Cómo hacer un ajuste de inventario

(Categoría: POS)

Un ajuste de inventario es corregir a mano la cantidad de un producto en una bodega, para que el sistema diga lo mismo que hay en la estantería.

Se usa cuando la mercancía se movió por algo que no fue una venta ni una compra: un conteo físico que no cuadra, producto vencido o roto que hay que dar de baja, o mercancía que apareció de más.

• Tu inventario refleja la realidad. Después de un conteo físico, ajustas y dejas de trabajar con números que no son.
• Detectas pérdidas. Si siempre falta lo mismo, ahí hay un problema que resolver.
• La pérdida queda contabilizada. Un producto roto o vencido es plata que se perdió: el ajuste lo registra en tus libros solo, sin que tengas que pedirle nada a tu contador.
• Tus reportes y tus costos dejan de mentir, porque se calculan sobre cantidades y valores reales.

Eliges la bodega, la fecha y el producto, y dices si la cantidad sube (Incremento) o baja (Disminución) y en cuánto. El sistema calcula la cantidad final y registra el movimiento.

Hay dos cosas que conviene entender, porque explican por qué la pantalla pide lo que pide:

1. El costo importa tanto como la cantidad. Cada ajuste lleva un costo por unidad, que viene lleno con el costo promedio del producto. En un incremento ese costo se usa para recalcular el promedio: si entran 10 unidades a $100 y después 10 a $120, tu costo promedio pasa a ser $110 ((1.000 + 1.200) ÷ 20). Por eso, cuando ingresas mercancía a un precio distinto, vale la pena escribir el precio real. En una disminución, en cambio, lo recomendable es dejar el costo como viene: la mercancía sale al costo que ya tenía.

2. El ajuste llega a tu contabilidad. Cada ajuste genera su propio movimiento contable, que puedes ver en el mismo documento, en la sección Contabilidad, y en el Libro diario:

• Si incrementas, tu cuenta de Inventarios sube y la contrapartida queda en la cuenta de Ajustes de inventario.
• Si disminuyes, pasa exactamente al revés.

La cuenta que se usa la eliges tú en Contabilidad → Catálogo de cuentas → Parametrización contable; el sistema trae una configurada por defecto.

A corregir la cantidad de uno o varios productos en una bodega —por ejemplo después de un conteo físico—, a entender qué le pasa a tu costo promedio y a tu contabilidad cuando lo haces, y a editar o eliminar un ajuste que registraste mal.

1. Entra a "Ajustes de inventario", en el menú de Inventario. Está tanto en POS como en Contabilidad: es la misma pantalla.
2. Haz clic en "Nuevo ajuste".
3. Elige la bodega que vas a ajustar y la fecha del ajuste. La fecha es el día en que el movimiento se hace efectivo en tu inventario y en tu contabilidad, así que ponla bien si estás registrando algo de días atrás.
4. Deja o cambia la numeración (viene lista; normalmente solo hay una).
5. Escribe el motivo en "Observaciones" — por ejemplo "vencimiento de productos" o "empaques en mal estado". Es opcional, pero es lo que te va a explicar el movimiento dentro de seis meses.
6. Agrega una fila por producto: elige el producto y verás su cantidad actual. Elige "Incremento" o "Disminución", escribe la cantidad, y revisa el costo promedio (cámbialo solo si de verdad el costo es otro). La cantidad final y el total ajustado se calculan solos.
7. Agrega más productos con "Agregar Ítem" si necesitas ajustar varios a la vez.
8. Haz clic en "Guardar". Vas a caer en el detalle del ajuste, donde puedes ver su movimiento contable.

Para corregir un ajuste ya guardado, entra a él desde el listado con "Ver detalle" y usa "Editar". Si lo que quieres es que no exista, usa "Eliminar": se revierte el stock y se borra su movimiento contable.

• "Selecciona un producto en cada fila.": cada línea que agregues necesita un producto elegido antes de guardar.
• "No puedes agregar el mismo producto dos veces.": si necesitas ajustar el mismo producto por dos motivos distintos, hazlo en dos ajustes separados.
• "No hay ninguna cuenta contable configurada para…": tu Parametrización contable no tiene elegida la cuenta de Inventario o la de Ajustes de inventario. Configúrala en Contabilidad → Catálogo de cuentas → Parametrización contable y vuelve a guardar.
• "El período contable ya está cerrado": estás poniendo una fecha dentro de un mes o un año que ya cerraste. Cambia la fecha, o reabre el período desde Cierre contable de resultados.
• Tu costo promedio cambió y no lo esperabas: revisa el costo que escribiste en el ajuste. Al incrementar, ese valor entra al promedio del producto.
• El stock quedó en negativo: se permite a propósito (a veces se vende antes de registrar la entrada), pero conviene corregirlo, porque un inventario negativo distorsiona el costo de tus ventas.

• No hay exportación a Excel ni filtros en el listado de ajustes todavía.
• No se puede cargar un archivo o una foto para ajustar muchos productos de golpe: por ahora se agregan uno por uno.
• "Cantidad final" y "Cantidad final hoy" muestran siempre lo mismo. Si registras un ajuste con fecha de días atrás, el sistema todavía no puede calcular por separado cómo quedó el inventario ese día y cómo queda hoy.