Cómo registrar tus activos fijos y su depreciación

(Categoría: Contabilidad)

Un activo fijo es algo que compraste para trabajar con él, no para revenderlo: el computador del mostrador, la moto de domicilios, la nevera, la maquinaria, el local.

Esta pantalla sirve para registrarlos, saber cuánto valen hoy, y llevar la depreciación: el desgaste que van teniendo con el tiempo y que la DIAN te deja descontar de tus impuestos.

• Pagas menos impuestos, legalmente. La depreciación es un gasto que se descuenta de tu renta. Si no la registras, estás regalando plata.
• Sabes cuánto vale tu negocio de verdad. Una moto de $9.000.000 comprada hace tres años no vale $9.000.000, y tu balance no debería decir que sí.
• Dejas de hacerlo en Excel. El cálculo mes a mes lo hace el sistema, y cada cuota queda registrada en tu contabilidad sola.
• Sabes cuándo reponer. Ver el valor actual acercándose a cero te avisa que ese equipo ya cumplió su vida útil antes de que te deje tirado.
• Tu contador deja de perseguirte por la relación de activos: ya está, con sus fechas y sus cuentas.

La idea es simple: un activo pierde valor de a poquitos, todos los periodos, hasta llegar a lo que valdría al final de su vida útil (el valor residual).

El sistema reparte así:

1. Toma el valor de inversión y le resta el valor residual. Eso es lo que se va a repartir.
2. Lo divide entre la vida útil que le pusiste. Eso es la cuota de cada periodo.
3. El primer periodo se cobra a prorrata, por los días que faltan del mes. Si compraste el 31 de enero, ese mes solo cuenta un día, y esa primera cuota es chiquita. El resto se corre un periodo más.
4. El último periodo absorbe los centavos que sobran, para que el total cierre exacto.

Dos cosas que conviene entender:

• Un activo tangible se deprecia; uno intangible se amortiza. Es la misma cuenta, cambia el nombre — una marca o un software no se "desgastan", se amortizan. La pantalla cambia las palabras sola según lo que elijas.
• Cada activo usa tres cuentas contables: la del activo, la de la depreciación acumulada y la del gasto. Se eligen al crearlo, y son las que mueven los asientos.

Al registrar una depreciación, el sistema genera un comprobante contable por cada periodo. Ese comprobante aparece en tu Libro diario y no se puede editar a mano, para que la contabilidad no se despegue del activo.

A registrar un activo con sus datos y sus cuentas, a ver su proyección de depreciación, a registrar los periodos que ya pasaron, y a dar de baja un activo cuando lo vendes, lo pierdes o deja de servir.

1. Ve a Contabilidad → Activos en el menú lateral.
2. Haz clic en "Nuevo activo", arriba a la derecha.
3. Elige si es tangible o intangible. Tangible es lo que puedes tocar (vehículos, equipos, muebles); intangible es lo que no (marcas, software, licencias).
4. Llena "Información general": nombre, referencia si la tienes, tipo de activo, fecha de adquisición, proveedor, costo unitario y cantidad. El monto total se calcula solo, pero lo puedes cambiar si el total fue distinto.
5. Elige las tres cuentas contables: la del activo, la de la depreciación acumulada y la del gasto. Cada selector te muestra solo las cuentas que corresponden.
6. Llena "Datos de la depreciación": el valor residual (cuánto crees que valdrá al final; puede ser 0), la fecha en que empieza a depreciarse, si el periodo es mensual o anual, y la vida útil.
7. Deja prendido "Contabilizar creación del activo" si quieres que se genere el comprobante contable de la compra. Es lo normal.
8. Haz clic en "Guardar". El activo aparece en el listado con su valor de inversión y su valor actual.
9. Para registrar la depreciación: abre el menú ⋮ de su fila y elige "Registrar depreciación". Verás los periodos pendientes; marca los que quieras registrar y confirma. Cada uno genera su comprobante.
10. Para darlo de baja: en el mismo menú, "Dar de baja". Puedes dar de baja el activo completo o solo algunas unidades, si compraste varias.

• La primera cuota es mucho más chica que las demás: es correcto. Se cobra solo por los días que faltaban del mes en que empezó a depreciarse.
• "El valor residual no puede ser mayor al valor de inversión.": el residual es lo que valdrá al final, así que no puede superar lo que costó.
• "La fecha de adquisición no puede ser futura.": no se puede registrar un activo que todavía no compraste.
• No aparece ninguna cuenta en los selectores: tu catálogo de cuentas todavía no tiene cuentas de ese tipo. Créalas en Contabilidad → Catálogo de cuentas.
• El valor actual quedó en el valor residual y no baja más: es lo correcto. Un activo nunca se deprecia por debajo de su valor residual.
• Quieres editar el comprobante que generó el activo y no te deja: es a propósito. Si lo editaras a mano, la contabilidad dejaría de coincidir con el activo. Desde el comprobante hay un enlace al activo que lo generó.
• "No tienes permiso para esta acción.": tu rol no puede editar Contabilidad. Pídeselo a un administrador.

• No se pueden importar activos desde un Excel. El botón está a la vista pero deshabilitado; por ahora se registran uno por uno.
• No se pueden adjuntar la foto del activo ni sus documentos (factura, tarjeta de propiedad).
• No se puede deshacer una baja ni borrar una depreciación suelta una vez registrada.
• No hay pantalla para editar un activo todavía: el enlace existe pero la pantalla está pendiente.
• El cálculo con periodo anual está construido pero todavía no se ha comprobado contra un caso real.