Cómo hacer un ajuste de inventario

(Categoría: POS)

¿Qué es y para qué sirve?

Un ajuste de inventario es corregir a mano la cantidad de un producto en una bodega, para que el sistema diga lo mismo que hay en la estantería.

Se usa cuando la mercancía se movió por algo que no fue una venta ni una compra: un conteo físico que no cuadra, producto vencido o roto que hay que dar de baja, o mercancía que apareció de más.

¿En qué te beneficia?

Tu inventario refleja la realidad. Después de un conteo físico, ajustas y dejas de trabajar con números que no son.
Detectas pérdidas. Si siempre falta lo mismo, ahí hay un problema que resolver.
La pérdida queda contabilizada. Un producto roto o vencido es plata que se perdió: el ajuste lo registra en tus libros solo, sin que tengas que pedirle nada a tu contador.
Tus reportes y tus costos dejan de mentir, porque se calculan sobre cantidades y valores reales.

¿Cómo funciona?

Eliges la bodega, la fecha (en el POS, la bodega es la de tu terminal y la fecha es la de hoy) y el producto, y dices si la cantidad sube (Incremento) o baja (Disminución) y en cuánto. El sistema calcula la cantidad final y registra el movimiento.

Hay dos cosas que conviene entender, porque explican por qué la pantalla pide lo que pide:

1. El costo importa tanto como la cantidad. Cada ajuste lleva un costo por unidad, que viene lleno con el costo promedio del producto. En un incremento ese costo se usa para recalcular el promedio: si entran 10 unidades a $100 y después 10 a $120, tu costo promedio pasa a ser $110 ((1.000 + 1.200) ÷ 20). Por eso, cuando ingresas mercancía a un precio distinto, vale la pena escribir el precio real. En una disminución, en cambio, lo recomendable es dejar el costo como viene: la mercancía sale al costo que ya tenía.

2. El ajuste llega a tu contabilidad. Cada ajuste genera su propio movimiento contable, que puedes ver en el mismo documento, en la sección Contabilidad, y en el Libro diario:

Si incrementas, tu cuenta de Inventarios sube y la contrapartida queda en la cuenta de Ajustes de inventario.
Si disminuyes, pasa exactamente al revés.

La cuenta que se usa la eliges tú en Contabilidad → Catálogo de cuentas → Parametrización contable; el sistema trae una configurada por defecto.

Videotutorial de Aprendizaje

Video explicativo — próximamente

¿Qué aprenderás en esta guía?

A corregir la cantidad de uno o varios productos en una bodega —por ejemplo después de un conteo físico—, a entender qué le pasa a tu costo promedio y a tu contabilidad cuando lo haces, y a editar o eliminar un ajuste que registraste mal.

Paso a paso para usar la función

¿Primera vez? Toca el birrete 🎓 (Cómo funciona) junto al botón Nuevo ajuste: abre la ventana y te señala cada parte: el motivo, los productos (con el escáner), el objetivo y la cantidad, las observaciones y el total. Al final, el botón de guardar lo tocas tú (o Saltar si solo estabas mirando).

Desde Contabilidad (Inventario › Ajustes de inventario › Nuevo ajuste):

En Detalle del ajuste, elige la Bodega y la Fecha. La fecha es el día en que el movimiento se hace efectivo en tu inventario y en tu contabilidad, así que ponla bien si estás registrando algo de días atrás. Arriba a la derecha ves el número que va a tener el ajuste.
Deja o cambia la Numeración (viene lista; normalmente solo hay una) y escribe el motivo en Observaciones — por ejemplo "vencimiento de productos" o "empaques en mal estado".
En Ítems de venta, busca el producto en Buscar ítem inventariable y verás su Cantidad actual. Elige Incremento o Disminución, escribe la Cantidad y revisa el Costo promedio. La Cantidad final y el Total ajustado se calculan solos: en verde si suma, en rojo si resta.
Con + Agregar Ítem ajustas varios productos a la vez. Abajo a la derecha ves el Total.
Haz clic en Guardar. Vas a caer en el detalle del ajuste, donde Contabilidad › Mostrar detalle te enseña su movimiento contable y lo puedes Imprimir.

Desde el POS (Inventario › Ajustes de inventario › + Nuevo ajuste): todo en una sola ventana, con la tabla de productos a la vista. La bodega es la de tu caja (arriba dice Bodega: …) y la fecha, la de hoy.

¿Por qué ajustas? Toca el motivo: escribe la nota en Observaciones y pone el Objetivo de los productos:
- Conté la bodega → Dejar en: escribes cuántos contaste y Vecipp calcula la diferencia. Si había 65 y contaste 62, resta 3; si había 15 y contaste 18, suma 3. Los que cuadran no se ajustan.
- Se dañó o venció y Consumo o regalo → Disminuir.
- Entró sin compra → Incrementar (puedes cambiar su costo).
- Otro motivo → Incrementar; en cada producto lo cambias si hace falta.
Numeración (ya puesta; dice el número que tendrá) y Observaciones (ya vienen con el motivo; complétalas).
Productos a ajustar. Búscalos por nombre y tócalos, o escanéalos: con la cámara (el botón junto al buscador) o con el lector de códigos (escribe el código y Enter). Al agregarlo, el cursor va a su cantidad; con Enter vuelves al buscador para el siguiente.
En la tabla, cada producto con su Costo, la Cantidad actual, el Objetivo (Incrementar, Disminuir o Dejar en), la Cantidad (escríbela o usa − y +), la Cantidad final y el Total ajustado (+ en verde, − en rojo; al contar dice cuadra si no hay diferencia). Se ven de a 8; con ‹ › pasas de página. La ✕ quita un producto.
Abajo, el Total del ajuste y, si falta algo, qué. Toca Guardar ajuste: vuelves al listado con el aviso "¡Ajustado!" y el ajuste abierto.

Editar un ajuste del POS: tócalo en la lista (o su ojito en la tabla) y toca Editar. Se abre la misma ventana con sus productos (cada uno con su objetivo y la cantidad que tenía antes del ajuste); corrige y toca Guardar cambios. Las existencias se recalculan solas.

Si vas a cambiar el costo en una disminución, el campo tiene un lápiz y te pide confirmar antes de dejarte escribir: en Contabilidad con el aviso "¡Evita modificar el costo promedio!" (Continuar con la modificación) y en el POS tocando el costo de la fila ($… con su lápiz), que abre un globito que avisa «Cambiar el costo en una salida puede descuadrar tu rentabilidad» (Sí, cambiarlo). Es a propósito: la mercancía que sale debería salir al costo que ya tenía, y cambiarlo descuadra tus reportes de rentabilidad.

Para corregir un ajuste ya guardado desde Contabilidad, usa los íconos de la columna Acciones del listado: el ojo (Ver) abre el detalle, el lápiz (Editar) lo abre para corregirlo, y la ✕ (Eliminar) lo borra después de pedirte confirmación. Al eliminarlo se revierte el stock y se borra su movimiento contable.

La pantalla del POS se abre en Lista y detalle:

Arriba, cuántos Ajustes hay y cuánto Entró y Salió de tu inventario en plata, al costo de cada producto (toca una de las dos para ver solo esos). Al lado, la descarga (Excel o PDF), el birrete 🎓, los dos botones de la vista, la paleta 🎨 y + Nuevo ajuste.
A la izquierda, tus ajustes, el más reciente primero. Cada uno con el ícono de su motivo —Conté la bodega, Se dañó o venció, Consumo o regalo, Entró sin compra u Otro motivo— en rojo si sacó valor y en verde si lo metió, su número, la fecha, cuántos productos y, a la derecha, el valor y las unidades. Arriba el buscador (número u observación) y Filtrar (los que entraron o los que salieron); abajo, el paginador.
A la derecha, el ajuste que tocaste (al entrar, el más reciente), contado en palabras: primero una frase con lo que pasó —por ejemplo «Sacaste 2 unidades de 1 producto porque se dañaron o vencieron»— y cuánto subió o bajó tu inventario en plata (lo que te habían costado esas unidades). Debajo, producto por producto: cuántas Había, cuánto Cambió (en un conteo, la Diferencia), cuántas Quedaron y el Valor. La nota sale solo si escribiste algo distinto del motivo. Arriba, Editar y Eliminar. En el celular, el ajuste se abre en una ventana grande.

La vista Tabla (el segundo botón junto al birrete) es la hoja de siempre: letras A, B, C…, Número, Fecha, Bodega, Observaciones y Total ajustado (+ en verde, − en rojo); el 📅 elige el periodo (Hoy, Ayer, Últimos 7 días, Este mes o Elegir fechas…), tocar Número, Fecha o Total ajustado la ordena, y el ojito abre la misma ficha en una ventana grande.

Exporta a Excel o PDF con el botón de descarga, junto a Nuevo ajuste: sale exactamente lo que estás viendo en la tabla (con la búsqueda, el periodo y el filtro que tengas).
- El Excel trae dos hojas: Ajustes de inventario (un renglón por ajuste: número, fecha, bodega, total y observaciones) y Productos ajustados (un renglón por producto de cada ajuste: costo, cantidad inicial, cuánto se ajustó —en negativo si fue una disminución—, cantidad final y total), lista para filtrar.
- El PDF muestra cada ajuste como lo ves en su detalle: su bodega, sus observaciones, la tabla de productos y su total. Sirve para imprimirlo o mandárselo a tu contador.

La pantalla de Contabilidad (Inventario › Ajustes de inventario) se abre en Lista y ajuste:

Arriba, cuatro cifras con lo que estás viendo (si filtras, cambian): cuántos Ajustes hay y entre qué fechas, cuánto Salió del inventario (en rojo, con las unidades), cuánto Entró al inventario y cuántos Productos ajustados distintos.
A la izquierda, tus ajustes, el más reciente primero, con el ícono de su motivo (Conteo de la bodega, Dañado o vencido, Consumo o regalo, Entró sin compra u Otro motivo, según lo que dice la observación), su número, la fecha, los productos y lo que movió (rojo si sacó, verde si metió). Arriba Filtrar; abajo, las páginas.
A la derecha, el ajuste tal como se imprime: una hoja con tu empresa, la casilla con el número, una cinta (SALIDA en rojo, ENTRADA en verde), la fecha, la bodega y el tipo; producto por producto cuántas Había, cuánto Cambió, cuántas Quedaron (con agotado si quedó en cero), el costo y el total; el TOTAL AJUSTADO, tus observaciones y las firmas Contó y Aprobó. Encima de la hoja: Editar, Descargar PDF y Eliminar; abajo, Ver el detalle completo (con su movimiento contable).
Arriba a la derecha: el ? abre esta guía, el ícono de descarga exporta a Excel o PDF y + Nuevo ajuste crea uno.
Si todavía no tienes ajustes, en lugar de la lista verás qué es un ajuste, los motivos con los que se hace (Conteo de la bodega, Dañado o vencido, Consumo o regalo, Entró sin compra) y + Hacer mi primer ajuste. Si filtraste y nada coincide, Quitar los filtros te devuelve todos.
La vista Tabla (botón Tabla, en la barra de la lista junto a Filtrar) es la tabla de siempre, con sus columnas y sus íconos de Acciones; Lista y ajuste te devuelve.

Para encontrar un ajuste en el listado de Contabilidad:

Ordena haciendo clic en el título de Número, Fecha u Observaciones. La flecha ↑ o ↓ te dice en qué sentido quedó; un tercer clic quita el orden.
Filtra con "Filtrar": por Número, Fecha, Bodega u Observaciones. Cada filtro queda como una etiqueta arriba de la tabla; haz clic en ella para cambiarlo, en la papelera para quitarlo, o en "Remover filtros" para quitarlos todos.
Exporta a Excel o PDF con el ícono de descarga, arriba a la derecha: sale lo que estás viendo, con los mismos filtros, y con los productos de cada ajuste (igual que en el POS: el Excel en dos hojas, el PDF como el detalle). Si marcas algunos ajustes con su casilla, la franja verde te ofrece "Excel" y "PDF" solo con esos.

Errores comunes y cómo solucionarlos

"Debes seleccionar al menos un ítem": el ajuste no tiene ningún producto elegido. Las filas que dejes sin producto no cuentan.
"Debes verificar los campos marcados en rojo para continuar": falta la bodega o la fecha. Pasa el mouse sobre el campo en rojo y verás "Este campo es obligatorio".
"No puedes agregar el mismo producto dos veces.": si necesitas ajustar el mismo producto por dos motivos distintos, hazlo en dos ajustes separados.
"No hay ninguna cuenta contable configurada para…": tu Parametrización contable no tiene elegida la cuenta de Inventario o la de Ajustes de inventario. Configúrala en Contabilidad → Catálogo de cuentas → Parametrización contable y vuelve a guardar.
"El período contable ya está cerrado": estás poniendo una fecha dentro de un mes o un año que ya cerraste. Cambia la fecha, o reabre el período desde Cierre contable de resultados.
Tu costo promedio cambió y no lo esperabas: revisa el costo que escribiste en el ajuste. Al incrementar, ese valor entra al promedio del producto.
El stock quedó en negativo: se permite a propósito (a veces se vende antes de registrar la entrada), pero conviene corregirlo, porque un inventario negativo distorsiona el costo de tus ventas.

Qué no hace todavía

El motivo se reconoce por la nota que escribe el asistente al elegirlo. Si cambias esa nota a mano, el ajuste sale como Otro motivo.
El periodo (📅) está en la vista Tabla; en la lista se busca por número u observación.
No se puede cargar un archivo o una foto para ajustar muchos productos de golpe: por ahora se agregan uno por uno.
"Cantidad final" y "Cantidad final hoy" muestran siempre lo mismo. Si registras un ajuste con fecha de días atrás, el sistema todavía no puede calcular por separado cómo quedó el inventario ese día y cómo queda hoy.