Cierre de cuentas por tercero: deja cada saldo a nombre de quien corresponde

(Categoría: Contabilidad)

¿Qué es y para qué sirve?

Durante el año, muchas cuentas se llenan con movimientos de muchos terceros. Por ejemplo, el IVA por pagar de cada venta queda a nombre del cliente que te compró, aunque ese IVA en realidad se lo debes a la DIAN.

El cierre de cuentas por tercero reclasifica esos saldos al cierre del año: en cada cuenta que elijas, deja en cero el saldo de cada tercero y pone la suma a nombre del tercero que tú asignes. Queda registrado en un comprobante contable.

No confundas este cierre con el cierre contable de resultados: ese cancela ingresos y gastos para obtener la utilidad del año. Este solo cambia a nombre de quién está el saldo de tus cuentas de activo, pasivo y patrimonio.

¿En qué te beneficia?

• Reportes por tercero que se entienden. El IVA y las retenciones aparecen a nombre de la DIAN, y no repartidos entre cientos de clientes y proveedores.
• Información exógena más limpia. Lo que reportas por tercero coincide con la realidad de a quién le debes o quién te debe.
• Sin reclasificaciones a mano. Vecipp calcula el saldo de cada tercero y arma el comprobante por ti, línea por línea.
• Lo puedes corregir. Si te equivocaste, abres el cierre, lo ajustas y lo vuelves a finalizar.

¿Cómo funciona?

• Un cierre por año. Cada año aparece como una tarjeta: Abierto con Iniciar cierre; Continuar cierre si lo dejaste a medias; y Cerrado con Ver comprobante contable.
• Tú decides quién queda de titular. En el papel de trabajo agregas terceros (uno por columna) y le asignas a cada uno las cuentas cuyo saldo debe quedar a su nombre.
• Solo cuentas de balance con movimiento. Puedes asignar cuentas de activo, pasivo y patrimonio que tuvieron movimientos en el año. Una cuenta solo puede quedar en un tercero: si la pasas a otro, se mueve.
• Qué hace el comprobante. Por cada cuenta asignada toma el saldo acumulado al 31 de diciembre de cada tercero —incluidos los movimientos que no tienen tercero— y lo deja en cero con una línea en sentido contrario. Luego pone la suma a nombre del tercero asignado, en la misma cuenta. El saldo total de la cuenta no cambia: cambia de quién es.
• La fecha es el 31 de diciembre del año, y el comprobante dice «Cierre de periodo por tercero».
• Si el año está cerrado en Cierre contable de resultados, primero ábrelo: el cierre por tercero no escribe en un periodo cerrado.
• Abrir y editar anula el comprobante (no lo borra: queda como anulado) y te deja cambiar los terceros y las cuentas. Al finalizar de nuevo se genera un comprobante nuevo.

Videotutorial de Aprendizaje

¿Qué aprenderás en esta guía?

A elegir qué tercero queda de titular de cada cuenta, guardar tu avance, finalizar el cierre, revisar el comprobante que se genera y reabrirlo si necesitas corregir algo.

Paso a paso para usar la función

Antes de empezar: si vas a pasar el IVA o las retenciones a la DIAN, crea a la DIAN como contacto (NIT 800197268). También puedes crearla desde el papel de trabajo con Crear nuevo tercero.

1. Ve a Contabilidad → Complementos contables → Cierre de cuentas por tercero.
2. En la tarjeta del año que vas a cerrar, pulsa Iniciar cierre.
3. En la primera columna, abre Selecciona el tercero y elige quién queda de titular. Si no está, pulsa Crear nuevo tercero al final de la lista.
4. Pulsa + Asignar cuenta, busca las cuentas, márcalas (o usa Seleccionar todo) y pulsa Aplicar.
5. Para otro tercero, pulsa + Agregar tercero (o el + junto al selector) y repite. Para pasar una cuenta de un tercero a otro, usa Mover a otro tercero (al pasar el mouse por la cuenta) o Mover a este tercero en Asignar cuenta.
6. Si no terminas, pulsa Posponer: se guarda y luego sigues con Continuar cierre.
7. Cuando esté listo, pulsa Finalizar cierre. Verás Procesando tu cierre… y luego ¡Cambios guardados!.
8. En la tarjeta del año, ahora Cerrado, pulsa Ver comprobante contable para revisar las líneas.
9. Para corregir, abre la etiqueta Cerrado y elige Abrir y editar. Confirma: el comprobante queda anulado y vuelves al papel de trabajo.

Errores comunes y cómo solucionarlos

• «Asignar cuenta» está apagado: primero elige el tercero de esa columna.
• No aparece la cuenta que buscas: solo salen cuentas de activo, pasivo o patrimonio con movimientos en el año. Las de ingresos, gastos y costos se cierran en Cierre contable de resultados.
• «No hay nada que cerrar»: las cuentas asignadas ya están todas a nombre del tercero elegido (o los demás terceros suman cero).
• «El periodo está cerrado»: el 31 de diciembre de ese año está cerrado en Cierre contable de resultados. Ábrelo, finaliza este cierre y vuelve a cerrarlo.
• «Abre primero el cierre del año siguiente»: el cierre del año siguiente se calculó sobre este. Abre primero ese, luego este.
• Registré documentos después de cerrar: esos movimientos no quedaron reclasificados. Usa Abrir y editar y vuelve a Finalizar cierre.

Qué no hace todavía

• No tiene el reporte Balance de prueba por terceros para validar el resultado antes y después. Mientras tanto, revisa el comprobante y el Libro diario.
• Los terceros son tus contactos (clientes y proveedores): los empleados no se pueden elegir como titulares.
• No avisa si registras documentos después de finalizar: el cierre queda como estaba hasta que lo abras y lo vuelvas a finalizar.