Genera el archivo PILA para pagar la seguridad social

(Categoría: Nómina)

¿Qué es y para qué sirve?

La PILA —Planilla Integrada de Liquidación de Aportes— es la ventanilla única obligatoria por la que se paga la seguridad social de tu equipo: salud (EPS), pensión (AFP), riesgos (ARL) y los parafiscales (caja de compensación, SENA e ICBF), todo en un solo movimiento.

Vecipp te genera el archivo de esa planilla. Tú lo subes al portal de tu operador —Aportes en Línea, SOI, Miplanilla, Simple, Asopagos— y pagas ahí.

¿En qué te beneficia?

• Dejas de digitar los aportes uno por uno. Con diez empleados son sesenta cifras cada mes, y un dígito mal puesto es un aporte que no queda bien pagado.
• Las cifras salen de la nómina que ya revisaste. No se vuelven a calcular, así que no se pueden desviar de lo que contabilizaste.
• Te enteras ANTES de quién no puede entrar. Si a alguien le falta la EPS o el nivel de riesgo, la pantalla te lo dice con nombre y motivo, en vez de que lo descubras el día del pago.
• Es una obligación con plazo, y el archivo la resuelve en un minuto.

¿Cómo funciona?

El archivo se arma con la nómina del mes, sin recalcular nada. Toma el ingreso base de cotización (IBC) que ya usó tu liquidación y coloca cada aporte en el campo que le corresponde.

Lo que va en el archivo:

• Salud: el 4 % del empleado.
• Pensión: el 16 % (4 % del empleado y 12 % de la empresa).
• Riesgos: según tu nivel de riesgo.
• Caja de compensación: el 4 %.
• SENA e ICBF: normalmente en $0.

¿Por qué SENA, ICBF y el 8,5 % de salud salen en cero? Por la exoneración de la Ley 1607 de 2012: los empleados que ganan menos de 10 salarios mínimos no generan esos aportes a cargo de la empresa. Es lo correcto y es lo que espera el operador.

Los aportes se aproximan hacia arriba al múltiplo de 100. Si tu ARL da $10.440, el archivo lleva $10.500. No es un error: es la regla de aproximación que exige el sistema, y sin ella el operador rechaza la planilla.

La PILA es siempre mensual, aunque pagues quincenal.

Una incapacidad parte la línea de esa persona en dos

Si alguien tuvo una incapacidad o una licencia en el mes, la planilla no lleva una línea suya: lleva una por cada tramo. Una con los días que trabajó y otra con los días de la novedad.

🔑 Es así como lo exige el sistema, y es la parte que más se equivoca cuando la planilla se digita a mano: durante una incapacidad se sigue pagando salud y pensión, pero no ARL ni caja de compensación.

Para que salga, basta con registrar la incapacidad en la nómina (Liquidación → el empleado → Editar → Agregar ingreso). El archivo se arma solo.

Generar el archivo no paga nada ni cambia tu nómina. Puedes generarlo las veces que necesites.

Videotutorial

Qué aprenderás

• A dejar listas las afiliaciones de tu equipo para que puedan entrar a la planilla.
• A generar el archivo desde un periodo ya liquidado, por cualquiera de sus dos caminos.
• A entender por qué un empleado con incapacidad aparece en dos líneas.
• A entender por qué alguien no aparece en la planilla, y cómo arreglarlo.
• A subirlo a tu operador.

Paso a paso

Antes: revisa las afiliaciones

1. Entra a Empleados y abre la ficha de cada persona.
2. En Afiliaciones, pulsa Editar y completa EPS, Fondo de pensiones y Caja de compensación.
3. En Condiciones contractuales, comprueba el Nivel de riesgo y el Municipio.
4. En Configuración → Datos básicos de empresa, comprueba el NIT y la ARL de la empresa.

Generar el archivo

1. Entra a Reportes y certificados y abre Seguridad social (o entra a Liquidación, abre el periodo y pulsa ⋮ → Pago de seguridad social).
2. Elige el periodo que vas a pagar.
3. Arriba verás el total de cada aporte y el Total de aportes.
4. Revisa la pestaña Empleados no incluidos en PILA: si hay alguien, ahí dice por qué.
5. Pulsa Generar archivo PILA. Se descarga un .txt.
6. Entra al portal de tu operador y súbelo donde carga planillas.

Errores comunes

• «El botón Generar archivo PILA está apagado». Ningún empleado del periodo puede entrar. Mira la pestaña de no incluidos: ahí está el motivo de cada uno.
• «Me dice que falta el NIT o la ARL de mi empresa». La planilla los exige. Complétalos en Configuración → Datos básicos de empresa.
• «Falta alguien en la planilla». Aparecerá en la segunda pestaña con su motivo: No tiene EPS registrada, No tiene nivel de riesgo, No tiene nómina calculada en este periodo…
• «Dice que la PILA no admite el tipo de documento». La planilla solo acepta cédula de ciudadanía, de extranjería, tarjeta de identidad, pasaporte, carné diplomático, salvoconducto y registro civil.
• «Dice que su municipio no tiene código DANE». Abre la ficha y elige el municipio del desplegable.
• «El ARL del archivo no coincide con el de la pantalla». Es la aproximación al múltiplo de 100: la pantalla muestra el cálculo exacto y el archivo el valor aproximado, que es el que se paga.
• «Mi operador rechazó el archivo». Escríbenos y cuéntanos el mensaje exacto: cada operador valida distinto y necesitamos el detalle.

Qué no hace todavía

• Los ingresos y retiros a mitad de mes no se marcan. Los días cotizados sí son los reales, pero el archivo no lleva el indicador ING ni RET con su fecha. Si alguien entró o salió a mitad de mes, revisa esa línea en tu operador antes de pagar.
• Las variaciones de salario (VSP) tampoco se marcan.
• Las vacaciones disfrutadas no abren su propia línea: se registran como prestación, no como ausencia.
• No viajan el número de autorización ni las fechas de la incapacidad o la licencia.
• Solo entran los trabajadores dependientes. Aprendices e independientes quedan fuera por ahora.
• La lista de cajas de compensación está incompleta. Si la de tu empresa no aparece en el desplegable, escríbenos y la agregamos.
• No genera el resumen en Excel para auditoría.
• No paga ni se conecta con el operador: el archivo se descarga y lo subes tú.
• No queda registro de qué planillas generaste.