Historial de operaciones: quién hizo qué en tu cuenta

(Categoría: Cuenta)

¿Qué es y para qué sirve?

Es el registro de todo lo que ha pasado en tu cuenta: cada factura, cada comprobante, cada ítem, cada cambio de plan, cada pago. Dice quién lo hizo, cuándo y en qué sistema.

¿En qué te beneficia?

• Se acaban las discusiones de "yo no fui". Si alguien cambió un dato o compró un plan, queda escrito con nombre y hora.
• Detectas lo raro a tiempo. Un ingreso a las 3 de la mañana desde una cuenta que no reconoces es la primera señal de un problema.
• Tienes con qué responder. Si tu contador o un auditor te pregunta cuándo se hizo un cambio, lo descargas y lo mandas.
• Llegas al documento en un clic. La descripción es un enlace: de "Se creó la factura de venta FV-9" pasas a la factura.
• Ves también lo que hacemos nosotros. Si el equipo de Vecipp toca algo de tu cuenta aparece aquí, marcado como "Soporte de Vecipp". No hay una parte oculta.

¿Cómo funciona?

Cada acción importante deja un registro en el momento de hacerse. No se puede editar ni borrar: es un historial, no una lista de tareas.

Arriba hay una sola barra con todo: las pestañas Operaciones y Asistente de voz, los botones Lista y detalle y Tabla, el buscador, Filtrar y Exportar. Cambiar de vista conserva tus filtros.

Lista y detalle (la que se abre al entrar): a la izquierda tus operaciones, agrupadas por día (Hoy, Ayer y luego la fecha), cada una con la inicial de quien la hizo, lo que pasó, su correo, la hora y la solución. A la derecha está siempre abierta la que elijas (de entrada, la más reciente): qué pasó en letra grande con el ícono de la solución, y una tira con quién (nombre y correo), cuándo (el día completo y hace cuánto), dónde y el tipo de operación. Debajo, lo que cambió (antes → ahora) cuando la operación lo guardó, los demás datos que guardó y lo demás que hizo esa persona ese día (tócalo para abrirlo). Al final, Abrir el documento si habla de uno y Ver todo lo que hizo…, que filtra el historial por esa persona. En el celular, al tocar una operación bajas hasta su detalle.

Tabla tiene cuatro columnas:

• Usuario — el correo de quien lo hizo. Cuando fue el equipo de Vecipp, verás su nombre con la etiqueta "Soporte de Vecipp"; cuando lo hizo un proceso automático (un pago confirmado por la pasarela, por ejemplo), dice Sistema.
• Fecha — el día y la hora, en la hora de Colombia.
• Solución — dónde ocurrió: Vecipp POS, Vecipp Contabilidad, Vecipp Nómina, Vecipp API o Vecipp Panel (lo que haces en el panel principal, como cambiar tu perfil o de empresa).
• Descripción — qué pasó, en una frase. Haz clic en ella y te lleva al documento: la factura, el comprobante, la nota crédito o el ítem del que habla.

El icono de ojo al final de cada fila abre el detalle, y ahí verás además los datos exactos del cambio cuando la operación los guardó (qué había antes, qué quedó después).

Aquí solo salen operaciones, no accesos. Los inicios de sesión no aparecen en esta lista: están en Configuración → Acceso a tu cuenta, junto a los dispositivos donde tienes la cuenta abierta.

También quedan los cambios de configuración: cuando alguien cambia la parametrización contable, crea o desactiva un tipo de comprobante, crea una cuenta contable, edita un contacto, los datos de la empresa o un impuesto, o imprime una factura. Así sabes quién tocó algo que afecta a toda tu contabilidad.

Y si ves una fila marcada "Soporte de Vecipp", es una acción que hizo nuestro equipo sobre tu cuenta —ajustarte unos días, cambiarte un plan—. Sale marcada justamente para que no la confundas con algo que hizo alguien de tu equipo.

Arriba está el "Análisis de seguridad con IA" (Beta). Solo se hace cuando pulsas Analizar (no corre solo al abrir la página) y queda guardado el resto del día: si alguien de tu equipo ya lo pidió hoy, lo ves sin volver a pedirlo. Vecipp repasa lo que pasó en tu cuenta en los últimos 30 días —qué hizo cada persona, desde cuántas conexiones distintas entró, si trabajó de madrugada, cuántas cosas anuló o borró— y la inteligencia artificial te lo resume en alertas: qué patrón vio, cuántas veces pasó cada cosa y qué te recomienda revisar. Las cifras de cada alerta salen directamente de tu historial, no las inventa la IA, y las direcciones de conexión nunca se muestran completas.

Videotutorial de Aprendizaje

¿Qué aprenderás en esta guía?

A revisar todo lo que ha pasado en tu cuenta, a filtrarlo por texto, persona, fechas o tipo de operación, a ver el detalle de una operación y a descargar el historial para guardarlo o mandarlo.

Paso a paso para usar la función

1. Ve a "Configuración" → "Historial de operaciones" en el menú del panel. Desde Contabilidad también llegas: Configuración, tarjeta Historial, "Historial de operaciones" (se abre en otra pestaña).
2. Revisa la lista. Sale lo más reciente primero, de 10 en 10 (abajo a la izquierda puedes ver 20 o 30 por página). Abajo a la derecha cambias de página, y al lado ves cuántas operaciones hay en total.
3. Para encontrar algo concreto, usa la barra de arriba de la lista o de la tabla:
   • Buscar — escribe una palabra que aparezca en la descripción (por ejemplo factura, comprobante o ítem) y pulsa Enter.
   • Filtrar — elige Fecha (un día), Usuarios (escribe el correo completo de la persona), Descripción (una palabra) o Tipo de operación (por ejemplo Nota crédito creada, Venta POS anulada o Usuario invitado; la lista trae solo los tipos que ya tienes en tu historial, y puedes buscar dentro de ella). Cada filtro queda como una etiqueta encima de la tabla: haz clic en ella para cambiar su valor, o en la papelera para quitarlo.
4. Para ver el detalle, en Lista y detalle toca la operación y se abre a la derecha; en Tabla, haz clic en el icono de ojo de la fila. Se abre un panel a la derecha con el usuario, la fecha, la solución, la descripción y, si la hay, la información del cambio.
5. Para descargarlo, pulsa Exportar arriba a la derecha y confirma con Exportar en la ventana que aparece. Baja un archivo Excel con la hoja «Historial».
6. Para revisar el análisis de seguridad, pulsa Analizar en el recuadro de arriba. Mientras trabaja dice "Analizando lo que pasó en tu cuenta en los últimos 30 días…". Si encontró algo, se abre solo con la primera alerta; pulsa Mostrar más para ver las demás. En cada alerta, Revisar actividad filtra el historial con las operaciones de esa persona. Al final puedes decirnos si te sirvió con 👍 o 👎. Si no se pudo terminar, aparece Volver a intentar.

¿Sabías que...? Exportar baja exactamente lo que ves en la tabla: la página actual, con los filtros que tengas puestos. Si necesitas más filas en un solo archivo, sube Ítems por página antes de exportar, o exporta página por página.

Desde Usuarios también llegas aquí: en la ficha de una persona, Ver historial abre esta pantalla filtrada por su correo; en la Vista previa de una invitación pendiente, Ver historial la abre buscando ese correo en la descripción (la invitación enviada, reenviada, editada o cancelada).

Otro detalle útil: los filtros quedan en la dirección del navegador, así que puedes guardar esa búsqueda como marcador o pasársela a alguien de tu equipo y verá lo mismo.

Errores comunes y cómo solucionarlos

• No aparece el recuadro del análisis de seguridad: si el asistente de inteligencia artificial no respondió, el recuadro no se muestra (preferimos no decirte que todo está bien sin haberlo revisado). Se vuelve a intentar solo en unos minutos: recarga la página más tarde.

• El análisis dice "No se encontraron alertas de seguridad": en los últimos 30 días no vio nada fuera de lo normal. Se vuelve a calcular cada día.

• Busqué una palabra y no salió nada: la búsqueda mira la descripción, no el nombre del usuario. Para ver lo de una persona usa Filtrar → Usuarios.

• Filtré por usuario y salió vacío: el filtro Usuarios busca el correo completo, no una parte. Escríbelo entero (da igual si va en mayúsculas o minúsculas).

• El archivo trae menos filas de las que esperaba: Exportar baja solo la página que estás viendo. Cambia de página o sube Ítems por página y vuelve a exportar.

• No encuentro un tipo en "Tipo de operación": la lista solo muestra los tipos que ya han pasado en tu cuenta. Si nunca se ha anulado una venta, Venta POS anulada no aparece.

• Filtré por fecha y salió vacío: el filtro Fecha muestra un solo día. Revisa que sea el día en que se hizo la operación.

• No encuentro un inicio de sesión: no salen aquí a propósito. Están en Configuración → Acceso a tu cuenta.

• No encuentro una acción que sí hice: todavía no se registra todo. Hoy quedan guardadas las facturas de venta y de compra, las ventas de POS, los comprobantes contables, las notas crédito y débito y los ítems, además de lo de tu cuenta (planes, pagos, perfil). Lo demás se irá sumando.

• Dice "Sistema" en Usuario: es una acción que no hizo una persona sino un proceso automático, como la confirmación de un pago por la pasarela.

• No veo esta pantalla en el menú: tu rol no tiene permiso para ver la configuración. Pídele a un administrador principal que te lo dé en Configuración → Equipo.

Conversaciones con el asistente de voz. La pestaña Asistente de voz muestra lo que tu equipo habló con Vecipp en los últimos 90 días, en lista y detalle: a la izquierda cada conversación (lo primero que se dijo, quién, cuándo, en qué sistema y cuántas acciones hizo Vecipp) y a la derecha la elegida, con el asistente usado (Básico o Premium), los mensajes como un chat con su hora y lo que hizo Vecipp en medio (por ejemplo «Registró la venta · POS-24»). Retomar en POS (o en Contabilidad o Nómina) abre esa app; ahí, en el chat de Vecipp, la conversación está en Tus conversaciones con su botón Retomar. Se guarda solo el texto, nunca el audio, y se borra solo pasados los 90 días.

Qué no hace todavía

• El análisis de seguridad está en Beta y se calcula una vez al día: lo que hagas hoy aparece en el análisis de mañana. Además, solo puede ver lo que queda registrado en este historial.

• Qué se registra hoy: la creación de tus documentos (facturas, compras, notas, pagos, comprobantes, ítems) y los cambios de configuración —la parametrización contable, los tipos de comprobante, las cuentas contables, los contactos, los datos de la empresa, los impuestos, las invitaciones canceladas y cada vez que imprimes una factura desde su detalle—. Todavía no se registran las ediciones y los borrados de cada documento.

• Exportar baja solo la página actual, no todo el historial de una vez.

• No hay alertas. El historial hay que venir a mirarlo; no te avisamos por correo cuando pasa algo inusual.

• El filtro por tipo es de uno en uno: no puedes elegir, por ejemplo, todas las notas (crédito y débito) a la vez. Para eso, busca una palabra en la descripción.

• Todavía no se registra todo. Faltan, entre otros, los activos fijos y sus depreciaciones, los impuestos, los contactos, las cotizaciones y las remisiones — y las operaciones de Nómina.

• Se registran sobre todo las creaciones. Editar o borrar un documento aún no siempre deja rastro.