Cómo registrar y aplicar los anticipos de tus clientes

(Categoría: Contabilidad)

¿Qué es y para qué sirve?

Un anticipo es la plata que un cliente te paga antes de que le entregues el producto o le prestes el servicio. Todavía no es una venta: es un compromiso. Con esta función la registras apenas la recibes y, cuando haces la factura, la aplicas como pago de esa factura.

¿En qué te beneficia?

• No mezclas plata que todavía no es tuya con tus ventas: el anticipo queda como una deuda con el cliente hasta que le facturas.
• Sabes cuánto le queda a favor a cada cliente y a qué facturas se aplicó cada peso.
• La factura se cobra sola con el anticipo: no tienes que registrar un pago nuevo ni cuadrar nada a mano.

¿Cómo funciona?

El anticipo es un pago recibido que no va a ninguna factura, sino a la cuenta "Avances y anticipos recibidos de clientes" (un pasivo: es plata que le debes al cliente mientras no le factures). Al recibirlo, entra el dinero a tu caja o banco y aumenta esa deuda.

Cuando facturas, aplicas el anticipo a la factura: la deuda con el cliente baja y la factura queda cobrada por ese valor. Cada aplicación queda registrada en tu contabilidad como un comprobante "Avances y anticipos recibidos" (AR-1, AR-2…), que ves en el Libro diario y en Comprobantes contables.

Puedes aplicar un anticipo en partes a varias facturas, o varios anticipos a una misma factura. Nunca más de lo que queda del anticipo ni de lo que debe la factura.

Videotutorial de Aprendizaje

¿Qué aprenderás en esta guía?

A registrar un anticipo, a aplicarlo a la factura del cliente y a corregir o quitar una aplicación.

Paso a paso para usar la función

1. Registra el anticipo

1. Ve a Contabilidad → Ingresos → Pagos recibidos y haz clic en "+ Nuevo pago recibido".
2. Elige el cliente, la cuenta bancaria donde entró la plata, la fecha y la forma de pago.
3. En Tipo de ingreso elige "Otros ingresos".
4. En Concepto elige "Avances y anticipos recibidos de clientes" y escribe el valor recibido.
5. Haz clic en "Guardar".

2. Aplica el anticipo a la factura

1. Abre la factura de venta del cliente (tiene que estar por cobrar).
2. Haz clic en "Más acciones" → "Aplicar anticipo". La opción solo se activa si el cliente tiene anticipos con saldo.
3. Verás sus anticipos con su Monto y su Monto por aplicar. Escribe en "Monto aplicado" cuánto usas de cada uno y, si quieres, cambia la Fecha de aplicación.
4. Abajo ves el Total anticipos y el Saldo por pagar a factura. Haz clic en "Aplicar anticipos".
5. La factura muestra lo aplicado en Cobrado y en su pestaña "Anticipos".

3. Corrige o quita una aplicación

1. Abre el pago del anticipo (desde la pestaña Anticipos de la factura, en Pago #).
2. En la pestaña "Aplicación de anticipo" haz clic en "Editar anticipos aplicados".
3. Cambia el Monto aplicado de la factura que quieras, o usa la papelera para quitar la aplicación, y haz clic en "Guardar cambios". La factura vuelve a deber lo que corresponda.

Errores comunes y cómo solucionarlos

• "Aplicar anticipo" aparece gris: el cliente no tiene anticipos con saldo, o la factura ya no está por cobrar.
• "Los anticipos superan lo que queda por cobrar de la factura…": baja el monto aplicado; no puedes cobrar más de lo que la factura debe.
• "El monto supera lo que queda por aplicar del anticipo…": ese anticipo ya se usó en otras facturas; revisa su pestaña Aplicación de anticipo.
• "Este anticipo ya se aplicó a facturas y no se puede editar/eliminar/anular": quita primero sus aplicaciones desde Editar anticipos aplicados.
• No encuentro la cuenta de anticipos en Concepto: tu catálogo debe tener una cuenta de uso Anticipos de clientes (en el catálogo que viene con Vecipp se llama Avances y anticipos recibidos de clientes).

Qué no hace todavía

• El estado de cuenta, Cuentas por cobrar y la ficha del contacto todavía no muestran los anticipos por aplicar como una línea propia; se está construyendo.
• No hay anticipos a proveedores (la plata que tú le adelantas a un proveedor).
• No se devuelve un anticipo al cliente desde aquí: si hace falta, regístralo como un pago (egreso) contra la misma cuenta.