Cómo activar y cobrar propinas en tu POS

(Categoría: POS)

¿Qué es y para qué sirve?

Es la opción para cobrar propina o servicio en tus ventas del punto de venta. Defines un porcentaje sugerido (por ejemplo, el 10 %) y, al vender, el POS lo calcula solo; si tu cliente quiere dejar otro valor, lo cambias en segundos antes de cobrar.

¿En qué te beneficia?

Cobras la propina sin hacer cuentas a mano: el POS la calcula sobre la venta y la suma al total.
Queda en el documento: en el ticket, en la factura electrónica o el documento POS que llega a la DIAN, y en el historial.
Tu contabilidad queda en orden: la propina no se registra como un ingreso tuyo, porque es plata de tu equipo. Va a la cuenta de pasivo que elijas.
Respetas la ley: la sugerencia es opcional y tu cliente puede no aceptarla o cambiarla.

¿Cómo funciona?

Se configura una vez, en Configuraciones › Detalles en ventas › Preferencias de venta:

Opción	Qué hace
Cuenta contable para propinas	La cuenta donde se registra lo recaudado. Viene elegida una de Otros pasivos corrientes (en el catálogo colombiano, Ingresos recibidos para terceros). Solo puedes elegir cuentas de pasivo de movimiento: las que agrupan a otras aparecen, pero no se pueden elegir.
Propinas	El interruptor que la activa. No se puede prender sin una cuenta elegida. Se guarda en el momento.
Sugerida por defecto	Encendida, cada venta nueva ya trae la propina; apagada, la agregas tú con + Agregar propina.
Porcentaje sugerido	El porcentaje con el que se calcula (10 % si no lo cambias). Se calcula sobre el valor de la venta antes de impuestos.

Al vender, en los totales de Facturar aparece + Agregar propina. Al tocarlo queda la fila Propinas (10%) con su valor, y el botón Vender ya la incluye. Con el lápiz ✎ se abre Editar propina, donde puedes:

apagar Incluir propina para quitarla;
cambiar el Porcentaje;
o pasar a Valor y escribir un monto fijo en pesos.

En tu contabilidad, la venta queda así: la cuenta por cobrar del cliente por el total (con la propina), el IVA y las ventas como siempre, y la propina acreditada en la cuenta de pasivo que elegiste. El pago entra a la caja por el total. En la DIAN, la propina viaja como un cargo del documento («Propina»), fuera de la base del IVA.

Al devolver una venta con propina (una devolución atada a esa venta), la devolución arranca con toda la propina que queda y puedes cambiarla o apagarla con Propina. Una devolución queda atada a la venta cuando eliges Crédito a ventas con su documento, o cuando la abres con Nueva devolución desde el detalle de esa venta en el Historial de ventas —así se devuelve también la propina de una venta electrónica ya pagada, con su nota ante la DIAN—. Lo devuelto vuelve a salir de la misma cuenta de propinas, y en la DIAN la nota lleva el mismo cargo «Propina».

En tu turno, la propina no se cuenta como venta: Ventas en efectivo y los demás medios muestran solo lo vendido, y aparecen aparte Propinas en efectivo y Propinas en otros medios. El Total de movimientos y el Dinero esperado en caja sí la incluyen, porque está en la caja. En el Informe diario tampoco suma como venta.

Es el mismo ajuste que Configuración › Propinas de Contabilidad: activarla en un lado la activa en el otro, y las notas débito con propina usan esta misma cuenta.

La tarjeta Multimoneda aparece como Próximamente: todavía no puedes vender en otras monedas.

Videotutorial de Aprendizaje

Video explicativo — próximamente

¿Qué aprenderás en esta guía?

A activar las propinas, elegir su cuenta contable y porcentaje, y a agregarlas, cambiarlas o quitarlas en una venta.

Paso a paso para usar la función

Ve a Configuraciones y, en Detalles en ventas, entra a Preferencias de venta.
En Cuenta contable para propinas, revisa la cuenta (o elige otra de pasivo).
Activa el interruptor Propinas. Verás «Guardando tus cambios...» y luego «Cambios guardados en tus preferencias de venta».
Si quieres que la propina salga sola en cada venta, activa Sugerida por defecto. Ajusta el Porcentaje sugerido si no es 10 %.
Pulsa Guardar cambios (el botón aparece cuando cambias algo; si no, verás Ir a facturar).
En Facturar, agrega los productos y pulsa + Agregar propina (o revísala, si es sugerida por defecto).
Para cambiarla, pulsa el lápiz ✎ junto a Propinas: ajusta el porcentaje o el valor y pulsa Guardar.
Pulsa Vender y cobra como siempre. El total ya incluye la propina.

Errores comunes y cómo solucionarlos

No puedo activar el interruptor de Propinas: primero elige una Cuenta contable para propinas. Si no aparece ninguna que se pueda elegir, crea una cuenta de pasivo de movimiento en el Catálogo de cuentas de Contabilidad.
«La cuenta para propinas debe ser una cuenta de pasivo, activa y de movimiento.»: elegiste una cuenta que agrupa a otras o que se desactivó. Elige una de las de más abajo en el árbol.
«Las propinas no están activas…» al vender: alguien las apagó mientras vendías. Recarga Facturar o actívalas otra vez.
No veo «+ Agregar propina»: las propinas están apagadas, o la venta todavía no tiene productos.
La propina no coincide con lo que calculé: recuerda que se calcula antes de impuestos (y después de descuentos).

Qué no hace todavía

Multimoneda: todavía no puedes vender en otras monedas.
La propina solo se devuelve en una devolución atada a la venta (Crédito a ventas, o Nueva devolución desde el detalle de la venta en el POS; en Contabilidad, la nota crédito de la factura). Una Devolución de dinero que abres desde Devoluciones sin venta no la toca.