Paga prima, cesantías, intereses, vacaciones o una indemnización

(Categoría: Nómina)

¿Qué es y para qué sirve?

Hay pagos que no se hacen todos los meses: la prima en junio y en diciembre, las cesantías cuando alguien se va o pide un retiro parcial, los intereses de esas cesantías, las vacaciones —tomadas o pagadas en dinero— y, si toca, una indemnización por terminar un contrato.

Todos esos se liquidan dentro de la nómina del periodo, como un pago más al empleado. Tú dices cuántos días y sobre qué salario; el sistema pone el valor.

¿En qué te beneficia?

• Dejas de liquidar prestaciones en Excel. Son las cuentas que más se equivocan a mano, porque cada una tiene su propia fórmula y su propia base.
• Y dejas de pagar de más o de menos en los aportes. Una prima no cotiza seguridad social; una hora extra sí. Aquí esa diferencia va sola, y es la que dispara los reprocesos con la EPS y el fondo.
• El salario promedio lo calcula el sistema. Si tu empleado tiene horas extras, su prima no se liquida sobre el sueldo básico: se liquida sobre el promedio. El sistema lo propone y tú puedes ajustarlo.
• Tu contabilidad queda correcta sin que pienses en ella. Cada mes el sistema ya venía guardando la provisión; cuando pagas, esa provisión se descarga sola. No se duplica el gasto.
• Queda en el desprendible del empleado, con sus días y su valor, para que no haya discusiones.

¿Cómo funciona?

Cada prestación pide dos datos: los días y el valor mensual.

🔑 Ojo con los días de las vacaciones. En la prima y en las cesantías escribes los días que la persona trabajó (180 en un semestre, 360 en un año). En las vacaciones escribes los días de descanso: 15 días de vacaciones son 15, no 360.

El «valor mensual» no es el mismo para todas, y esto es lo que más sorprende:

• En prima, cesantías e intereses es el salario + el auxilio de transporte + el promedio de lo variable (horas extras y recargos de los periodos que ya liquidaste).
• En vacaciones e indemnización es solo el salario, sin auxilio y sin horas extras. Así lo manda el artículo 192 del Código Sustantivo del Trabajo.

Ninguna prestación sube tus aportes. La prima, las cesantías, los intereses, las vacaciones compensadas y la indemnización no cuentan para salud, pensión, ARL ni caja de compensación. Verás que, al añadirlas, las deducciones del empleado no se mueven: eso es correcto.

Y no se cobra dos veces. Cada mes el sistema aparta la provisión de prima, cesantías, intereses y vacaciones —lo ves en Costo del empleador—. Cuando le pagas la prima, ese pago baja la provisión que ya tenías apartada, no genera un gasto nuevo. La única excepción es la indemnización: como no se puede prever, no se provisiona, y sí es un gasto del mes en que ocurre.

Videotutorial

Qué aprenderás

• A liquidar la prima de todo tu equipo en dos clics.
• A pagar cesantías, intereses y vacaciones a una persona concreta.
• A registrar una indemnización al terminar un contrato.
• A entender de dónde sale el valor que propone el sistema, y cuándo conviene cambiarlo.

Paso a paso

Camino rápido: prima, cesantías o intereses para todo el periodo

1. Entra a Liquidación y abre el periodo.
2. Pulsa el botón ⋮ arriba a la derecha.
3. Elige Añadir prestaciones sociales y después la que necesites: Prima de servicios, Cálculo de cesantías o Intereses de cesantías.
4. Revisa el Valor base que propone el sistema y cámbialo si hace falta.
5. Escribe los Días trabajados. El Valor a pagar aparece solo.
6. Pulsa Añadir a la liquidación y confirma en la ventana siguiente.

Camino por empleado: vacaciones, indemnización o un ajuste

1. Dentro del periodo, haz clic en la fila del empleado para ver su Detalle de nómina.
2. Pulsa Editar arriba a la derecha.
3. En Ingresos, pulsa Agregar ingreso.
4. Elige la prestación —por ejemplo Vacaciones compensadas no disfrutadas—.
5. Escribe los Días y, justo debajo, el Valor mensual.
6. Pulsa Guardar. La nómina se recalcula sola.

Errores comunes

• «El botón Añadir está apagado». Faltan los días o el valor mensual. Las cesantías y los intereses llegan con los días en cero a propósito: solo tú sabes desde cuándo se le deben.
• «Le liquidé 15 días de vacaciones y me pagó muy poco». Revisa que hayas elegido Vacaciones y no Prima: la prima divide entre 360 y las vacaciones entre 30. Con el concepto equivocado el valor sale 12 veces menor.
• «El valor base no es el sueldo de mi empleado». Es correcto si tiene horas extras: la prima y las cesantías se liquidan sobre el promedio, no sobre el básico. Puedes cambiarlo si tu caso es distinto.
• «Las deducciones no subieron». También es correcto. Las prestaciones no son base de seguridad social.
• «No me deja editar». El periodo ya está contabilizado o pagado. Su asiento ya salió, y ese no se cambia por debajo: hay que corregirlo con otro documento.
• «Al contabilizar me dice que falta una cuenta». Te dice cuál. La indemnización necesita su cuenta de gasto en Configuración → Configuración contable; las demás usan la cuenta que ya tenías para su provisión.
• «No encuentro la prestación en la lista». Revisa que esté encendida en Configuración → Devengados. Y ten en cuenta que cada concepto va una sola vez por empleado y periodo.

Qué no hace todavía

• Los días los escribes tú. El sistema no calcula solo cuántos días lleva la persona desde su último pago de prima o de cesantías.
• La indemnización no se propone sola. Se registra como cualquier otra prestación, escribiendo los días. Para contratos de más de un año, o a término fijo, el cálculo de la ley es distinto y hay que hacerlo aparte.
• No hay una pantalla de terminación de contrato. Al retirar a alguien se le liquida su última nómina y se le añaden las prestaciones a mano.
• No se avisa si le pagas más de lo provisionado. El pago se registra igual.
• No se lleva un saldo de días de vacaciones por empleado.