Cómo crear y administrar tus terminales

(Categoría: POS)

¿Qué es y para qué sirve?

Una terminal es cada caja o punto de atención de tu negocio: el mostrador de adelante, el de la terraza, el de la segunda sede.

Sirve para que cada caja trabaje con su propia bodega, sus propios consecutivos de factura y sus propias cuentas de banco, sin mezclarse con las demás.

¿En qué te beneficia?

Sabes cuánto vendió cada punto, por separado, sin sumar a mano ni cruzar Excel.
El inventario deja de descuadrarse entre cajas. Cada terminal descuenta de su bodega, así que si la caja 2 vende una gaseosa, no se le resta al inventario de la caja 1.
Los consecutivos no chocan. Cada caja lleva su propia numeración, así que dos cajeros facturando al mismo tiempo nunca repiten un número — que es justo lo que la DIAN no perdona.
El dinero llega solo a la cuenta correcta. Configuras una vez a qué banco entra lo de datáfono y lo de transferencia, y el cajero deja de elegirlo venta por venta.
Menos errores del personal nuevo. El cajero no elige bodega ni numeración: ya vienen puestas por la terminal en la que está parado.

¿Cómo funciona?

La terminal es la pieza que amarra todo lo demás. Cuando abres el punto de venta, el sistema mira en qué terminal estás y de ahí saca, sin preguntarte:

De qué bodega salen los productos que vendes (y a cuál entra lo que compres).
Con qué numeración se factura, se hacen las devoluciones, los recibos de caja y los comprobantes de egreso. Son cuatro numeraciones distintas, una por tipo de documento. La de devoluciones es con la que nace cada devolución que hagas desde esa caja; si la desactivas, o si la nota tiene que ir a la DIAN y la de la caja no es electrónica, Vecipp usa la numeración preferida de notas crédito.
Qué lista de precio manda. La de la terminal le gana a la del cliente y a la que elija el cajero.
A qué cuenta de banco entra el dinero de cada forma de pago.
Con qué caja se abren y se cierran los turnos.

Dos cosas que conviene entender:

El efectivo no se configura en el bloque de cuentas de banco: cada terminal tiene su propio banco de efectivo. La primera vez que abres un turno en una terminal, Vecipp crea en Bancos la cuenta «Efectivo POS - (nombre de la terminal)». Por ahí pasa todo el efectivo del turno —ventas, ingresos, retiros y devoluciones en efectivo—: al abrir, la base entra desde el banco base, y al cerrar, el dinero esperado sale hacia el banco de cierre, con dos documentos automáticos en cada caso. Esa cuenta no se puede desactivar ni eliminar mientras la terminal exista.
Si tu negocio tiene una sola cuenta bancaria, una terminal nueva ya la trae elegida para tarjeta débito, tarjeta crédito y transferencia. Con varias, elígelas tú. Un método sin cuenta no manda el dinero a la caja: lo que se cobre con él queda en Bancos (en tu contabilidad, «bancos» sin decir cuál), y el cobro te lo recuerda. Asígnale su cuenta para saber exactamente a qué banco entró. ¿No está tu banco en la lista? Pulsa + Nueva cuenta bancaria en el mismo bloque: la creas ahí, sin salir de la terminal, y queda elegida en los métodos que estaban vacíos.
La terminal se guarda en el navegador de cada equipo. Es lo correcto: una terminal es una caja física, así que lo que la identifica es el computador, no la persona. Si el mismo cajero se sienta en otra caja, esa caja tiene su propia terminal.

Videotutorial de Aprendizaje

Video explicativo — próximamente

¿Qué aprenderás en esta guía?

A crear una terminal, a configurar sus numeraciones, su bodega y sus cuentas, a cambiar de terminal cuando trabajas en otra caja, y a desactivar o eliminar las que ya no uses.

Paso a paso para usar la función

Ve a POS → Configuración en el menú lateral.
Entra a la sección "Cajas" → "Terminales" (el panel de secciones se queda a la izquierda). Verás el listado de las que ya tienes.
Haz clic en "Nueva terminal", arriba a la derecha.
Llena "La caja": ponle un nombre que reconozcas (Caja 1, Mostrador terraza), elige la numeración de ventas, la de devoluciones, la de recibos de caja, la de egresos, y la bodega. Si tienes una lista de precio para ese punto, elígela; si no, déjala en General.
Revisa "Lo que dice su tirilla": vienen llenos con los datos de tu negocio (nombre comercial, correo, teléfono, municipio y dirección). Cámbialos si esa caja atiende en otra dirección o con otro teléfono: la tirilla de cada venta imprime los datos de la caja donde se hizo, y cada campo que dejes vacío toma el de tu empresa. Los recibos de caja y el cierre de turno usan los de la caja en la que estás trabajando. El nombre legal, el NIT y el logo son siempre los de la empresa.
En "Quién la usa" (solo lo ve el administrador de la cuenta), deja Todos para que cualquiera pueda usarla, o marca solo a las personas que atienden ese punto.
En "A dónde va la plata", elige a qué cuenta entra lo de tarjeta de débito, tarjeta de crédito y transferencia. Las tres son obligatorias y arrancan con la cuenta que tenga la empresa en Métodos de pago. Debajo verás Efectivo: es el Efectivo POS de esa caja, viene fijo y no se cambia (aparece después del primer turno). Si creaste métodos de pago propios (por ejemplo Nequi), aparece «Tus métodos de pago» con un banco obligatorio para cada uno.
En "Turnos de caja", elige el banco base (de donde sale la base al abrir el turno, por ejemplo Caja general) y el banco de cierre (adonde va el efectivo al cerrarlo). Los dos son obligatorios y ninguno puede ser un Efectivo POS: ese es el efectivo de la caja durante el turno, no el origen ni el destino de la plata.
En "Al vender", si quieres, asigna un centro de costo y un vendedor para ese punto, y prende ventas pendientes o venta simple. Con venta simple apagada, Facturar no muestra la tarjeta Venta simple: enciéndela aquí si quieres cobrar montos sin crear un producto.
Haz clic en "Guardar", abajo (se queda pegado mientras bajas). El botón se enciende cuando todo lo obligatorio (marcado con *) está completo; mientras falte algo, a su lado lo dice. Verás «¡Lista! 🎊» y volverás al listado.

Debajo del nombre de cada campo hay una frase que explica para qué sirve; Lista de precio, Centro de costo y Ventas pendientes traen además el enlace a su guía.

Para cambiar de terminal en ese equipo: en Facturar, pulsa el icono de la tienda → «Cambiar terminal» y elige la caja. La pantalla se recarga con la bodega, la numeración y los precios de esa caja. La opción aparece cuando tienes acceso a más de una terminal.

Para editar la caja en la que estás: POS → Configuraciones → Cajas → Terminal actual. Es el mismo formulario, con el nombre de tu caja como título.

El listado es una tabla como una hoja de cálculo —letras A, B, C… arriba y el número de cada fila— con la Terminal (la tuya dice Esta caja), su Numeración de venta, su Bodega y su Estado. Arriba ves cuántas tienes y cuántas están Activas; el buscador encuentra por nombre, numeración o bodega y Filtrar deja solo las activas o las desactivadas.

Para desactivar o eliminar una: en el listado, cada fila tiene tres botones — el ojo abre su ficha (con «Editar» arriba a la derecha), el candado la activa o desactiva, y la papelera la elimina. Eliminar es inmediato, sin confirmación: por eso solo se puede con una terminal que nunca tuvo turnos ni ventas. Si tu negocio vendió antes de que existieran las terminales, esas ventas no dicen en qué caja se hicieron, y Vecipp protege las cajas que pudieron hacerlas: la primera que creaste y las que ya existían en ese momento. Se activan y desactivan de a una: la lista ya no tiene casillas para hacerlo con varias a la vez.

Documento POS o factura en la caja (desde el 2026-09-18). La «Numeración de ventas» de la terminal agrupa «Electrónicas» y «No electrónicas», y mezcla numeraciones de factura y de documento POS (marcadas «· Documento POS»). La que elijas decide con qué documento arranca cada venta de esta caja; el cajero la puede cambiar al vender. En la venta el cajero siempre ve las dos; si elige otra, Vecipp pregunta si la deja como predeterminada de la caja («Aceptar») o la usa solo en esa venta.

Editar la caja desde la venta (desde el 2026-09-18). No tienes que salir de Facturar para cambiar la numeración con la que arranca tu caja:

En la pantalla de venta, pulsa «Editar caja» junto a «Numeración», o el icono de la tienda → «Editar esta terminal».
Cambia el nombre, la numeración de ventas (la predeterminada), la bodega o la lista de precio.
Pulsa «Guardar». Las ventas nuevas de esa caja arrancan con lo que elegiste; si la venta abierta está vacía, también cambia.
¿Necesitas cambiar bancos, usuarios u otras numeraciones? Pulsa «Ir al formulario avanzado».

Solo lo ven los usuarios con permiso para editar en POS.

La plantilla de impresión de cada caja: si tus cajas tienen tiqueteras distintas (80 mm y 57 mm, por ejemplo), cada una puede imprimir con su propio diseño. Se elige en Configuraciones › Documentos y DIAN › Plantilla de impresión › Terminales; las que no tienen una propia usan la Principal. Te lo explicamos en la guía de la venta en efectivo.

Errores comunes y cómo solucionarlos

Al cobrar sale «Tu datáfono no tiene cuenta asignada: el pago irá a Bancos»: la terminal no tiene cuenta para ese método. Entra a Configuraciones › Terminal actual › Cuentas de banco y elige la cuenta donde te consigna el datáfono (o la de las transferencias).
Creé productos y Facturar sigue diciendo que no hay ninguno: Facturar muestra los productos de la bodega de tu terminal. Desde el 2026-09-17, si tu empresa no tiene ninguna terminal, Vecipp crea una llamada Caja principal al abrir Facturar (con tu numeración de ventas, tu bodega principal y Caja general). Si no se pudo crear, la pantalla dice «Configura una terminal para empezar a vender» con el botón Crear terminal.
«Para vender necesitas una terminal…» al cobrar: la venta no tiene bodega porque no hay terminal. Créala en Configuración → Terminales y recarga la página.
"Es tu única terminal activa y no se puede desactivar (o eliminar).": sin una terminal no se puede vender, abrir turno, ajustar inventario ni comprar. Crea otra primero, y después desactiva esta.
"Esta terminal tiene un turno abierto y no se puede eliminar. Ciérralo primero.": alguien está trabajando en esa caja. Cierra el turno y vuelve a intentar.
«Tiene turnos asociados» — "Solo puedes eliminar terminales en las que no hayas usado la función de turnos.": tiene historia contable. Desactívala con el candado en vez de borrarla; así deja de usarse pero sus turnos siguen consultables.
«Tiene ventas asociadas» — "Solo puedes eliminar terminales en las que no hayas realizado ventas.": se vendió desde esa caja. Desactívala.
«Cambiar de bodega» — "Al cambiar de bodega, se eliminarán los productos de la venta activa. ¿Desea continuar?": cambiaste la bodega de la caja desde Facturar con productos en la venta. Continuar guarda el cambio y vacía la venta activa (esos productos salían de la otra bodega); Cancelar no cambia nada.
"Ya tienes una terminal con ese nombre.": los nombres no se pueden repetir. Ponle uno que distinga el punto (Caja 2, Sede norte).
"Con las ventas pendientes activadas, el prefijo es obligatorio.": prendiste el interruptor y borraste el prefijo. Escríbelo (por defecto es Venta) o apaga el interruptor.
"Elige al menos un usuario, o deja la terminal disponible para todos.": apagaste el acceso general pero no marcaste a nadie; nadie podría usar esa caja.
Los botones del candado y la papelera están grises en una fila: pasa el mouse por encima y verás el motivo. «Esta es tu terminal actual…»: es la caja desde la que operas; cambia de terminal en Facturar y vuelve. «Esta es tu única terminal activa…»: crea otra primero.
«Guardar» está apagado: falta algo obligatorio. Los campos que faltan se marcan en rojo con «Este campo es obligatorio» (en una terminal creada antes de 2026-09-22 suelen ser las tres cuentas de banco).
No aparece ninguna cuenta en "Banco base": te creamos una Caja general automáticamente la primera vez que abres esta pantalla. Si necesitas otra, créala en Contabilidad → Bancos.
"El banco base y el banco de cierre no pueden ser un «Efectivo POS»: ese banco es el efectivo de una terminal durante el turno. Elige la caja o el banco de donde sale la base y adonde va el dinero al cerrar.": elegiste el Efectivo POS de alguna terminal como banco base o de cierre. Cámbialo por una caja o un banco de verdad, por ejemplo Caja general.
"Es el efectivo de la terminal «X»: el POS lo usa en cada turno y no se puede desactivar (o eliminar).": intentaste desactivar o eliminar en Bancos el Efectivo POS de una terminal. Déjalo: el POS lo necesita en cada turno.
En Bancos apareció una cuenta «Efectivo POS - Caja 1» que no creé: la creó el POS al abrir el primer turno en esa terminal. Es correcto.

Qué no hace todavía

Cambiar de terminal está en el icono de la tienda de Facturar, no en el menú de tu cuenta.
"Ventas pendientes" se guarda pero todavía no cambia nada. Es un interruptor esperando a que exista esa pantalla.
No se puede duplicar una terminal para crear la siguiente a partir de una que ya tengas.
No hay reporte de ventas por terminal todavía. El dato queda guardado en cada turno, pero la pantalla que lo muestra por separado está pendiente.