Lleva la nómina a tu contabilidad

(Categoría: Nómina)

Es el puente entre Nómina y Contabilidad.

Cuando ya calculaste la nómina del mes, pulsas Contabilizar y Vecipp crea el registro contable de ese pago: qué gastó tu empresa, qué le quedó debiendo al empleado y qué le quedó debiendo a la EPS, al fondo de pensión y a la ARL. Ese registro aparece solo en tu contabilidad, sin que tengas que escribirlo.

Antes de poder usarlo, una vez en la vida le dices a Vecipp con qué cuentas hacerlo, en Configuración → Configuración contable.

• Se acaba el comprobante manual del mes. Ese asiento de veinte renglones que alguien copiaba a mano cada mes —y donde se colaba un número mal tecleado— ahora sale solo.
• Tu contabilidad deja de ir atrasada. La nómina es uno de los gastos más grandes del negocio. Si no está registrada, tu estado de resultados dice que ganaste más de lo que ganaste.
• Lo que le debes a cada entidad queda a la vista. Salud, pensión, caja de compensación y ARL quedan como deudas separadas, así sabes cuánto tienes que pagar en la planilla antes de que llegue la fecha.
• Las provisiones quedan guardadas. Prima, cesantías, intereses y vacaciones se van acumulando mes a mes en tu contabilidad. Diciembre deja de ser una sorpresa.
• Lo configuras una vez y se acabó. Las cuentas se eligen una sola vez por área; de ahí en adelante cada nómina usa las mismas.

Se crea un comprobante por cada empleado. Si tu nómina tiene ocho personas, se crean ocho comprobantes, cada uno con el nombre de quien corresponde. Así, si necesitas revisar el de alguien en particular, lo encuentras.

Van con la fecha del último día del periodo. La nómina de septiembre se registra el 30 de septiembre, no el día que pulsaste el botón.

Cada nómina se anota por partida doble, que es como funciona la contabilidad: lo que sale por un lado tiene que entrar por otro. En concreto:

Los aportes y las provisiones aparecen dos veces, y está bien. Una vez como gasto (te cuesta plata) y otra como deuda o provisión (todavía no la has pagado). No es un error ni un duplicado.

Las cuentas las eliges tú, y son distintas por área. Un vendedor y una persona de administración no gastan en la misma cuenta. Por eso la configuración tiene tres pestañas —Administrativa, Operativa y Ventas— y cada empleado usa la de su área.

La lista de conceptos se llena sola. La primera vez que entras a Configuración contable, las secciones están vacías. En cuanto liquidas una nómina, aparecen los conceptos que esa nómina usó, listos para que les asignes su cuenta. Si quieres adelantarte, + Agregar concepto te ofrece todos.

Si pulsas dos veces, no pasa nada. Un empleado ya contabilizado no se vuelve a contabilizar: nunca vas a terminar con dos comprobantes del mismo pago.

• A elegir las cuentas contables de tu nómina, por área.
• A asignar la numeración con la que se enumeran los comprobantes.
• A contabilizar un periodo ya calculado.
• A encontrar y revisar el comprobante que se generó.

Antes de empezar: elige tus cuentas

1. Entra a Nómina → Configuración → Configuración contable.
2. Arriba verás tres pestañas: Administrativa, Operativa y Ventas. Empieza por el área donde tengas empleados.
3. En Numeración actual, pulsa Editar y elige la numeración con la que quieres que se enumeren estos comprobantes. Si la lista sale vacía, créala primero en Contabilidad → Configuración → Numeraciones contables, usando un tipo de comprobante marcado como asociado a nómina.
4. Baja a Devengados y pulsa Editar. Verás una fila por concepto —Salario, Auxilio de transporte— y al lado un selector de cuenta.
5. Pulsa el selector, escribe parte del nombre de la cuenta para buscarla y elígela. Puedes escribir sin tildes: compensacion encuentra compensación.
6. Pulsa Guardar.
7. Repite con Deducciones, Seguridad social, Provisiones y Pagos de empleados.

En Seguridad social y Provisiones verás dos columnas: Cuenta contable (Gasto) y Cuenta contable (Pasivo). Hay que llenar las dos, porque cada concepto se registra por partida doble.

En Pagos de empleados solo hay una cuenta: es donde queda lo que le debes al empleado hasta que le pagues.

Contabilizar la nómina

1. Entra a Nómina → Liquidación y abre el periodo que ya calculaste.
2. Pulsa Contabilizar, arriba a la derecha.
3. Se abre una ventana que te dice cuántos empleados vas a contabilizar y de qué periodo. Revísalo.
4. Pulsa Contabilizar.
5. La tarjeta Contabilización pasa a Completado y cada empleado cambia a Contabilizada.

Ver el comprobante

1. En la lista del periodo, pulsa el ojo de la persona que quieras revisar.
2. Arriba a la derecha, pulsa Ver comprobante contable.
3. Se abre en Contabilidad, con su código —NO-1, NO-2…— y todas sus líneas.

También puedes verlos todos juntos en Contabilidad → Comprobantes contables, o dentro del Libro diario.

"Faltan cuentas contables en Configuración contable: …" No habías elegido la cuenta de alguno de los conceptos. El mensaje te dice cuál falta y de qué área: ve a esa pestaña, complétala y vuelve a intentarlo. No se contabilizó nada a medias.

"Falta elegir la numeración contable del área …" Esa pestaña no tiene numeración asignada. Es el campo Numeración actual, arriba del todo.

"Estos empleados no tienen área asignada…" El área decide con qué cuentas se contabiliza cada persona, así que sin área no se puede. Ve a Empleados, abre a quien te nombra el mensaje y elige su área.

El desplegable de numeraciones sale vacío Todavía no tienes numeraciones de nómina. Se crean en Contabilidad → Configuración → Numeraciones contables, y su tipo de comprobante tiene que estar marcado como asociado a nómina.

Un empleado quedó en "Calculada" y los demás en "Contabilizada" Es lo normal si esa persona tiene todo en cero —por ejemplo, la diste de alta y aún no le pusiste salario—. Sin importes no hay nada que registrar, así que no se le crea comprobante.

Quiero corregir el comprobante y no me deja Es a propósito. Un comprobante generado por la nómina no se edita a mano desde Contabilidad, porque entonces los dos sistemas dirían cosas distintas. Si algo salió mal, corrígelo en la nómina.

• Las líneas no llevan tercero. El nombre de la EPS, el fondo o la ARL aparece en la descripción de cada línea, pero la columna Tercero del Libro diario sale vacía. Es porque las entidades de nómina y tus contactos son dos listas separadas todavía.
• No descontabiliza. Una vez contabilizado, no hay un botón para deshacerlo.
• No emite nómina electrónica ante la DIAN. Contabilizar registra el gasto en tus libros; es otra cosa distinta.
• No genera el archivo de la planilla (PILA). Las deudas con cada entidad quedan registradas, pero el archivo para pagarlas todavía no se genera.
• No paga. El comprobante deja registrado lo que le debes al empleado; el pago en sí se registra aparte.