Centros de costos: saber qué área, proyecto o sede te deja plata

(Categoría: Contabilidad)

Un centro de costo es una etiqueta que le pones a un ingreso o a un gasto para saber de dónde salió. En vez de tener un montón de facturas y compras revueltas, cada una queda marcada como "Sede Norte", "Obra del hospital" o "Equipo de ventas".

Es la diferencia entre saber cuánto vendiste y saber dónde lo vendiste.

• Sabes qué sede o qué proyecto te está dejando plata y cuál te la está quitando. Sin esto, la ganancia del negocio es un solo número y no hay forma de saber qué parte lo está empujando.
• Puedes cobrarle bien a un cliente por obra o por contrato. Todos los gastos de esa obra quedan marcados con la misma etiqueta.
• Le pones freno al gasto que se dispara. Si el gasto de una sede sube mes a mes, lo ves porque está etiquetado, no porque te diste cuenta tarde.
• Nadie se olvida de ponerlo. Puedes dejar el centro de costo como obligatorio para el tipo de documento que quieras: si falta, el documento no se guarda.
• Y no hay que escribirlo cada vez: eliges un centro de costo preferido por tipo de documento y entra solo.

Un centro de costo tiene tres datos: un Nombre (el único obligatorio), un Código opcional y una Descripción opcional.

El código sirve para ordenar y para simular niveles. No hay carpetas ni subniveles, pero si numeras 10 para Ventas, 10-01 para Ventas Norte y 10-02 para Ventas Sur, la lista te queda agrupada sola.

Después, en el botón Configuración decides dos cosas por cada tipo de documento:

• Centro de costo preferido — el que va a entrar solo cuando crees ese documento. Puedes cambiarlo en el momento; es solo el valor por defecto.
• ¿Es obligatorio? — si lo activas, ese tipo de documento no se puede guardar sin centro de costo.

Los tipos que puedes configurar son: Factura, Factura de compra, Recibo de caja, Comprobante de egreso, Nota crédito, Nota débito y Nota débito en ingresos.

Sobre borrar y desactivar, que es donde más se confunde la gente:

• Eliminar solo se puede si el centro de costo no se ha usado nunca. Es a propósito: si ya está en documentos, borrarlo dejaría esos documentos sin su etiqueta.
• Desactivar es lo que se usa el resto del tiempo. Deja de aparecer en los formularios y de entrar como preferido, pero los documentos viejos conservan su etiqueta.
• Y si una bodega tiene ese centro de costo asignado, no lo vas a poder ni editar ni eliminar hasta que lo quites de la bodega.

• Cómo crear un centro de costo y para qué sirve el código.
• Cómo hacer que entre solo en tus documentos.
• Cómo volverlo obligatorio para que nadie se lo salte.
• Cuándo desactivar en vez de eliminar.

Para crear uno:

1. Ve a Configuración > Centros de costos.
2. Haz clic en + Nuevo centro de costo.
3. Escribe el Nombre. Si quieres, agrega Código y Descripción.
4. Confirmar. Si vas a cargar varios seguidos, usa Guardar y crear nuevo: el formulario se queda abierto y en blanco.

Para que entre solo y sea obligatorio:

1. En la misma pantalla, haz clic en Configuración.
2. Busca la fila del tipo de documento que te interesa.
3. En Centro de costo preferido elige el que quieras que entre por defecto.
4. Activa ¿Es obligatorio? si no quieres que se pueda guardar sin él.
5. Confirmar.

Para dejar de usar uno: en su fila, el botón de encendido lo desactiva. Si nunca se usó y quieres borrarlo del todo, usa la ✕.

• "Ya existe un centro de costo con ese nombre." No se pueden repetir dentro de la misma empresa, ni siquiera cambiando mayúsculas.
• "No puedes eliminar este centro de costo porque ya se usó en…" Correcto: desactívalo en su lugar.
• "La bodega «…» tiene este centro de costo asignado." Quítalo primero de la bodega, o simplemente desactívalo.
• "Este documento necesita un centro de costo." Alguien lo dejó como obligatorio para ese tipo de documento. Elige uno, o quita la obligatoriedad desde Configuración.
• Configuré un preferido y no aparece. Revisa que no esté desactivado: un centro de costo inactivo no entra solo en un documento nuevo.

• No hay un reporte por centro de costo. Hoy el seguimiento se hace revisando los documentos. Es el mismo límite que tiene el estándar del mercado, no un pendiente nuestro.
• La factura de venta y la nota crédito todavía no tienen el campo. Puedes configurarles preferido y obligatoriedad, pero por ahora esos dos tipos no lo van a pedir.
• No hay niveles de verdad. La jerarquía se simula con el código (10, 10-01); no existen centros de costo "hijos".
• No se reparte un mismo documento entre varios centros de costo. Cada documento lleva uno solo.