Importa la nómina del mes desde un archivo de Excel

(Categoría: Nómina)

¿Qué es y para qué sirve?

Mucha gente ya lleva su nómina en una hoja de cálculo: las horas extras de cada quien, las bonificaciones, los descuentos. Pasar todo eso a mano, empleado por empleado, es la parte más lenta del mes — y la más fácil de equivocar.

Importar desde Excel te deja cargar esa información de una sola vez. Descargas una plantilla hecha a la medida de tu empresa, la llenas con lo del mes, la subes, y Vecipp arma la liquidación completa.

¿En qué te beneficia?

Dejas de digitar lo que ya tienes escrito. Con 30 empleados son 30 formularios que te ahorras.
Menos errores de dedo. Lo que escribiste una vez en tu hoja es lo que entra; no se vuelve a teclear.
El sistema completa lo que falta. Tú pones las horas y los valores propios de tu negocio; Vecipp calcula el salario por los días, la salud, la pensión, los aportes que paga la empresa y las provisiones de prima y cesantías. Eso no lo tienes que traer en el archivo.
Queda listo para la DIAN. El mes importado se emite con el mismo botón de siempre.

¿Cómo funciona?

La plantilla es tuya, no una genérica. Cuando la descargas, Vecipp la arma con una columna por cada devengado y cada deducción que tengas activos en Configuración. Si usas ocho conceptos, bajas ocho columnas — no noventa.

👉 Por eso el primer paso es crear tus conceptos. Uno que no exista no tiene columna y no hay dónde escribirlo.

Hay tres cosas que el archivo NO trae, porque las calcula el sistema: el salario (sale del contrato y de los días trabajados), el auxilio de transporte, y la salud y la pensión del empleado (el 4 % de ley). Si los pones en tu hoja, simplemente no hacen falta.

Y en algunos conceptos solo se pide la cantidad, no el valor. En las horas extras escribes cuántas horas; el valor lo calcula Vecipp con la fórmula legal. Lo mismo con las incapacidades y las licencias, donde pides días y porcentaje. Es a propósito: esas cifras las fija la ley, y calcularlas es justamente lo que el sistema hace mejor que una hoja de cálculo.

Lo importado entra como una liquidación normal, así que después lo puedes revisar, corregir empleado por empleado, contabilizar y pagar, igual que si lo hubieras liquidado a mano.

Video

Video explicativo — próximamente

Qué aprenderás

Dónde está la importación y cómo descargar tu plantilla.
Cómo llenarla y qué columnas son obligatorias.
Cómo decirle a Vecipp qué es cada columna de tu archivo.
Cómo leer la ventana de validación y corregir lo que esté mal.

Paso a paso

Entra a Nómina › Emisión y haz clic en Importar desde Excel.
En el paso 1. Descargar plantilla, lee las recomendaciones y pulsa Descargar plantilla. Llena el archivo con la información del mes y guárdalo. Luego Continuar.
En 2. Cargar plantilla, haz clic en el recuadro y elige tu archivo.
En 3. Verificar datos, elige el mes y el año de la nómina. Debajo verás una columna por cada una de tu archivo: confirma qué es cada una en su lista desplegable. Las que Vecipp reconoce por el nombre ya vienen puestas.
Pulsa Verificar datos. Aparece un resumen con cuántas nóminas están listas y cuáles tienen errores, con la fila y la columna de cada problema.
Cuando esté todo bien, pulsa Importar nóminas.
Pulsa Ver detalle de la nómina y revisa los valores antes de emitir.

Errores comunes

«No tienes ningún empleado con la identificación …» — el empleado tiene que existir antes. Créalo en Empleados (o impórtalos también desde Excel) y vuelve a intentar.
«Esta persona ya viene en la fila N» — la DIAN recibe un documento por empleado y por mes, así que cada persona va una sola vez en el archivo. Si tienes dos quincenas, suma los valores en una fila y escribe las dos fechas de pago separadas por coma.
«Las fechas tienen que caer dentro del período que elegiste» — revisa que el mes del paso 3 sea el mismo de las fechas del archivo.
«no es una fecha válida» — escríbela como AAAA-MM-DD. Ejemplo: 2026-08-31.
«la DIAN no acepta decimales en días ni en horas» — los días y las horas van enteros.
«no tiene liquidación en este mes» — el empleado está inactivo o no estaba vinculado en esas fechas. Revisa su ficha.
Falta asignar una columna obligatoria — las cinco con asterisco tienen que estar mapeadas en el paso 3.

Qué no hace todavía

Máximo 100 nóminas por archivo, y el archivo no puede pesar más de 6 MB. Si tienes más empleados, parte el archivo.
El empleado tiene que existir antes. La importación de nóminas no crea personas; para eso está Empleados › Importar desde Excel.
No se importan el salario ni el auxilio de transporte: salen del contrato. Si el salario de tu hoja no coincide con el del contrato, el que manda es el del contrato — revísalo en la ficha del empleado.
El Fondo de Solidaridad Pensional no se calcula solo: si tu empleado gana más de 4 salarios mínimos, escribe tú el valor en su columna.
Una fila con errores no se importa, pero no bota el archivo: las buenas entran igual y las malas te las señala para que las corrijas.