Agrega horas extras, recargos y descuentos a una nómina

(Categoría: Nómina)

¿Qué es y para qué sirve?

Casi ningún mes es igual al anterior: alguien trabajó de noche, otro se quedó el domingo, a un tercero hay que descontarle la cuota de un crédito.

Las novedades son eso: lo que le pasa a una persona en ese periodo concreto y no está en su contrato. Se agregan dentro de la nómina, sobre el empleado, y el sistema recalcula todo solo.

¿En qué te beneficia?

• Dejas de calcular horas extras a mano. Escribes cuántas horas fueron y el sistema pone el valor, con el recargo que manda la ley.
• Y dejas de equivocarte en el aporte. Una hora extra sube la base de salud y pensión; el auxilio de transporte no. Esa diferencia es la que más se falla en una hoja de cálculo, y acá va sola.
• Tus descuentos quedan en la contabilidad, no en una libreta. Una libranza o un anticipo bajan el pago del empleado y quedan como una obligación tuya en el asiento.
• No se te pierde nada al recalcular. Puedes volver a calcular la nómina las veces que quieras: las novedades siguen ahí.
• El desprendible del empleado queda completo, con cada concepto y sus horas.

¿Cómo funciona?

Hay dos clases de concepto, y cada uno te pide una cosa distinta:

El valor de una hora sale de tu salario mensual dividido en 210 horas. Con un sueldo de $2.000.000, la hora ordinaria vale $9.523,81. Sobre eso se aplica el recargo de ley:

🔑 Ojo con la diferencia entre "hora extra" y "recargo". Una hora extra es tiempo de más: se paga la hora completa con su recargo. Un recargo es tiempo que ya está dentro de la jornada, solo que en horario nocturno o festivo: ahí el sueldo ya pagó la hora, y lo que se agrega es solo el recargo.

Qué pasa con los aportes: las horas extras sí cuentan para salud, pensión, ARL, caja de compensación, cesantías, prima e intereses. No cuentan para vacaciones, que se liquidan sobre el sueldo ordinario. El auxilio de transporte sigue fuera de la base de seguridad social, como siempre.

Los conceptos que ves en la lista son los que tengas encendidos en Configuración → Devengados y Configuración → Deducciones. Si apagas uno ahí, deja de aparecer acá.

El valor de la hora no se prorratea por los días trabajados. Si alguien entró a mitad de mes, su salario sí se reparte, pero una hora extra vale lo mismo: se paga por hora, no por mes.

Al guardar, la nómina se recalcula sola: no hay que volver a pulsar Calcular nómina.

Videotutorial

Qué aprenderás

• A agregar horas extras y recargos a un empleado dentro del periodo.
• A descontarle una libranza, un anticipo o una cuota.
• A entender por qué el sistema calcula ese valor y no otro.

Paso a paso

1. Entra a Liquidación y abre el periodo que estás trabajando.
2. Haz clic en la fila del empleado para ver su Detalle de nómina.
3. Pulsa Editar arriba a la derecha.
4. En Ingresos, pulsa Agregar ingreso.
5. Elige el concepto —por ejemplo Horas extras diurnas— y escribe cuántas horas. El valor aparece solo.
6. Para un descuento, baja a Deducciones, pulsa Agregar deducción, elige el concepto y escribe el valor.
7. Si te sobra una fila, quítala con la ✕ de la derecha.
8. Pulsa Guardar. La nómina se recalcula y verás los totales nuevos.

Errores comunes

• «El botón Guardar está apagado». Hay una fila sin terminar: o no elegiste el concepto, o las horas o el valor están en cero. El mensaje en rojo debajo de la fila te dice cuál.
• «No encuentro el concepto que necesito». Revisa que esté encendido en Configuración → Devengados o → Deducciones. Y ten en cuenta que un concepto solo se puede usar una vez por empleado en el mismo periodo: si necesitas dos horas extras distintas, son dos conceptos distintos.
• «No me deja editar». El periodo ya está contabilizado o pagado. Su asiento contable ya salió, y ese no se cambia por debajo: hay que corregirlo con otro documento.
• «Al contabilizar me dice que faltan cuentas». Es correcto y te dice cuáles: un concepto nuevo necesita su cuenta contable en Configuración → Configuración contable, en el área del empleado.
• «El valor de la hora extra no me cuadra con mi cálculo». Revisa si estás dividiendo entre 240. Desde 2026 la jornada es de 42 horas semanales, así que el mes son 210 horas.

Qué no hace todavía

• Solo hay horas extras, recargos y las 10 deducciones. Las incapacidades, las licencias, las vacaciones disfrutadas y los viáticos todavía no se pueden registrar acá.
• Un concepto va una sola vez por empleado y periodo.
• No se pueden agregar empleados nuevos a un periodo ya creado ni liquidar a uno solo por separado.