Mis facturas: activa el documento POS electrónico y la factura electrónica
(Categoría: POS)
¿Qué es y para qué sirve?
Es la pantalla del POS donde ves con qué documento registras tus ventas y activas los que te faltan. Tiene dos opciones: el documento equivalente POS electrónico (el tiquete de la caja, reportado a la DIAN) y la facturación electrónica (la factura con los datos del cliente). Cada una te dice si ya está activa, si la activación va a medias o si todavía no la empiezas.
¿En qué te beneficia?
- Sabes en un segundo si cumples con la DIAN: si dice Activada, tus ventas ya salen como documento electrónico.
- Retomas una activación a medias sin buscar dónde la dejaste: el botón En proceso te lleva al paso en que ibas.
- No tienes que salir a buscar el trámite: desde tu punto de venta llegas directo al asistente que te guía, paso a paso, también en el portal de la DIAN.
¿Cómo funciona?
La activación ante la DIAN es de tu empresa, no del POS: la haces una vez en Habilitaciones (en tu cuenta) y sirve para el POS y para Contabilidad. Esta pantalla es la puerta de entrada desde el POS y te muestra en qué va cada documento. El botón de cada opción cambia según su estado:
| Botón | Qué significa | Qué pasa al tocarlo |
|---|---|---|
| Activar ↗ | Todavía no empiezas la activación de ese documento. | Se abre en otra pestaña el asistente de Habilitaciones, en la tarjeta de ese documento. |
| En proceso 🕔 | Empezaste: registraste el software, estás enviando las pruebas o ya las aprobaste, pero falta el último paso. | Te lleva al mismo asistente, para seguir donde ibas. |
| Activada ✓ | Ya emites ese documento ante la DIAN. | Nada: es solo informativo. |
¿Cuál necesito? El documento POS electrónico es el tiquete de caja de siempre, ahora reportado a la DIAN: sirve cuando el cliente no pide factura. La factura electrónica se usa cuando el cliente la pide con su NIT o cédula. Muchos negocios activan las dos.
Videotutorial de Aprendizaje
Video explicativo — próximamente
¿Qué aprenderás en esta guía?
A saber si ya emites documentos POS electrónicos y facturas electrónicas, y a empezar o retomar su activación desde el POS.
Paso a paso para usar la función
- Ve a "Configuraciones" en el menú del POS y, en la tarjeta Facturas, entra a "Mis facturas".
- Mira el botón de cada opción: Documento equivalente POS electrónico y Facturación electrónica.
- Si dice "Activar", tócalo: se abre Habilitaciones en otra pestaña, justo en ese documento. Allí el asistente te pide tu RUT, tu firma electrónica y te guía por el portal de la DIAN.
- Si dice "En proceso", tócalo para seguir en el paso donde quedaste.
- Cuando termines, vuelve a esta pestaña y recarga la página: la opción dirá Activada.
Errores comunes y cómo solucionarlos
- Toqué "Activar" y no puedo cambiar nada en Habilitaciones: solo el dueño de la empresa puede hacer la activación, porque se hace con su firma electrónica. Pídele que entre con su usuario.
- Terminé la activación pero aquí sigue "En proceso": recarga la página. Si sigue igual, revisa en Habilitaciones que el último paso (la numeración de producción) quedó guardado.
- Dice "Activada" pero mis ventas no salen como documento electrónico: revisa que la terminal use una numeración electrónica, en Configuraciones › Terminal actual.
Qué no hace todavía
- Documentos electrónicos sin internet: el POS todavía no vende sin conexión, así que no existe la opción de seguir emitiendo documentos electrónicos cuando se cae el internet.
- La activación no se hace dentro del POS: siempre se abre Habilitaciones, en tu cuenta, porque vale para todas tus soluciones.