Cómo registrar tus activos fijos y su depreciación

(Categoría: Contabilidad)

¿Qué es y para qué sirve?

Un activo fijo es algo que compraste para trabajar con él, no para revenderlo: el computador del mostrador, la moto de domicilios, la nevera, la maquinaria, el local.

Esta pantalla sirve para registrarlos, saber cuánto valen hoy, y llevar la depreciación: el desgaste que van teniendo con el tiempo y que la DIAN te deja descontar de tus impuestos.

¿En qué te beneficia?

Pagas menos impuestos, legalmente. La depreciación es un gasto que se descuenta de tu renta. Si no la registras, estás regalando plata.
Sabes cuánto vale tu negocio de verdad. Una moto de $9.000.000 comprada hace tres años no vale $9.000.000, y tu balance no debería decir que sí.
Dejas de hacerlo en Excel. El cálculo mes a mes lo hace el sistema, y cada cuota queda registrada en tu contabilidad sola.
Sabes cuándo reponer. Ver el valor actual acercándose a cero te avisa que ese equipo ya cumplió su vida útil antes de que te deje tirado.
Tu contador deja de perseguirte por la relación de activos: ya está, con sus fechas y sus cuentas.

¿Cómo funciona?

La idea es simple: un activo pierde valor de a poquitos, todos los periodos, hasta llegar a lo que valdría al final de su vida útil (el valor residual).

El sistema reparte así:

Toma el valor de inversión y le resta el valor residual. Eso es lo que se va a repartir.
Lo divide entre la vida útil que le pusiste. Eso es la cuota de cada periodo.
El primer periodo se cobra a prorrata, por los días que faltan del mes. Si compraste el 31 de enero, ese mes solo cuenta un día, y esa primera cuota es chiquita. El resto se corre un periodo más.
El último periodo absorbe los centavos que sobran, para que el total cierre exacto.

Dos cosas que conviene entender:

Un activo tangible se deprecia; uno intangible se amortiza. Es la misma cuenta, cambia el nombre — una marca o un software no se "desgastan", se amortizan. La pantalla cambia las palabras sola según lo que elijas.
Cada activo usa tres cuentas contables: la del activo, la de la depreciación acumulada y la del gasto. Se eligen al crearlo, y son las que mueven los asientos.

Al registrar una depreciación, el sistema genera un comprobante contable por cada periodo. Ese comprobante aparece en tu Libro diario y no se puede editar a mano, para que la contabilidad no se despegue del activo.

Nada se borra de tu contabilidad: se anula. Cuando eliminas una depreciación, anulas una baja o anulas el comprobante de creación, el comprobante que había se marca como anulado: sigue a la vista en el Libro diario, pero deja de contar en tus saldos y reportes. Así queda el rastro de lo que pasó.

Y el orden importa. Una depreciación que ya registraste amarra al activo: mientras exista, no puedes cambiar su valor, su vida útil ni sus cuentas (la del activo, la de depreciación acumulada y la del gasto), porque la cuota que se registró salió de esos datos. Para cambiarlos, primero se deshace lo de después (la baja, luego las depreciaciones) y después se edita.

Videotutorial de Aprendizaje

Video explicativo — próximamente

¿Qué aprenderás en esta guía?

A registrar un activo con sus datos y sus cuentas, a importar muchos de una vez desde Excel, a editarlos, a ver su proyección de depreciación y registrar los periodos que ya pasaron, a deshacer una depreciación o una baja, a adjuntar sus documentos y a darlo de baja cuando lo vendes, lo pierdes o deja de servir.

Paso a paso para usar la función

Registrar un activo

Ve a Contabilidad → Activos en el menú lateral. La pantalla se llama "Inventario de activos".
Haz clic en "Nuevo activo", arriba a la derecha. Si todavía no tienes ninguno, el botón "Nuevo activo" del centro te deja elegir entre "Crear nuevo activo fijo" e "Importar activos masivamente".
Elige si es tangible o intangible. Tangible es lo que puedes tocar (vehículos, equipos, muebles); intangible es lo que no (marcas, software, licencias).
Llena "Información general": nombre, referencia si la tienes, tipo de activo, fecha de adquisición, proveedor, costo unitario y cantidad. El monto total se calcula solo, pero lo puedes cambiar si el total fue distinto.
Elige las tres cuentas contables: la del activo, la de la depreciación acumulada y la del gasto. Cada selector te muestra solo las cuentas que corresponden.
Llena "Datos de la depreciación": el valor residual (cuánto crees que valdrá al final; puede ser 0), la fecha en que empieza a depreciarse, si el periodo es mensual o anual, y la vida útil.
Deja prendido "Contabilizar creación del activo" si quieres que se genere el comprobante contable de la compra. Es lo normal.
Adjunta sus documentos, si quieres: en la tarjeta "Documentos adjuntos" de la derecha puedes soltar la factura de compra o la tarjeta de propiedad. Se suben al guardar.
Haz clic en "Guardar". Si vas a registrar varios seguidos, usa "Guardar y crear otro": guarda y te deja el formulario limpio.

Importar muchos activos desde Excel

En el listado, haz clic en "Importar activos". Si todavía no tienes ningún activo, usa "Nuevo activo" → "Importar activos masivamente".
Haz clic en "Descargar plantilla". La plantilla es la de tu empresa: sus listas desplegables ya traen tus cuentas, tus proveedores y los valores permitidos (tipos de activo, Sí/No, Mensual/Anual, Vida útil/Porcentaje). Las columnas con * son obligatorias, y la hoja "Recomendaciones" explica cada una.
Llena una fila por activo y guarda el archivo como .xlsx (hasta 2.000 activos).
Suelta el archivo en la zona punteada y pulsa "Continuar".
Revisa tus activos. Verás una tabla con todas las filas. Las celdas con un problema salen en rojo y el panel "Resumen" de la derecha te dice qué columna y qué fila fallan. Corrígelas ahí mismo, escribiendo en la celda: no tienes que volver al Excel. La casilla "Solo filas con errores" te deja ver solo las que faltan.
Cuando el resumen diga "Todo está listo para importar", pulsa "Importar activos".
Verás cuántos nuevos activos se registraron, cuántos con depreciación previa y el valor total de adquisición. "Ver activos importados" te lleva al listado filtrado por "Últimos importados".

Registrar la depreciación

Abre el menú ⋮ del activo (en el listado o en su detalle) y elige "Registrar depreciación".
Verás los periodos pendientes; marca los que quieras registrar y confirma. Cada uno genera su comprobante.
En el detalle del activo, la tabla de proyección te muestra cada periodo como Registrado o Pendiente. Puedes filtrarla por Estado.

Corregir lo que ya registraste

Editar el activo: menú ⋮ → "Editar", o el botón "Editar" de su detalle. Si ya tenía el comprobante de creación, se actualiza con los datos nuevos (mismo número). Si prendes o apagas "Contabilizar creación del activo", el comprobante se crea o se anula.
Eliminar una depreciación: en la proyección, la ✕ del periodo registrado. Su comprobante se anula y el periodo vuelve a Pendiente. Con el ojo ves su comprobante.
Anular el comprobante de creación: en el detalle, junto a "Ver comprobante contable", está "Anular comprobante contable" (solo mientras el activo no tenga depreciaciones). El activo queda sin contabilizar.
Deshacer una baja: en el "Historial de bajas" del detalle, el menú de la última baja → "Anular la baja". Se anulan su comprobante y los de las depreciaciones que esa baja saldó, y las unidades vuelven al activo.
Eliminar el activo: menú ⋮ → "Eliminar". Solo se puede si no tiene depreciaciones ni bajas; su comprobante de creación queda anulado.

Dar de baja

Menú ⋮ → "Dar de baja". Puedes dar de baja el activo completo o solo algunas unidades, si compraste varias.

Errores comunes y cómo solucionarlos

La primera cuota es mucho más chica que las demás: es correcto. Se cobra solo por los días que faltaban del mes en que empezó a depreciarse.
"El valor residual no puede ser mayor al valor de inversión.": el residual es lo que valdrá al final, así que no puede superar lo que costó.
"La fecha de adquisición no puede ser futura.": no se puede registrar un activo que todavía no compraste.
No aparece ninguna cuenta en los selectores: tu catálogo de cuentas todavía no tiene cuentas de ese tipo. Créalas en Contabilidad → Catálogo de cuentas.
El valor actual quedó en el valor residual y no baja más: es lo correcto. Un activo nunca se deprecia por debajo de su valor residual.
Al editar, algunos campos están apagados: el activo ya tiene depreciaciones registradas, y esas cuotas salieron de esos datos. Elimina primero sus depreciaciones (la ✕ de cada periodo) y vuelve a editar. Si tiene bajas, el costo y la cantidad tampoco se cambian.
"Esta depreciación la registró una baja: para deshacerla, anula esa baja.": ese periodo lo saldó una baja. Anula la baja desde el Historial de bajas y la ✕ se enciende.
"Hay una baja del … que se calculó con esta depreciación: anúlala primero.": la baja usó esa cuota para calcular el valor en libros. Deshazla primero.
"Solo se puede anular la última baja del activo.": las bajas se deshacen de la más nueva a la más vieja.
"No puedes eliminar un activo con depreciaciones registradas.": elimina sus depreciaciones (y anula sus bajas, si tiene) antes de eliminarlo.
En la importación, "Hay varias cuentas llamadas …: escríbela con su código.": tu catálogo tiene dos cuentas con el mismo nombre. Elige en la lista la que va con su código delante. Si ninguna de las dos tiene código, cámbiale el nombre a una en Catálogo de cuentas y vuelve a cargar el archivo.
En la importación, "El monto total debe ser el costo de adquisición por la cantidad.": el monto que escribiste no cuadra con el costo unitario por las unidades. Corrígelo, o bórralo y se calcula solo.
"La fecha de adquisición está en un periodo contable cerrado.": ese mes ya se cerró en Cierre contable de resultados. Usa una fecha de un periodo abierto o abre el periodo primero.
"La fecha inicial de depreciación no puede ser anterior a la fecha de adquisición." o "La próxima depreciación no puede ser anterior…": un activo no se deprecia antes de comprarlo. Revisa el orden de las fechas de esa fila.
"La cantidad debe ser un número entero, sin decimales." o "El costo de adquisición debe ser mayor que cero.": la cantidad son unidades completas y el costo es el valor de cada una. Aplica también al crear o editar un activo a mano.
"Quedan N errores por corregir: no se importó ningún activo.": la importación es todo o nada. Corrige las celdas en rojo y vuelve a pulsar "Importar activos".
Quieres editar el comprobante que generó el activo y no te deja: es a propósito. Si lo editaras a mano, la contabilidad dejaría de coincidir con el activo. Edita el activo, y su comprobante se actualiza solo.
"No tienes permiso para esta acción.": tu rol no puede editar Contabilidad. Pídeselo a un administrador.

Qué no hace todavía

No se puede adjuntar la foto del activo. Sí sus documentos (factura, tarjeta de propiedad…), desde el formulario o desde su detalle.
Un activo con depreciación previa no continúa su cálculo desde donde iba. Si importas un activo con "Valor restante por depreciar" y "Próxima depreciación", esos dos datos se guardan, pero hoy la proyección se calcula como si el activo empezara de cero, y el valor actual no descuenta lo que ya se había depreciado en tu sistema anterior. Estamos terminándolo.
Tras una baja parcial, las unidades que quedan no registran la cuota de los periodos que la baja saldó. Esos periodos se ven como Registrado para todo el activo. Estamos corrigiéndolo.
La importación no se puede pausar. Si cierras la revisión, tienes que volver a cargar el archivo.
En la revisión de la importación no se crean cuentas ni proveedores nuevos: solo se elige uno que ya exista. Si falta, créalo primero y vuelve a cargar el archivo.
El cálculo con periodo anual está construido pero todavía no se ha comprobado contra un caso real.