Agrega horas extras, incapacidades y descuentos a una nómina

(Categoría: Nómina)

¿Qué es y para qué sirve?

Casi ningún mes es igual al anterior: alguien trabajó de noche, otro se quedó el domingo, a un tercero hay que descontarle la cuota de un crédito.

Las novedades son eso: lo que le pasa a una persona en ese periodo concreto y no está en su contrato —incluidas las incapacidades y las licencias—. Se agregan dentro de la nómina, sobre el empleado, y el sistema recalcula todo solo.

¿En qué te beneficia?

• Dejas de calcular horas extras a mano. Escribes cuántas horas fueron y el sistema pone el valor, con el recargo que manda la ley.
• Y dejas de equivocarte en el aporte. Una hora extra sube la base de salud y pensión; el auxilio de transporte no. Esa diferencia es la que más se falla en una hoja de cálculo, y acá va sola.
• Una incapacidad queda bien de una vez. Le baja los días trabajados, le paga el subsidio, mantiene la cotización de salud y pensión y deja de cotizar riesgos y caja — que es exactamente lo que exige la planilla, y lo que más se equivoca a mano.
• Tus descuentos quedan en la contabilidad, no en una libreta. Una libranza o un anticipo bajan el pago del empleado y quedan como una obligación tuya en el asiento.
• No se te pierde nada al recalcular. Puedes volver a calcular la nómina las veces que quieras: las novedades siguen ahí.
• El desprendible del empleado queda completo, con cada concepto y sus horas.

¿Cómo funciona?

Hay tres clases de concepto, y cada uno te pide una cosa distinta:

El valor de una hora sale de tu salario mensual dividido en 210 horas. Con un sueldo de $2.000.000, la hora ordinaria vale $9.523,81. Sobre eso se aplica el recargo de ley:

🔑 Ojo con la diferencia entre "hora extra" y "recargo". Una hora extra es tiempo de más: se paga la hora completa con su recargo. Un recargo es tiempo que ya está dentro de la jornada, solo que en horario nocturno o festivo: ahí el sueldo ya pagó la hora, y lo que se agrega es solo el recargo.

Qué pasa con los aportes: las horas extras sí cuentan para salud, pensión, ARL, caja de compensación, cesantías, prima e intereses. No cuentan para vacaciones, que se liquidan sobre el sueldo ordinario. El auxilio de transporte sigue fuera de la base de seguridad social, como siempre.

Las incapacidades y las licencias

Le restan días trabajados. Si el mes tiene 30 días y registras 10 de incapacidad, la persona queda con 20 días, su salario se reparte por esos 20 días y la incapacidad se paga aparte.

El valor sale de tu salario mensual dividido en 30 días, por los días de la novedad y por el porcentaje que elijas. Con un sueldo de $2.500.000 y 10 días al 100%: 2.500.000 ÷ 30 × 10 = $833.333.

Eliges el porcentaje: 100%, 66,6% o 50%. Tú decides cuál corresponde según el tipo de incapacidad y el día en que va.

🔑 Y acá está lo que casi nadie hace bien a mano: durante la incapacidad se sigue cotizando salud y pensión sobre lo que se le paga, pero no se cotiza riesgos laborales ni caja de compensación. El sistema lo separa solo, y así es como sale luego en tu planilla PILA.

Los conceptos que ves en la lista son los que tengas encendidos en Configuración → Devengados y Configuración → Deducciones. Si apagas uno ahí, deja de aparecer acá.

El valor de la hora no se prorratea por los días trabajados. Si alguien entró a mitad de mes, su salario sí se reparte, pero una hora extra vale lo mismo: se paga por hora, no por mes.

Al guardar, la nómina se recalcula sola: no hay que volver a pulsar Calcular nómina.

Videotutorial

Qué aprenderás

• A agregar horas extras y recargos a un empleado dentro del periodo.
• A registrar una incapacidad o una licencia, con sus días y su porcentaje.
• A descontarle una libranza, un anticipo o una cuota.
• A entender por qué el sistema calcula ese valor y no otro.

Paso a paso

1. Entra a Liquidación y abre el periodo que estás trabajando.
2. Haz clic en la fila del empleado para ver su Detalle de nómina.
3. Pulsa Editar arriba a la derecha.
4. En Ingresos, pulsa Agregar ingreso.
5. Elige el concepto —por ejemplo Horas extras diurnas— y escribe cuántas horas. El valor aparece solo.
6. Si es una incapacidad o una licencia, elige el concepto, escribe cuántos días y marca el porcentaje. Verás bajar los Días calculados al guardar.
7. Para un descuento, baja a Deducciones, pulsa Agregar deducción, elige el concepto y escribe el valor.
8. Si te sobra una fila, quítala con la ✕ de la derecha.
9. Pulsa Guardar. La nómina se recalcula y verás los totales nuevos.

Errores comunes

• «El botón Guardar está apagado». Hay una fila sin terminar: o no elegiste el concepto, o las horas, los días o el valor están en cero. El mensaje en rojo debajo de la fila te dice cuál.
• «Registré una incapacidad y el salario le bajó». Es correcto: durante la incapacidad no se paga salario, se paga la incapacidad. Mira la línea nueva en Ingresos: la suma de las dos es lo que recibe.
• «Le puse la incapacidad del mes entero y los días quedaron en 0». También es correcto. La persona sigue en tu nómina y en tu planilla; solo que ese mes no trabajó ningún día.
• «No encuentro el concepto que necesito». Revisa que esté encendido en Configuración → Devengados o → Deducciones. Y ten en cuenta que un concepto solo se puede usar una vez por empleado en el mismo periodo: si necesitas dos horas extras distintas, son dos conceptos distintos.
• «No me deja editar». El periodo ya está contabilizado o pagado. Su asiento contable ya salió, y ese no se cambia por debajo: hay que corregirlo con otro documento.
• «Al contabilizar me dice que faltan cuentas». Es correcto y te dice cuáles: un concepto nuevo necesita su cuenta contable en Configuración → Configuración contable, en el área del empleado.
• «El valor de la hora extra no me cuadra con mi cálculo». Revisa si estás dividiendo entre 240. Desde 2026 la jornada es de 42 horas semanales, así que el mes son 210 horas.

Qué no hace todavía

• El porcentaje de la incapacidad lo eliges tú. El sistema no aplica solo la regla de los dos primeros días a cargo del empleador ni el mínimo del salario mínimo: calcula sobre el porcentaje que marques. Revisa cuál te corresponde antes de guardar.
• No se piden el número de autorización ni las fechas de la incapacidad, así que esos campos viajan vacíos en la planilla PILA.
• Los días van enteros: no se puede poner media jornada. La DIAN solo recibe días completos, y un documento que declare medio día sale con sus cantidades sin cuadrar. Si alguien faltó media jornada, regístralo como un descuento por valor en vez de como media ausencia.
• Las horas sí admiten decimales: puedes escribir 1,5 horas extras sin problema. La diferencia es que la DIAN recibe las horas con decimales y los días no.
• Un concepto va una sola vez por empleado y periodo. Si necesitas dos incapacidades del mismo tipo en el mes, súmalas en una sola fila.
• No se pueden agregar empleados nuevos a un periodo ya creado ni liquidar a uno solo por separado.