Cómo crear y administrar tus terminales

(Categoría: POS)

Una terminal es cada caja o punto de atención de tu negocio: el mostrador de adelante, el de la terraza, el de la segunda sede.

Sirve para que cada caja trabaje con su propia bodega, sus propios consecutivos de factura y sus propias cuentas de banco, sin mezclarse con las demás.

• Sabes cuánto vendió cada punto, por separado, sin sumar a mano ni cruzar Excel.
• El inventario deja de descuadrarse entre cajas. Cada terminal descuenta de su bodega, así que si la caja 2 vende una gaseosa, no se le resta al inventario de la caja 1.
• Los consecutivos no chocan. Cada caja lleva su propia numeración, así que dos cajeros facturando al mismo tiempo nunca repiten un número — que es justo lo que la DIAN no perdona.
• El dinero llega solo a la cuenta correcta. Configuras una vez a qué banco entra lo de datáfono y lo de transferencia, y el cajero deja de elegirlo venta por venta.
• Menos errores del personal nuevo. El cajero no elige bodega ni numeración: ya vienen puestas por la terminal en la que está parado.

La terminal es la pieza que amarra todo lo demás. Cuando abres el punto de venta, el sistema mira en qué terminal estás y de ahí saca, sin preguntarte:

• De qué bodega salen los productos que vendes (y a cuál entra lo que compres).
• Con qué numeración se factura, se hacen las devoluciones, los recibos de caja y los comprobantes de egreso. Son cuatro numeraciones distintas, una por tipo de documento.
• Qué lista de precio manda. La de la terminal le gana a la del cliente y a la que elija el cajero.
• A qué cuenta de banco entra el dinero de cada forma de pago.
• Con qué caja se abren y se cierran los turnos.

Dos cosas que conviene entender:

• El efectivo no tiene cuenta de banco fija, y por eso no aparece en ese bloque. El efectivo se queda en la caja del turno, y es lo que cuentas al cerrar.
• La terminal se guarda en el navegador de cada equipo. Es lo correcto: una terminal es una caja física, así que lo que la identifica es el computador, no la persona. Si el mismo cajero se sienta en otra caja, esa caja tiene su propia terminal.

A crear una terminal, a configurar sus numeraciones, su bodega y sus cuentas, a cambiar de terminal cuando trabajas en otra caja, y a desactivar o eliminar las que ya no uses.

1. Ve a POS → Configuraciones en el menú lateral.
2. Entra a la tarjeta "Terminal" → "Gestionar terminales". Verás el listado de las que ya tienes.
3. Haz clic en "Nueva terminal", arriba a la derecha.
4. Llena "Información general": ponle un nombre que reconozcas (Caja 1, Mostrador terraza), elige la numeración de ventas, la de devoluciones, la de recibos de caja, la de comprobantes de egreso, y la bodega. Si tienes una lista de precio para ese punto, elígela; si no, déjala en General.
5. Completa "Datos personalizados en la tirilla" si quieres que el recibo impreso de esa caja muestre una dirección o un teléfono distintos. Es opcional.
6. En "Asociación de usuarios", deja el interruptor prendido para que cualquiera pueda usarla, o apágalo y marca solo a las personas que atienden ese punto.
7. En "Cuentas de banco", elige a qué cuenta entra lo de tarjeta débito, tarjeta crédito y transferencia. Si lo dejas vacío, usa la cuenta que ya tenga configurada la empresa en Métodos de pago.
8. En "Configuración de turnos", elige el banco base (donde arranca el turno) y el banco de cierre. Los dos son obligatorios.
9. Si quieres, asigna un centro de costo y un vendedor por defecto para ese punto, y prende ventas pendientes o venta simple.
10. Haz clic en "Guardar". La terminal queda lista para usarse.

Para cambiar de terminal en ese equipo: ve a POS → Configuraciones → Terminal → Terminal actual y elígela en el selector.

Para desactivar o eliminar una: en el listado, cada fila tiene tres botones — el ojo abre su configuración, el candado la activa o desactiva, y la papelera la elimina. Al eliminar te pedimos confirmación.

• "Es tu única terminal activa y no se puede desactivar (o eliminar).": sin una terminal no se puede vender, abrir turno, ajustar inventario ni comprar. Crea otra primero, y después desactiva esta.
• "Esta terminal tiene un turno abierto y no se puede eliminar. Ciérralo primero.": alguien está trabajando en esa caja. Cierra el turno y vuelve a intentar.
• "Esta terminal ya tiene turnos registrados y no se puede eliminar.": tiene historia contable. Desactívala con el candado en vez de borrarla; así deja de usarse pero sus turnos siguen consultables.
• "Ya tienes una terminal con ese nombre.": los nombres no se pueden repetir. Ponle uno que distinga el punto (Caja 2, Sede norte).
• "Con las ventas pendientes activadas, el prefijo es obligatorio.": prendiste el interruptor y borraste el prefijo. Escríbelo (por defecto es Venta) o apaga el interruptor.
• "Elige al menos un usuario, o deja la terminal disponible para todos.": apagaste el acceso general pero no marcaste a nadie; nadie podría usar esa caja.
• Los botones del candado y la papelera están grises en una fila: es la terminal desde la que estás operando ahora mismo. Cambia de terminal en Terminal actual y vuelve.
• No aparece ninguna cuenta en "Banco base": te creamos una Caja general automáticamente la primera vez que abres esta pantalla. Si necesitas otra, créala en Contabilidad → Bancos.

• El selector de terminal todavía no está en la barra de arriba. Para cambiar de caja hay que entrar a Configuraciones → Terminal actual.
• Los datos de la tirilla se guardan pero todavía no se imprimen. El recibo sigue usando los datos de la empresa; el bloque queda listo para cuando la impresión los lea.
• "Ventas pendientes" y "Venta simple" se guardan pero todavía no cambian nada. Son interruptores esperando a que existan esas pantallas.
• No se puede duplicar una terminal para crear la siguiente a partir de una que ya tengas.
• No hay reporte de ventas por terminal todavía. El dato queda guardado en cada turno, pero la pantalla que lo muestra por separado está pendiente.