guardes es lo que pasará a la factura.

Enviarla al proveedor: en el detalle, Enviar por correo abre el aviso de envío con el correo del proveedor, el asunto y el mensaje de tu plantilla «Correo de orden de compra» y la orden en PDF adjunta.

Qué no hace todavía

Si traes una orden en dólares a una factura de compra con + Órdenes de compra, sus precios entran a la tasa de la factura, no a la de la orden.
El número de la orden lo pone Vecipp y va corrido (1, 2, 3…), sin prefijo: la orden es un documento interno, no lleva una numeración propia como las facturas.