Reportes: dónde encontrar la información de tu empresa

(Categoría: Contabilidad)

¿Qué es y para qué sirve?

Reportes es la pantalla donde está toda la información de tu empresa ya procesada: qué vendiste, qué te deben, cuánto ganaste, cuánto debes pagar de impuestos. En vez de buscar en cada módulo, entras a un solo lugar y eliges qué quieres ver.

¿En qué te beneficia?

• Tomas decisiones con datos, no con la memoria. Saber qué producto deja más margen o qué cliente se demora más en pagar cambia cómo manejas el negocio.
• Le entregas a tu contador lo que pide, sin armarlo tú. Balances, libros y formatos de información exógena salen del mismo sistema.
• Ahorras el cierre de mes. Lo que antes era juntar planillas de varios lados, acá ya está calculado.

¿Cómo funciona?

Los reportes están agrupados por categoría (Ventas, Administrativos, Financieros, Contables, Fiscales, Información exógena) y todos se alimentan de lo mismo: los documentos que registras en el día a día.

Por eso el orden importa — un balance solo sale bien si las facturas, los pagos y los comprobantes están registrados. Cada reporte se abre con sus propios filtros (periodo, cuenta, cliente) y los que ya lo soportan se pueden exportar.

Videotutorial de Aprendizaje

¿Qué aprenderás en esta guía?

• A moverte por el catálogo de reportes y encontrar el que necesitas.
• A marcar tus reportes favoritos para tenerlos a mano.
• Qué significa que un reporte diga Próximamente.

Todos los reportes viven en una sola pantalla: Contabilidad → Reportes. Antes cada uno era una entrada distinta en el menú; ahora el menú tiene una sola y el catálogo completo está adentro, organizado por categoría.

Paso a paso para usar la función

1. Busca por categoría

En Clasificación por categoría están las tarjetas —Ventas, Administrativos, Financieros, Contables, Fiscales, Para trabajar, Información exógena y Favoritos— cada una con el número de reportes que contiene. Si pasas el mouse sobre una tarjeta, te muestra para qué sirve esa categoría. Pulsa una para ver sus reportes.

Dentro de la categoría, la ruta de arriba dice Reportes › Ventas ▾: pulsa Reportes para volver a todas las categorías, o la flecha junto al nombre para saltar directo a otra categoría.

Desde cualquier reporte también puedes volver con la ruta que aparece arriba del título (por ejemplo Reportes › Ventas › Ventas generales): pulsa Reportes para ver todas las categorías, o el nombre de la categoría para ir directo a su lista. El botón Atrás de tu navegador también cierra la categoría abierta.

Algunos reportes muestran una etiqueta con su formato de exportación (Excel, PDF), y los más nuevos llevan la marca ¡Nuevo!.

2. O busca por nombre

El buscador de la derecha filtra por el nombre y la descripción del reporte, sin importar la categoría.

3. Abre el reporte

Pulsa su tarjeta. Dentro de cada reporte encuentras arriba sus filtros (periodo, bodega, numeración…), a la derecha Actualizar para volver a pedir las cifras, y debajo la franja de totales, que se lee como una cuenta: por ejemplo, Ventas brutas − Notas crédito = Antes de impuestos.

4. Marca tus favoritos

Cada tarjeta de reporte tiene una estrella arriba a la derecha. Púlsala y el reporte aparece en la categoría Favoritos, para abrirlo sin buscarlo. Vuelve a pulsarla para quitarlo. Los favoritos se guardan en tu cuenta, para esta empresa: te siguen a cualquier computador, y cada persona de tu equipo tiene los suyos.

Debajo de las categorías aparece Recientes, con los últimos reportes que abriste en este navegador.

5. Movimientos por cuenta contable

Es el primero disponible en Contables, y sirve para ver todo lo que pasó por una cuenta:

• Elige el periodo (Este mes, Mes anterior, Este año…) y la cuenta contable. Si eliges una cuenta que agrupa a otras, el reporte suma también sus subcuentas.
• Arriba ves el gráfico comparativo contra el mismo periodo del año pasado, y las cifras del periodo: Saldo inicial, Débito, Crédito, Movimiento neto y Saldo final.
• Abajo, cada movimiento con su documento, fecha, tercero y el saldo que va quedando después de cada uno. Puedes buscar por número de asiento, y pulsar el asiento para abrir el documento.
• Descargar te lo baja en Excel con las mismas columnas.

También llegas a este reporte desde un comprobante contable: en su detalle, pulsa el nombre de una cuenta y se abre ya filtrado a ella.

Errores comunes y cómo solucionarlos

Un reporte dice "Próximamente" y no puedo abrirlo. Todavía no está construido. Aparece en el catálogo para que sepas que viene, pero no lleva a ninguna parte — preferimos decírtelo antes que abrirte una pantalla vacía. El catálogo tiene 39 reportes y se van habilitando poco a poco; hoy ya puedes usar 18 (ver Qué no hace todavía).

La etiqueta "Excel" no me deja descargar nada. En los reportes que dicen Próximamente, esa etiqueta solo anuncia en qué formato saldrá cuando esté listo. En los que ya están disponibles —como Movimientos por cuenta contable— el botón Descargar sí funciona.

El reporte me dice "Selecciona una cuenta contable". Todavía no has elegido cuál. Pulsa el filtro Cuenta contable y elige una; el reporte se genera solo.

Marqué favoritos y ya no están. Los favoritos son de cada persona y de cada empresa: revisa que estés en la misma empresa (arriba a la derecha). Si cambiaste de empresa, los de la otra siguen guardados allá.

El botón "Historial de exportables" está apagado. Todavía no está disponible: por ahora las descargas se hacen en el momento, al pulsar Descargar dentro de cada reporte.

Antes veía los reportes en el menú y ya no están. Se juntaron todos en esta pantalla. Entra a Contabilidad → Reportes y ahí están, con el mismo nombre.

Qué no hace todavía

De los 39 reportes del catálogo, hoy abren con su propia pantalla 24: Ventas generales, Ventas por ítem, Ventas por cliente, Rentabilidad por ítem, Ventas por vendedor, Estado de cuenta por cliente, Ventas por bodega, Cuentas por cobrar, Cuentas por pagar, Ingresos y gastos, Valor de inventario, Transacciones, Compras, Reporte anual, Flujo de caja, Estado de resultados, Estado de situación financiera, Movimientos por cuenta contable, Libro diario, Auxiliar por tercero, Balance de prueba, Reporte detallado de impuestos, Impuestos y retenciones y Formulario 350. Algunos más se descargan desde una ventana, sin pantalla propia (Ventas diarias y el Comprobante de informe diario, por ejemplo). Los que todavía no existen aparecen marcados como Próximamente — están listados a propósito, para que sepas qué va a existir, pero todavía no abren.

Además:

• Descargar funciona en los reportes que ya están construidos. En los que dicen Próximamente, la etiqueta "Excel"/"PDF" describe el reporte, no una función disponible.
• Recientes se guarda en tu navegador: en otro computador empieza vacío.
• Historial de exportables todavía no existe: el botón se ve apagado.
• Compartir con un link está disponible en Ventas por ítem, Ventas por cliente, Ventas por vendedor, Estado de cuenta por cliente, Cuentas por cobrar y Cuentas por pagar. En los demás reportes todavía no.