Cómo cerrar tus periodos contables

(Categoría: Contabilidad)

Cerrar un periodo contable es poner un candado sobre un mes o un año ya terminado. Una vez cerrado, no se puede registrar ningún documento con fecha dentro de ese periodo.

• Lo que ya declaraste no se mueve. El error más caro en contabilidad es una factura que alguien registra con fecha vieja después de haber presentado los impuestos de ese mes: los números dejan de coincidir y toca corregir ante la DIAN.
• Sabes en qué mes vas. La tabla te muestra qué periodos ya revisaste y cuándo los cerraste.
• Obtienes el resultado del año de una sola vez. Al cerrar el año, el sistema calcula tu utilidad o tu pérdida y la traslada al patrimonio.
• No es irreversible. Si te falta registrar algo, reabres el periodo, lo registras y lo vuelves a cerrar.

La pantalla es una tabla con los 12 meses del año y una fila más para el año completo.

Cada mes tiene un estado: Abierto o Cerrado. Lo cambias ahí mismo, en la fila. Y se guarda cuándo lo abriste y cuándo lo cerraste por última vez, así que la tabla es también un historial de lo que hiciste.

El año manda sobre los meses: si cierras el año completo, no puedes cambiar un mes suelto hasta que lo reabras.

Cerrar un mes solo pone el candado. Cerrar el año, además, hace un cálculo contable.

Durante el año, tus ventas se acumulan en cuentas de ingreso y tus costos y gastos en cuentas de gasto. Al cerrar el año, todas esas cuentas se dejan en cero y la diferencia entre ellas —que es tu utilidad o tu pérdida— se traslada a "Ganancias acumuladas", dentro de tu patrimonio.

Es lo que hace que el año siguiente empiece limpio: las ventas del año pasado no se suman a las de este.

Ese traslado queda registrado como un comprobante contable que puedes ver en Contabilidad → Comprobantes contables.

Y si reabres el año, ese comprobante queda anulado y tus cuentas de ingresos y gastos vuelven a mostrar sus saldos.

A cerrar y reabrir los meses de tu contabilidad, y a hacer el cierre del año para obtener tu resultado del ejercicio.

1. Antes de cerrar, revisa que no te falte nada. Que estén registradas todas las facturas de venta y de compra del periodo, los pagos y cobros, y los ajustes. Cerrar con información incompleta te obliga a reabrir después.
2. Ve a Contabilidad → Configuración → Cierre contable de resultados (también llegas desde Contabilidad → Complementos contables).
3. Elige el año con las flechas de arriba.
4. Para cerrar un mes, busca su fila y cambia el estado de "Abierto" a "Cerrado". Listo — desde ese momento, ningún documento nuevo puede quedar con fecha de ese mes.
5. Para reabrirlo, cambia el estado de vuelta a "Abierto".
6. Para cerrar el año completo, baja hasta la última fila ("Año 2026") y haz clic en "Cerrar año". Verás un aviso con tu utilidad o pérdida del ejercicio y el número del comprobante que se generó.
7. Para reabrir el año, el mismo botón pasa a decir "Abrir año".

• "El período enero de 2026 está cerrado: no se pueden registrar movimientos con esa fecha": es el candado funcionando. Si de verdad necesitas registrar ahí, reabre ese mes, registra, y vuelve a cerrarlo.
• "El año 2026 está cerrado: reábrelo antes de cambiar un mes": el año manda sobre los meses. Abre el año primero.
• "El año 2026 no tiene movimientos de ingresos, gastos ni costos para cancelar": no hay nada que cerrar todavía; el cierre anual necesita al menos un movimiento de resultado.
• "Falta configurar la cuenta contable de Ganancias acumuladas": ve a Contabilidad → Parametrización contable y asigna esa cuenta.
• No puedo cambiar ningún estado: cerrar periodos requiere permiso de edición en Contabilidad — pídeselo a un administrador desde Equipo.

• No te avisa si te falta algo antes de cerrar. El botón cierra directo: la revisión previa la tienes que hacer tú.
• Cerrar un mes no genera ningún comprobante, solo pone el candado. El comprobante sale únicamente del cierre del año.
• No hay una vista de "resultados como si el año estuviera cerrado" para comparar antes de decidir.
• Falta el cierre de cuentas por tercero y el envío de certificados de retención: las ves en Complementos contables marcadas como "Próximamente".