Cómo registrar y aplicar los anticipos a tus proveedores

(Categoría: Contabilidad)

¿Qué es y para qué sirve?

Un anticipo a proveedor es la plata que le pagas a un proveedor antes de que te entregue la mercancía o te preste el servicio. Todavía no es una compra: es un adelanto. Con esta función lo registras el día que pagas y, cuando llega la factura del proveedor, lo aplicas como pago de esa factura.

¿En qué te beneficia?

Sabes cuánto le has adelantado a cada proveedor y a qué facturas se aplicó cada peso.
No pagas dos veces: la factura de compra queda pagada con el anticipo y su saldo baja solo.
Tu contabilidad queda bien desde el primer día: el adelanto es un derecho a tu favor, no un gasto, hasta que llega la factura.

¿Cómo funciona?

El anticipo es un pago (comprobante de egreso) que no va a ninguna factura, sino a la cuenta "Avances y anticipos a proveedores" (un activo: es plata que el proveedor te debe en mercancía o servicio). Al registrarlo, sale el dinero de tu caja o banco y aumenta ese derecho.

Cuando llega la factura, aplicas el anticipo: la deuda con el proveedor (Cuentas por pagar) baja y el anticipo se consume por ese valor. Cada aplicación queda registrada como un comprobante "Avances y anticipos entregados" (AE-1, AE-2…), que ves en el Libro diario y en Comprobantes contables.

Puedes aplicar un anticipo en partes a varias facturas, o varios anticipos a una misma factura. Nunca más de lo que queda del anticipo ni de lo que debe la factura.

Videotutorial de Aprendizaje

Video explicativo — próximamente

¿Qué aprenderás en esta guía?

A registrar un anticipo a un proveedor, a aplicarlo a su factura de compra y a corregir o quitar una aplicación.

Paso a paso para usar la función

1. Registra el anticipo

Ve a Contabilidad → Gastos → Pagos y haz clic en "Nuevo pago".
Elige el proveedor, la cuenta bancaria de donde sale la plata y la fecha. La forma de pago es opcional.
Deja en cero las Facturas pendientes y, en la sección "Cuentas contables", elige en Concepto la cuenta "Avances y anticipos a proveedores" y escribe el valor que adelantaste.
Haz clic en "Guardar".

2. Aplica el anticipo a la factura de compra

Abre la factura de compra del proveedor en Gastos → Facturas de compra (tiene que tener saldo por pagar).
Haz clic en "Aplicar anticipos". El botón solo se activa si el proveedor tiene anticipos con saldo.
Verás sus anticipos con su Monto y su Monto por aplicar. Escribe en "Monto aplicado" cuánto usas de cada uno y, si quieres, cambia la Fecha de aplicación.
Abajo ves el Total anticipos y el Saldo por pagar a factura. Haz clic en "Aplicar anticipos".
La factura muestra lo aplicado en Pagado y en su pestaña "Anticipos" (Anticipos Asociados), con la fecha del pago enlazada a él. El informe Cuentas por pagar también lo descuenta.

3. Corrige o quita una aplicación

Abre el pago del anticipo (desde la pestaña Anticipos de la factura, haciendo clic en su fecha).
Verás la sección "Facturas de compra asociadas a: Avances y anticipos a proveedores". Haz clic en "Editar anticipos".
Cambia el Monto aplicado de la factura que quieras, o usa la papelera para quitar la aplicación, y haz clic en "Guardar cambios". La factura vuelve a deber lo que corresponda.

Errores comunes y cómo solucionarlos

"Aplicar anticipos" aparece gris: el proveedor no tiene anticipos con saldo, o la factura ya está pagada.
"Los anticipos superan lo que queda por pagar de la factura de compra…": baja el monto aplicado.
"Solo se pueden aplicar anticipos a una factura de compra por pagar.": esa factura ya no debe nada.
El pago del anticipo ya no muestra "Editar": mientras tenga aplicaciones se corrige con Editar anticipos.
"No es posible anular este pago porque tiene un saldo negativo con anticipos de egreso": un anticipo aplicado no se anula. Puedes quitarle las aplicaciones con Editar anticipos y después anularlo, o eliminarlo: al eliminarlo se borran también sus aplicaciones y las facturas vuelven a deber ese valor.
No encuentro la cuenta de anticipos en Concepto: tu catálogo debe tener una cuenta de uso Anticipos a proveedores (en el catálogo que viene con Vecipp se llama Avances y anticipos a proveedores).

Qué no hace todavía

Un anticipo no se devuelve desde aquí: si el proveedor te reintegra la plata, regístrala como un pago recibido contra la misma cuenta.