Cómo mover mercancía de una bodega a otra

(Categoría: POS)

¿Qué es y para qué sirve?

Una transferencia entre bodegas es el documento con el que registras que llevaste mercancía de un sitio a otro: del depósito al local, de una sede a otra. Le dices al sistema qué salió, de dónde y hacia dónde, y él ajusta las cantidades de las dos bodegas.

¿En qué te beneficia?

• Tu stock deja de mentir. Si llevas 10 cajas al local y no lo registras, el sistema sigue creyendo que están en el depósito — y tu cajero termina vendiendo lo que no tiene a la mano.
• No ensucias tus números. Mucha gente resuelve esto con una salida y una entrada de ajuste. Eso descuadra el inventario dos veces y deja movimientos que parecen pérdidas. Una transferencia no.
• Queda constancia de quién movió qué y cuándo, con su número de documento, por si mañana falta algo.

¿Cómo funciona?

🔑 Una transferencia cambia dónde está tu inventario, no cuánto vale. Las mismas 10 cajas, en otro sitio. Por eso no genera ningún movimiento contable: tu cuenta de inventario queda exactamente igual antes y después. Es la diferencia con un ajuste de inventario, que sí cambia el valor y sí se contabiliza.

Cuando eliges la bodega de origen y un producto, el sistema te muestra la cantidad disponible en esa bodega — no el total de tu empresa. Y no te deja sacar más de lo que hay ahí: si intentas mover 20 y solo tienes 4, el campo se pone en rojo y no puedes guardar. Esto vale aunque el producto tenga activado "vender sin unidades disponibles": esa opción es para vender, no para mover mercancía que no existe.

Solo aparecen productos inventariables: los servicios y los productos que no llevan control de stock no tienen nada que trasladar.

Videotutorial de Aprendizaje

¿Qué aprenderás en esta guía?

• Cómo crear una transferencia entre dos bodegas.
• Qué significa la columna Cantidad disponible.
• Cómo eliminar una transferencia y qué pasa con el stock.

Paso a paso

¿Primera vez? Toca el birrete 🎓 (Cómo funciona) en Transferencias entre bodegas: abre la ventana y te acompaña paso a paso. Al final, el botón de transferir lo tocas tú (o Saltar si solo estabas mirando).

Desde el POS (Inventario › Bodegas, el botón de las flechas ⇄, o Transferir en la ficha de una bodega):

1. Toca "+ Nueva transferencia". Se abre una ventana en 3 pasos, casi a pantalla completa; a la izquierda ves los pasos y la transferencia que vas armando.
2. ¿De dónde a dónde? Toca la bodega de la que sale (columna Sale de) y la bodega a la que llega (columna Llega a). Cada tarjeta dice cuántas unidades tiene. Viene elegida la principal como origen (o la bodega desde la que tocaste Transferir). Con las dos elegidas pasas solo al siguiente paso.
3. ¿Qué pasas? Busca el producto por nombre o escanéalo (con la cámara o el lector de códigos y Enter): solo salen los productos de la bodega de origen. Cada fila dice cuántos hay y con cuántos queda; escribe cuántos pasas, usa − + o Todo para pasar todo lo que hay. Si pides más de lo que hay, la fila se pone en rojo («Solo hay 8 en Bodega principal») y no te deja seguir.
4. Revisa y transfiere. Ves de dónde a dónde, cuántas unidades y de qué productos, con Cambiar en cada parte. La Fecha viene con la de hoy (cámbiala si la mercancía se movió otro día) y puedes dejar una Nota. Toca "Transferir": las unidades se mueven al momento y se abre la transferencia con lo que pasó.

La lista es una tabla como una hoja de cálculo —letras A, B, C… arriba y el número de cada fila— con el No., la Fecha, Sale de → llega a (y la nota debajo), cuántos Productos y cuántas Unidades. Arriba ves cuántas Transferencias llevas, las Unidades movidas y cuántas van Este mes. Busca por número, bodega o nota; elige el periodo en 📅; Filtrar deja solo las de una bodega; la paleta 🎨 le da color y las cuatro flechas la abren en grande.

El ojito abre la transferencia en una ventana grande: de qué bodega salió y a cuál llegó, unidades, productos, fecha, la nota y lo que pasó, producto por producto. Arriba están Editar, Imprimir y Eliminar.

Para corregir una transferencia, ábrela con el ojito y toca Editar: la ventana abre en Revisa y transfiere y puedes cambiar las bodegas, los productos, la fecha y la nota. Al guardar, el stock de la versión anterior vuelve a su lugar y se aplica la nueva; el número no cambia. Lo que esta transferencia ya había sacado vuelve a estar disponible, y el «Hay…» de cada producto lo incluye.

Para imprimirla, toca la impresora en su ventana. Sale con los datos de tu empresa, el número, las bodegas, la fecha, los productos y tu nota.

Desde Contabilidad (Inventario › Bodegas › Transferencia de bodegas) el formulario sigue siendo una sola página: Bodega origen y destino, Fecha, Observaciones, y en Ítems de venta cada producto con su Cantidad disponible y Cantidad a transferir; Guardar crea el documento.

Errores comunes

"Cantidad insuficiente en bodega". Estás intentando sacar más de lo que hay en la bodega de origen. Fíjate en la columna Cantidad disponible: ese es tu tope. Si el total de tu empresa es mayor, es porque el resto está en otra bodega.

"La bodega … está desactivada". No se mueve mercancía nueva con una bodega desactivada: actívala primero. Sí puedes eliminar o corregir una transferencia vieja aunque hoy esa bodega esté desactivada.

"No tienes permiso para trabajar con la bodega …". Tu usuario está limitado a ciertas bodegas, y la transferencia toca otra. Pídele al administrador de tu cuenta que te dé acceso en Configuración › Usuarios.

"El producto no me aparece en la lista". Solo se ofrecen productos inventariables. Un servicio o un producto sin control de stock no tiene unidades que mover.

"Me equivoqué de bodega". Elimina la transferencia (en el POS, la papelera de su ventana; en Contabilidad, Más acciones > Eliminar transferencia): el stock vuelve solo a la bodega de origen. El movimiento queda registrado en el historial del producto marcado como anulada — el historial nunca se borra, para que siempre se pueda reconstruir qué pasó.

Qué no hace todavía

• No hay transferencias parciales ni en tránsito. La mercancía sale de una bodega y entra en la otra en el mismo instante; no existe un estado intermedio de "va en camino".