Cómo registrar ingresos y egresos de caja

(Categoría: POS)

¿Qué es y para qué sirve?

Son entradas y salidas de dinero que no son ventas ni pagos de facturas: un retiro para consignar, plata para un domicilio, la papelería, un refuerzo de base.

¿En qué te beneficia?

• Tu cierre cuadra. Sin registrarlos, la caja siempre va a dar diferencia y nadie va a saber por qué.
• Sabes en qué se va la plata chica, que sumada al mes suele ser mucho más de lo que uno cree.
• Tu contabilidad queda bien hecha: cada movimiento va a la cuenta contable que elegiste (un gasto de papelería queda como gasto de papelería).
• Evitas discusiones sobre quién sacó qué.

¿Cómo funciona?

Un movimiento es un ingreso (entra plata) o un egreso (sale plata), con su valor y la cuenta contable a la que corresponde. Si es en efectivo, se suma o se resta al turno abierto y entra directo en el cálculo del efectivo esperado al cerrar. En tu contabilidad, ese efectivo entra o sale del banco «Efectivo POS» de tu terminal (lo ves en Bancos), que es donde está el dinero de la caja durante el turno; sin turno abierto, va contra la caja.

Hay dos caminos para registrarlo, y sirven para momentos distintos:

• Desde "Registro de pagos", con las pestañas "Otros ingresos" o "Gastos generales", cuando el movimiento pasa durante la jornada.
• Desde la ventana de "Cerrar turno", con el botón "Nuevo movimiento", cuando la diferencia aparece justo al contar la caja. Abre la misma ventana "Nuevo pago". Es el camino para dejar registrado un faltante o un sobrante, porque el turno no cierra hasta que el efectivo contado coincide con el esperado. Lo que registres ahí también aparece en Registro de pagos.

La cuenta contable puede venir ya elegida: si en Configuraciones › Funciones generales elegiste la Cuenta contable para ingresos de efectivo y la Cuenta contable para salidas de efectivo, Otros ingresos y Gastos generales arrancan con ellas. Puedes cambiarla en cada movimiento.

Los pagos de tus ventas no son movimientos de caja. En el Registro de pagos también verás un recibo de caja por cada pago de tus ventas, pero ese dinero ya cuenta como venta en tu turno: no se suma otra vez como "Ingresos en efectivo" ni aparece en la hoja Movimientos de efectivo del reporte del turno.

Las transferencias de apertura y cierre tampoco son movimientos de caja. Pasar la base al Efectivo POS al abrir y el dinero esperado al banco de cierre al cerrar lo hace Vecipp solo, con un comprobante de egreso y un recibo de caja que no salen en el Registro de pagos ni suman en el turno. No tienes que registrar un retiro para llevar la plata al banco al final del día.

Si apagaste los turnos de caja (y no dejaste ninguno abierto), los movimientos se registran igual, con su cuenta contable, pero no suman ni restan en ningún turno.

Videotutorial de Aprendizaje

¿Qué aprenderás en esta guía?

A registrar dinero que entra o sale de la caja sin que sea una venta —un retiro, un gasto o un refuerzo de base—, contra la cuenta contable correcta, para que tu cierre de caja cuadre al final del turno.

Paso a paso para usar la función

1. Ve a "Registro de pagos" en el menú de POS y haz clic en "+ Nuevo pago".
2. Toca "Otro ingreso" (si entra dinero) o "Un gasto" (si sale).
3. Elige "En qué cuenta va" (si la configuraste en Funciones generales, ya viene elegida): la lista trae tu catálogo agrupado (en un gasto, primero los Gastos). Puedes escribir para buscarla, por ejemplo papelería. Las cuentas en gris agrupan a otras y no se eligen. El cliente o el proveedor es opcional. Pulsa "Siguiente".
4. Escribe el valor y toca cómo se pagó: "Efectivo" si es dinero físico de la caja. Con tarjeta o transferencia el movimiento no toca la caja física. Pulsa "Siguiente".
5. Revisa, escribe el motivo en la nota si quieres y haz clic en "Registrar pago": el movimiento queda guardado y, si tienes un turno abierto y es en efectivo, se suma o resta al dinero esperado en caja.

Errores comunes y cómo solucionarlos

• "Siguiente" está apagado: falta la cuenta o el valor; a su lado dice qué.
• El movimiento no aparece en mi cuadre de caja: revisa que el método de pago sea "Efectivo": con transferencia o tarjeta no se suma al efectivo del turno. Revisa también que tengas un turno abierto y los turnos de caja encendidos.
• Registré un egreso para pagarle a un proveedor: si era para una factura pendiente, usa la pestaña "Pago a factura de proveedor", así queda descontado de esa factura. Anula el movimiento anterior.
• Me equivoqué de valor o de cuenta: abre el movimiento en Registro de pagos y usa Editar, o Anular si no debía existir.

Qué no hace todavía

• Una sola cuenta contable por movimiento: si un mismo gasto se reparte en varias cuentas, regístralo como movimientos separados.
• Enviar el comprobante por correo o WhatsApp: por ahora solo se imprime.