Órdenes de compra

(Categoría: Contabilidad)

Una orden de compra es el documento con el que le pides mercancía o servicios a un proveedor: qué le pides, a qué precio y para cuándo lo necesitas.

🔑 Es un documento de control: no mueve tu inventario ni toca tu contabilidad. Pedir no es lo mismo que recibir. Cuando la mercancía llegue, conviertes la orden en factura de compra con un botón, y ahí sí entra al inventario y se registra la deuda con el proveedor.

• Dejas de pedir por WhatsApp y de memoria. Queda por escrito qué pediste, a qué precio y para cuándo, con un número que puedes citar.
• Te evitas la discusión de precio. Si el proveedor te cobra distinto a lo pactado, tienes el documento.
• Tu inventario no se ensucia con lo que todavía no llegó. Muchos negocios anotan la compra al pedirla y terminan con un stock que no existe. Aquí eso no puede pasar.
• No vuelves a teclear lo mismo dos veces. Al llegar el pedido, la factura de compra se crea sola con las líneas de la orden.

La orden nace Abierta y se queda así hasta que pase una de dos cosas:

| Estado | Qué significa | |---|---| | Abierta | La pediste y sigue viva. Se puede editar, anular o convertir | | Facturada | Ya la convertiste en factura de compra. No se puede editar ni eliminar: su factura ya existe con esos números | | Anulada | Se canceló. Queda a la vista, con su marca, para que exista el registro |

Cada línea puede ser un producto de tu inventario o una cuenta contable. Eso es lo que te permite pedir mercancía y también un servicio o un gasto —arriendo, papelería, mantenimiento— en el mismo documento.

🔑 Al elegir un producto, el precio se llena solo con tu costo, no con tu precio de venta. Es lo correcto: aquí estás comprando, no vendiendo. Puedes cambiarlo si el proveedor te da otro precio.

Al convertir se te pregunta la bodega en la que recibes, si la orden no la traía. Es a propósito: la factura sí mete la mercancía al inventario, y meterla en la bodega equivocada es un lío de encontrar después.

• Cómo crear una orden de compra y qué significa cada campo.
• La diferencia entre pedir y recibir, y por qué tu inventario no cambia al pedir.
• Cómo convertirla en factura de compra cuando llegue el pedido.

1. Ve a Gastos → Órdenes de compra y pulsa + Nueva orden de compra.
2. Arriba puedes elegir Bodega y Centro de Costo. Si no los usas, escóndelos con Personalizar opciones.
3. Elige el Proveedor. Su identificación y su teléfono se llenan solos.
4. Ajusta la Fecha y la Fecha de entrega — la fecha en la que esperas recibir el pedido.
5. En Concepto, busca el producto o la cuenta contable. Puedes escribir para filtrar.
6. Revisa el Precio (llega con tu costo), y completa Desc %, Impuesto y Cantidad.
7. Usa + Agregar línea para pedir varias cosas en la misma orden.
8. Si quieres, escribe Términos y condiciones y Notas (estas se imprimen), y Comentarios (estos no se imprimen).
9. Pulsa Guardar.
10. Cuando llegue la mercancía, abre la orden y pulsa Convertir a compra. Elige la bodega y confirma.

"Creé la orden y mi inventario no cambió." Es lo correcto, no un error. La orden es un pedido; el inventario se mueve cuando la conviertes en factura de compra.

"No puedo editar una orden." Si ya está Facturada, no se toca: su factura de compra ya existe con esos valores. Lo que se corrige es la factura.

"No encuentro el producto en Concepto." Ese selector trae productos y cuentas contables. Escribe parte del nombre para filtrar. Si es un gasto y no un producto, búscalo entre las cuentas.

"El precio que aparece no es al que me vende el proveedor." Llega con tu costo registrado, como referencia. Cámbialo por el precio real: lo que guardes es lo que pasará a la factura.

• No se puede enviar por correo al proveedor desde aquí todavía. Puedes imprimirla.
• No se pueden adjuntar archivos a la orden.
• El botón Exportar está a la vista pero aún no descarga.
• No hay filtros en el listado todavía: se ven todas las órdenes, de la más nueva a la más vieja.
• Una factura de compra no puede relacionar varias órdenes a la vez: la conversión es de una en una.