Estado de resultados y Balance

(Categoría: Contabilidad)

¿Qué es y para qué sirve?

Son los dos informes que resumen tu negocio entero:

El Estado de resultados responde ¿gané o perdí, y por qué? durante un período.
El Estado de situación financiera (el "balance") responde ¿qué tengo, qué debo y qué es realmente mío? a una fecha.

¿En qué te beneficia?

Es lo que te va a pedir tu contador, tu banco cuando pidas un crédito, y la DIAN. Ahora sale solo, en vez de armarse a mano en Excel.
Ves de dónde se te va la plata. El estado de resultados no dice solo cuánto ganaste: dice cuánto se fue en costo de mercancía, cuánto en gastos y cuánto quedó.
Sabes si tu negocio se sostiene. Si tus pasivos superan a tus activos, el balance te lo dice antes de que te lo diga el banco.

¿Cómo funciona?

Los dos se arman solos con los asientos contables que ya genera Vecipp cada vez que facturas, compras, haces un ajuste de inventario o registras un activo. No hay nada que llenar.

El estado de resultados encadena cuatro resultados, cada uno más completo que el anterior:

Ingresos − Costos              = Utilidad bruta
        − Gastos de venta y administración = Utilidad operativa
        + Otros ingresos − Otros gastos    = Utilidad antes de impuestos
        − Impuestos                        = Utilidad neta

Cómo se lee el estado de resultados:

Compara solo contra el pasado. Por defecto pone el mismo periodo del año anterior al lado, con la variación en pesos y en %. Una variación verde es que la cifra subió; roja, que bajó. En costos y gastos se mide en su sentido natural: si un costo pasa de $0 a −$30.500, la variación es +$30.500 (el costo subió).
% de Ingresos: cada renglón como porcentaje de tus Ingresos de actividades ordinarias, sin signo. Así ves cuánto de cada peso vendido se va en costos o gastos.
En rojo salen los costos o gastos con saldo a favor y las cuentas que restan dentro de su grupo, como Devoluciones en ventas.
Resumen gráfico: tus ingresos, costo de ventas y egresos con su variación, la evolución de las tres utilidades y cinco indicadores — márgenes bruto, operativo y neto, rentabilidad sobre activos (ROA) y sobre patrimonio (ROE).

Cómo se lee el estado de situación financiera:

Es una foto a una fecha, no un periodo: cada cifra es el saldo acumulado de toda tu historia hasta el día que elijas en Hasta. Por defecto lo compara con la misma fecha del año anterior, y puedes cambiarlo a meses o trimestres.
Análisis vertical: cuánto pesa cada cuenta sobre tu total de activos. En las cuentas va sin signo; en los totales, con su signo, para que un patrimonio negativo se note.
Variación: cuánto cambió cada cifra entre las dos fechas, en pesos y en %. El % se calcula sobre la cifra anterior con su signo: si tu caja pasó de −$1.365.000 a −$926.500 mejoró $438.500, y el % sale negativo porque la base lo era.
En rojo salen los activos, pasivos o cuentas de patrimonio con saldo negativo, que casi siempre piden revisión.
Resumen gráfico: tus totales de activos, pasivos y patrimonio con su variación, la relación entre activos y pasivos, tu nivel de endeudamiento (qué parte de tus activos está financiada con deuda) y las cinco cuentas que más pesan.

🔑 El balance siempre cuadra, y esa es la prueba de que está bien. Lo que tienes (activos) tiene que ser exactamente igual a lo que debes más lo que es tuyo (pasivos + patrimonio). Vecipp suma al patrimonio, como Utilidad o Pérdida del ejercicio, todo el resultado que todavía no has cerrado: el de este año y el de los años anteriores sin cierre anual. Por eso cierra siempre. Si alguna vez ves un aviso rojo diciendo que no cuadra, no es el reporte: hay asientos descuadrados en tu contabilidad.

Videotutorial de Aprendizaje

Video explicativo — próximamente

¿Qué aprenderás en esta guía?

Dónde están los dos reportes.
Cómo comparar tus dos estados contra fechas anteriores y personalizar lo que ves.
Qué significa cada subtotal y cada indicador.
Por qué el balance siempre debe cuadrar.

Paso a paso

Estado de resultados

Ve a Reportes › Contables › Estado de resultados.
Elige el periodo en el chip de fechas (por defecto Este mes). Puedes usar un atajo (Este mes, Trimestre anterior…), escribir las fechas en las dos casillas de arriba (dd/mm/aaaa) o marcarlas en los dos calendarios. Para saltar lejos, pulsa el mes o el año de cada calendario y elige en la cuadrícula. Confirma con Aplicar; Cancelar deja el periodo como estaba. Si llevas centros de costo, filtra con Centro de costos; Limpiar filtros lo quita.
Cambia entre Vista: Reporte detallado (la tabla) y Resumen gráfico (tarjetas, gráfica e indicadores).
En la tabla, abre o cierra cada grupo con ⌄ / ›, o todos a la vez con el botón que está al lado de Buscar cuenta contable. Pulsa el nombre de una cuenta para ver sus movimientos del periodo en otra pestaña.
Pulsa el ícono de Personalizar reporte:
- Datos: Análisis comparativo Sí/No, Comparar con Años o Periodos (los meses anteriores), cuántos (1 a 3) y el orden de las columnas.
- Visualización: incluir o no el cierre anual, las cuentas con saldo cero, el análisis horizontal (las variaciones), el análisis vertical (el % de ingresos) y el código contable; y resaltar aumentos y disminuciones.
- Aplicar lo guarda para ti: la próxima vez el reporte abre igual.
Descargar ▾ › Descargar Excel o Descargar PDF: baja el reporte con todas las cuentas desplegadas.

Estado de situación financiera

Ve a Reportes › Contables › Estado de situación financiera.
Elige la fecha en el chip Hasta (por defecto hoy). Es un corte, no un periodo: el reporte se actualiza apenas eliges el día.
Cambia entre Vista: Reporte detallado (la tabla) y Resumen gráfico (totales y gráficas).
En la tabla, abre o cierra cada grupo con ⌄ / ›, o todos con el botón que está al lado de Buscar cuenta contable. Un grupo abierto no muestra cifras: las dicen sus cuentas. Pulsa el nombre de una cuenta para ver sus movimientos de ese día en otra pestaña.
Pulsa el ícono de Personalizar reporte:
- Datos: Análisis comparativo Sí/No, Comparar Meses, Trimestres o Años, cuántos (1 a 3) y el orden de las columnas.
- Visualización: incluir o no las cuentas con saldos en cero, el análisis horizontal, el análisis vertical (%) y el código contable; y resaltar aumentos y disminuciones.
- Guardar lo deja así para ti.
Descargar ▾ › Descargar Excel baja el reporte en el momento, con todas las cuentas desplegadas. Descargar PDF lo prepara y te lo envía a tu correo; también queda en Reportes › Historial de exportables durante 15 días.

Errores comunes

"Los costos me salen en negativo." Es correcto y es a propósito: los costos y gastos restan, así que se muestran en rojo y con signo menos. Así el subtotal de abajo es una simple suma de la columna.

"Una cuenta de activo me sale negativa." Suele ser una contracuenta, como Depreciación acumulada: existe justamente para restar del activo al que acompaña. Es normal.

"La variación dice 0% aunque la cifra cambió." Cuando el periodo anterior está en $0 no hay base para un porcentaje, así que se muestra 0%; la variación en pesos sí aparece.

"No veo las variaciones ni el % de ingresos." Revisa Personalizar reporte: el análisis horizontal solo existe con Análisis comparativo en Sí, y cualquiera de los dos se puede apagar en Visualización.

"Pedí el PDF del balance y no se descargó." Es a propósito: se envía a tu correo y queda en Reportes › Historial de exportables. El botón Historial de exportables del aviso te lleva directo.

"Mi patrimonio muestra una pérdida de años anteriores." Si no hiciste el cierre anual de un año, su resultado sigue en Resultado del ejercicio. Al cerrarlo desde Periodos contables, pasa a Ganancias acumuladas.

"El % no suma 100." En el balance el porcentaje se calcula sobre el total de activos; en el estado de resultados, sobre los ingresos. Un renglón puede pasarse del 100% si es mayor que la base.

Qué no hace todavía

El resumen escrito con inteligencia artificial de los dos estados aún no está.
El PDF del estado de resultados se descarga en el momento, no se envía por correo (el del balance sí).
Al abrir los movimientos de una cuenta desde el estado de resultados, el filtro de centro de costo no viaja con ella.
La columna del año anterior aparecerá en $0 hasta que tengas un año completo de historia en Vecipp.
El Estado de situación financiera no filtra por centro de costo, y la fecha y la vista no se recuerdan: abre en hoy y en la tabla.