Cómo personalizar las plantillas de correo y WhatsApp

(Categoría: Contabilidad)

¿Qué es y para qué sirve?

Las plantillas son el texto con el que salen los correos de tus documentos: el asunto y el mensaje. Aquí los escribes a tu manera, con tu tono y tus datos, una sola vez, y cada correo que envíes los usa.

¿En qué te beneficia?

• Tus correos hablan como tu negocio, no con un texto genérico.
• No escribes lo mismo cada vez: número, fecha, total, cliente y los datos de tu empresa se llenan solos.
• Un solo lugar para cambiar el mensaje de todos los envíos de un tipo de documento.

¿Cómo funciona?

Hay una plantilla por documento: factura de venta, cotización, nota de crédito, remisión, pago recibido, pago realizado, orden de compra, estado de cuenta y nota débito de ingreso, más la de WhatsApp de factura de venta. Cada una trae un texto listo para usar; si no la cambias, sale ese.

Las variables son palabras entre llaves, como {{NúmeroFactura}} o {{NombreEmpresa}}. Al enviar, Vecipp las cambia por el dato real de ese documento. La vista previa de cada plantilla ya te las muestra llenas con datos de ejemplo.

Cuando envías un documento por correo —factura de venta, cotización, remisión, orden de compra, nota débito, nota crédito, pago recibido, pago realizado o estado de cuenta—, el aviso de envío trae el asunto y el mensaje de su plantilla. Ahí puedes todavía cambiarlos para ese envío en particular; la plantilla no se toca. Y la de WhatsApp es el mensaje que sale al compartir una factura de venta por WhatsApp (Compartir → WhatsApp).

Videotutorial de Aprendizaje

¿Qué aprenderás en esta guía?

A editar el asunto y el mensaje de una plantilla, a insertar variables y a darle formato al texto.

Paso a paso para usar la función

1. Ve a Contabilidad → Configuración → Plantillas de correo y WhatsApp. También llegas desde el aviso de envío de un documento: haz clic en el lápiz y luego en "Gestionar mis plantillas".
2. Elige la pestaña "Correo" o "WhatsApp".
3. En la plantilla que quieras, haz clic en "Editar plantilla".
4. Cambia el Asunto y el mensaje. Usa la barra para poner negrita, cursiva, subrayado, enlaces, tamaño, color, alineación y listas.
5. Para agregar un dato que se llene solo, pon el cursor donde lo quieres y elige en "Insertar variable" (por ejemplo Recibo de caja → Total).
6. Haz clic en "Guardar". Si te arrepientes, "Cancelar" deja la plantilla como estaba.

Errores comunes y cómo solucionarlos

• "Escribe el asunto del correo.": las plantillas de correo necesitan asunto.
• En el correo aparece {{Algo}} tal cual: la variable está mal escrita. Bórrala y vuelve a insertarla desde Insertar variable.
• El correo salió sin negritas: si cambiaste el mensaje en el aviso de envío, sale como texto simple. Para que salga con formato, envíalo sin cambiarlo ahí o ajusta la plantilla.

Qué no hace todavía

• La plantilla de WhatsApp no lleva el enlace a la factura ({{LinkPortalFactura}} sale vacío): Vecipp todavía no tiene portal de clientes.
• No hay un botón para volver al texto original de una plantilla que ya cambiaste.