Cómo cerrar tus periodos contables

(Categoría: Contabilidad)

¿Qué es y para qué sirve?

Cerrar un periodo contable es ponerle un candado a un mes o a un año que ya terminó. Mientras esté cerrado, no se puede registrar ningún documento con una fecha de ese periodo.

¿En qué te beneficia?

• Lo que ya declaraste no cambia. El error más caro en contabilidad es una factura que alguien registra con fecha vieja después de haber presentado los impuestos de ese mes: los números dejan de coincidir y toca corregir ante la DIAN.
• Sabes hasta dónde vas. La tabla muestra qué meses ya cerraste y cuándo los abriste o cerraste por última vez.
• Obtienes el resultado del año de una vez. Al cerrar el año, Vecipp calcula tu utilidad o tu pérdida y la pasa a la cuenta de patrimonio que tú elijas.
• Se puede deshacer. Si te falta registrar algo, reabres el periodo, lo registras y lo vuelves a cerrar.

¿Cómo funciona?

La pantalla es una tabla con los 12 meses del año elegido y una fila más para el año completo. Cada mes está Abierto o Cerrado, y la tabla muestra la fecha y la hora de su última apertura y de su último cierre.

Los meses se cierran en orden, sin dejar huecos. Tu contabilidad empieza en tu periodo inicial: el primer mes en el que registraste algo. Desde ahí:

• Si cierras un mes, se cierran también todos los meses abiertos anteriores. Por ejemplo, si enero ya está cerrado y cierras abril, se cierran febrero, marzo y abril. Antes de confirmar te decimos cuántos periodos se van a cerrar.
• Si abres un mes, se abren también todos los que vienen después y que estaban cerrados. Si eso incluye un año ya cerrado, ese año se vuelve a abrir.
• Los años también van en orden. No puedes cerrar un mes de 2026 mientras 2025 no esté cerrado del todo, año incluido.

Así no puede quedar un mes abierto en medio de otros cerrados, que es por donde se cuelan los documentos con fecha vieja.

Los meses anteriores a tu periodo inicial no aparecen en la tabla: si empezaste a registrar en septiembre, el año arranca en la fila 09 Septiembre. En el selector salen apagados los años anteriores a tu periodo inicial.

Si el año no tuvo resultado (tus ingresos y tus gastos dieron exactamente lo mismo, o no registraste nada de eso), el cierre se hace igual: verás UTILIDAD $0 y también tienes que elegir la cuenta de patrimonio. Si hubo movimientos, el comprobante deja en cero tus cuentas de ingresos y gastos sin mover el patrimonio; si no hubo ninguno, el año se cierra sin comprobante.

En la lista de cuentas de patrimonio, «Saldo de cuenta» es el saldo acumulado de cada cuenta al 31 de diciembre de ese año, no solo lo que se movió en el año.

Qué pasa cuando cierras el AÑO

Cerrar un mes solo pone el candado. Cerrar el año, además, crea un comprobante contable.

Durante el año, tus ventas se acumulan en cuentas de ingreso y tus costos y gastos en cuentas de gasto y costo. Al cerrar el año, todas esas cuentas quedan en cero, y la diferencia entre ellas —tu utilidad o tu pérdida— pasa a la cuenta de patrimonio que eliges, por ejemplo Utilidad del ejercicio o Ganancias acumuladas.

El comprobante:

• lleva fecha del 31 de diciembre;
• tiene una línea por cada cuenta y cada tercero, así que después puedes consultar por contacto lo que se cerró;
• dice en sus observaciones «Se ajusta a causa del cierre contable del año…»;
• se ve en Contabilidad → Comprobantes contables.

Por eso el año siguiente empieza limpio: las ventas del año pasado no se suman a las de este.

Si reabres el año, o un mes de ese año, el comprobante queda Anulado y tus cuentas de ingresos y gastos vuelven a mostrar sus saldos. Al cerrarlo otra vez se crea un comprobante nuevo con los valores de ese momento.

Si el año no tuvo ingresos, costos ni gastos, se cierra sin crear comprobante: no hay nada que trasladar.

Qué ves en los documentos cuando un mes está cerrado

• En un comprobante contable nuevo, el calendario de la fecha no deja elegir los días cerrados.
• En una factura de venta, si la fecha cae en un periodo cerrado aparece el aviso «La fecha de la factura se encuentra en un periodo contable cerrado».
• En los demás documentos que registran contabilidad —pagos recibidos, pagos, notas crédito, notas débito (de venta y de proveedor), notas de ajuste, facturas de compra, documentos soporte y ajustes de inventario—, al elegir una fecha en un periodo cerrado aparece el aviso «La fecha del … se encuentra en un periodo contable cerrado».
• Y ninguno se puede guardar con esa fecha: se rechaza al guardar, con un mensaje que te dice qué periodo tienes que reabrir. El aviso es para que lo sepas antes; el candado está en el registro.

Videotutorial de Aprendizaje

¿Qué aprenderás en esta guía?

A cerrar y reabrir los meses de tu contabilidad, y a cerrar el año para trasladar tu resultado del ejercicio al patrimonio.

Paso a paso para usar la función

1. Antes de cerrar, revisa que no te falte nada. Que estén registradas todas las facturas de venta y de compra del periodo, los pagos, los cobros y los ajustes.
2. Ve a Contabilidad → Configuración → Cierre contable de resultados. También llegas desde Contabilidad → Complementos contables.
3. Elige el año en el campo de arriba. Se abre un panel con los años de la década; usa « y » para cambiar de década.
4. Para cerrar hasta un mes, cambia su Estado de Abierto a Cerrado. Verás el aviso «Se cerrarán todos los meses desde … hasta …». Haz clic en Confirmar.
5. Para reabrir un mes, cambia su estado a Abierto y confirma. Se abren ese mes y los siguientes que estaban cerrados.
6. Para cerrar el año, en la fila «Año …» haz clic en Cerrar año. En la ventana Registro del cierre contable:
   1. revisa tu UTILIDAD o PÉRDIDA del año;
   2. deja el Tipo de comprobante Cierre de periodos contables y su Numeración, o elige otro tipo creado por ti. Desde las mismas listas puedes crear uno nuevo;
   3. busca y marca la cuenta de patrimonio que va a recibir el resultado. El buscador filtra a partir de 4 letras;
   4. haz clic en Continuar, revisa el Saldo del cierre y haz clic en Confirmar y cerrar.
7. Al terminar verás «Cierre del año … completado ✅» con el enlace Ver registro del cierre, que abre el comprobante.
8. Para reabrir el año, el mismo botón pasa a decir Abrir año.

Errores comunes y cómo solucionarlos

• «Debes cerrar el año anterior antes de poder cerrar este periodo.»: los años van en orden. Primero cierra el año anterior, incluida su fila «Año …».
• «Debes seleccionar la cuenta contable que acumulará el patrimonio del año …»: marca una cuenta en la tabla Patrimonio antes de hacer clic en Continuar.
• No puedo marcar una cuenta de patrimonio: esa cuenta es mayor, es decir, agrupa otras. Marca una de sus subcuentas.
• «El periodo … está cerrado: no se pueden registrar movimientos con esa fecha» al guardar un documento: el candado está funcionando. Si de verdad tienes que registrar ahí, reabre ese mes, registra y vuelve a cerrarlo.
• «Tu cuenta no tiene los permisos para esta función.»: puedes ver la tabla, pero abrir y cerrar periodos exige permiso de edición en Contabilidad. Pídeselo a un administrador desde Equipo.

Qué no hace todavía

• No te avisa si te falta algo antes de cerrar. La revisión previa la tienes que hacer tú.
• Cerrar un mes no crea ningún comprobante: solo pone el candado. El comprobante sale del cierre del año.
• El comprobante de cierre no tiene campo «Referencia» con el año: el año se ve en su fecha y en sus observaciones.
• No hay una vista del estado de resultados «como si el año estuviera cerrado» para comparar antes de decidir.